Srovnání dvou tabulek Excel

Excel je mocný nástroj, který umožňuje efektivně spravovat a analyzovat data. Obzvláště v oblasti controllingu a prodeje však může být výzvou porovnávat několik tabulek a identifikovat rozdíly. Tento návod ti ukáže, jak porovnat dvě tabulky v Excelu, abys se ujistil/a, že čísla položek v obou seznamech odpovídají. K tomu využijeme podmíněné formátování.

Nejdůležitější poznatky

• Můžeš porovnávat dvě tabulky v Excelu, abys identifikoval/a odchylky v číslech položek.
• Pomocí podmíněného formátování zvýrazníš vizuálně rozdíly.
• Excel ti pomůže rychle identifikovat a opravit chyby jako jsou překlepy v číslech.

Krok za krokem návod

Spuštěním Excelu otevřeš svůj seznam položek a srovnávací tabulku. Nejdříve bys měl/a mít připravenou tabulku, se kterou chceš porovnat čísla položek. Je užitečné mít je připravené dopředu, abys mohl/a rychle začít s porovnáváním.

První tabulka, kterou analyzuješ, obsahuje čísla položek a aktuální dostupný stav. Tyto informace jsou důležité pro udržení konzistence dat, ale v tuto chvíli se zaměříme pouze na porovnání čísel položek. Ujisti se, že seznam položek byl zadán správně a nachází se ve správném sloupci.

Nyní se zaměříme na to, jak začlenit druhou tabulku pro kontrolu. Tato tabulka by ideálně měla obsahovat čísla položek, které chceš porovnat. Ujisti se, že obě tabulky jsou dobře strukturované a srozumitelné, abys mohl/a snadno rozpoznat rozdíly.

Abys zjistil/a, zda čísla položek odpovídají, vrať se k první tabulce. Zvol celý sloupec A obsahující čísla položek. Poté otevři nabídku „Start“ a zvol „Podmíněné formátování“. Zde můžeš vytvořit nové pravidlo pro definici tvého prostředí pro porovnání.

Při vytváření nového pravidla máš možnost vytvořit vzorec pro určení rozdílů. Zde uvádíš, že chceš použít hodnoty čísel položek z druhé tabulky jako srovnávací základ.

Ujisti se, že správně vybereš rozsah seznamu položek. Začni nahoře a projdi celý seznam. Excel nyní automaticky vytvoří odkaz na data v druhé tabulce.

Dávej si pozor, aby odkaz byl relativní. Odstraň tedy dolarské znaménko, aby se Excel dokázal přizpůsobit vzorci pro každý řádek. To lze udělat stisknutím klávesy F4, abys přepínal/a mezi různými typy referencí, dokud nedosáhneš relativní reference bez dolarských znamének.

Až budou reference správně nastaveny, můžeš definovat podmínku, která určí, jaká čísla položek mají být označena jako odlišná. Přidej znaménko „menší než“ nebo „větší než“ podle toho, co chceš porovnávat.

Nyní, když jsou všechna nastavení provedena, můžeš pravidlo potvrdit. Dalším krokem je zvýraznění rozdílů barvou, aby se špatná nebo odlišná čísla položek okamžitě vyznačila.

Po aplikaci podmíněného formátování ihned uvidíš, která čísla položek se liší. Pravděpodobně si všimneš nějakých chyb, jako jsou překlepy v číslech, které mohou být lehce přehlédnuty.

Například může být číslo položky nesprávně zapsáno 23421 namísto 23412. Excel tyto rozdíly automaticky zvýrazní, abys je mohl/a rychle identifikovat a opravit ve seznamu.

Pokaždé, když zadáš chybné číslo, rozdíl se ihned zobrazí. Toto je velmi užitečné pro zabránění zbytečné práce a včasné odhalení chyb.

Shrnutí říká, že s těmito jednoduchými kroky můžeš implementovat efektivní metodu pro porovnávání tabulek v Excelu. To vám nejen pomáhá při porovnávání čísel položek, ale může být použito i na názvy položek a jiná data, což vám výrazně usnadní pracovní den.

Shrnutí

S popsanými metodami můžeš efektivně identifikovat rozdíly mezi dvěma tabulkami v Excelu. Použitím podmíněného formátování jsou odchylky rychle viditelné, což ti pomáhá okamžitě opravit chybné vstupy nebo překlepy a zajistit kvalitu dat.