Zabraňte duplicitním hodnotám v Excelu

Pokud pracujete s dlouhými seznamy produktů, je zásadní zabránit vzniku zdvojených položek. Ať už jde o čísla položek, názvy filmů nebo obecně o jakákoliv data – dvojím hodnotám byste se měli snažit předejít již při zadávání dat. V této příručce se dozvíte, jak snadno nastavit kontrolu dat v programu Excel, aby bylo zajištěno, že každý z vašich produktů bude zadán pouze jednou.

Nejdůležitější poznatky

• Kontrola dat je užitečným nástrojem k zabránění vzniku zdvojených položek v programu Excel.
• S funkcí "POČET.KDYŽ" můžete cíleně sledovat celý sloupec.
• Můžete se rozhodnout, zda chcete pouze varování nebo zda má být zadání zdvojené hodnoty úplně zablokováno.

Krok za krokem návod

Krok 1: Aktivovat kontrolu dat

Nejprve musíte připravit sloupec, ve kterém chcete zabránit vzniku zdvojených hodnot. Označte celý sloupec, například sloupec A.

Krok 2: Najít kontrolu dat

Přejděte potom na kartu „Data“ v horní nabídce. Zde najdete možnost „Kontrola dat“. Klepněte na ni pro otevření dialogového okna.

Krok 3: Vybrat vlastní nastavení

V dialogovém okně kontroly dat můžete nyní určit, jaký druh vstupu je povolen. Z nabídky oprávnění zvolte „Vlastní“.

Krok 4: Zadat kontrolní vzorec

Nyní musíte zadat následující vzorec pro identifikaci zdvojených hodnot: =POČET.KDYŽ(A:A;A1)=1. Tímto způsobem Excel vyhledá celý sloupec A a zkontroluje, že zadaná hodnota se vyskytuje pouze jednou.

Krok 5: Nastavit chybové hlášení

Nyní můžete nastavit chybové hlášení, které se zobrazí, pokud někdo zkusí zadat zdvojenou hodnotu. Klepněte na kartu „Chybové hlášení“ a ujistěte se, že je aktivována možnost „Zobrazit chybové hlášení při zadání neplatných dat“. Vyberte typ zprávy (Zastavení, Varování nebo Informace) a zadejte požadovaný titul a zprávu, např. „Pozor, tento název již existuje!“.

Krok 6: Otestovat vaše nastavení

Nyní je čas otestovat nastavení. Zkuste zadat zdvojenou hodnotu jako je „Dumbo“, poté co již byla přidána do seznamu. Excel by vám měl zobrazit chybové hlášení a zakázat zadání, pokud je chybové hlášení nastaveno na „Zastavení“.

Krok 7: Úpravy a alternativy

Pokud chcete, aby se při zadání zdvojené hodnoty zobrazilo pouze varování a nebylo zablokováno zadání, můžete přizpůsobit nastavení v záložce „Chybové hlášení“. Zvolte možnost „Varování“ nebo „Informace“. Vyzkoušejte to také s názvem „Dumbo“, abyste otestovali, zda varování funguje a máte možnost zadat zdvojenou položku přesto.

Tímto způsobem můžete kontrolovat téměř jakýkoliv druh dat – ať už jde o názvy filmů, čísla položek nebo jiné relevantní informace.

Závěr

V této příručce jste se naučili, jak efektivně a snadno zabránit vzniku zdvojených položek v programu Excel pomocí kontroly dat. Díky využití funkce „POČET.KDYŽ“ získáte větší kontrolu nad daty zadanými ve vašem seznamu.