Kurz Excel: Zvýrazněte pozdě dodané dodací termíny barevně

Pokud hledáte jednoduchou a efektivní metodu pro zvýraznění zpožděných dodacích termínů v Excelu v oblasti controllingu nebo prodeje, jste tady správně. V tomto tutoriálu se dozvíte, jak můžete využít podmíněného formátování k tomu, abyste vaše data vizuálně a přehledně uspořádali. Naučíte se rozlišovat rozdíly mezi plánovanými a skutečnými dodacími termíny a vizuálně je zobrazit. To vám pomůže nejen při analýze vašich objednávek, ale také při identifikaci potenciálních problémů včas.

Nejdůležitější poznatky

• Podmíněné formátování vám umožňuje zvýraznit dodací termíny barvou.
• Pomocí jednoduchých vzorců můžete zjistit, jestli jsou dodávky včas.
• Dozvíte se, jak můžete upravit pravidla podmíněného formátování, abyste zohlednili různé lhůty.

Krok za krokem návod

Krok 1: Příprava dat

Nejdříve je důležité, abyste si připravili vaše data v Excelu. Vytvořte tabulku se svými objednávkami, která obsahuje minimálně sloupce pro plánovaný dodací termín a skutečný dodací termín. Ujistěte se, že data jsou správně formátována, aby je Excel dokázal správně identifikovat.

Krok 2: Výběr rozsahu buněk

Po zadání vašich dat do Excelu označte rozsah buněk, který chcete formátovat. Dbejte na to, abyste nezahrnuli záhlaví, protože chcete analyzovat pouze relevantní data.

Krok 3: Použití podmíněného formátování

Dejte se do položky "Podmíněné formátování" v rozhraní Excelu a vyberte "Nové pravidlo". Zde můžete vytvořit pravidlo, které určí, podle jakého kritéria budou buňky zvýrazněny.

Krok 4: Vytvoření pravidla pro zpožděné dodávky

Pro vytvoření pravidla použijte jednoduchý vzorec. Chcete, aby se Excel podíval, jestli je plánovaný dodací termín menší než skutečný dodací termín. Pro sloupce použijte odkazování, například pro plánované datum jako $C2 a pro skutečné datum jako $D2. Vzorec tedy vypadá následovně: =C2

Krok 5: Výběr možností formátování

Nyní je čas nastavit vzhled zvýrazněných buněk. Vyberte nápadnou barvu, například sytě oranžovou, abyste jasně označili překročení časového limitu. Potvrďte výběr tlačítkem „OK“.

Krok 6: Kontrola výsledků

Po použití pravidla uvidíte, že Excel zvýraznil zpožděné dodávky barvou. Například objednávka plánovaná na únor, ale doručená až v červnu, bude zřetelně vidět. Tak můžete okamžitě zjistit, kde problémy vznikly.

Krok 7: Úprava pravidla pro větší flexibilitu

Chcete-li vytvořit pružnější pravidla, můžete upravit předchozí pravidlo. Například můžete určit, že dodací termín je akceptovatelný i tehdy, když je až tři dny po plánovaném datu. Přes možnost „Správa pravidel“ můžete upravit existující pravidlo.

Krok 8: Úprava vzorce

Nyní musíte lehce upravit vzorec. Namísto toho, aby se jen kontroluje, jestli je plánované datum menší než skutečné, odečtěte plánované datum od skutečného a podívejte se, jestli je rozdíl větší než dva dny. Nový vzorec by mohl vypadat takto: =(D2-C2)>2.

Krok 9: Kontrola výsledku úpravy

Po změně vzorce znovu zkontrolujte výsledky. Zpoždění přes tři dny by nyní měla být správně zvýrazněna, zatímco všechny dodávky s menším než třídenním zpožděním by měly zůstat ve svém původním stavu.

Shrnutí

Zvýrazňování zpožděných dodacích termínů v Excelu lze rychle a snadno provést pomocí podmíněného formátování. Správným pochopením vzorců a aplikací formátovacích možností můžete svá data výrazně přehlednější. Tak si udržíte kontrolu nad svými dodávkami a v případě potřeby můžete včas reagovat.