Pozor na metadata v souborech Excel: Bezpečné zacházení

Metadata mohou představovat skryté riziko v souborech Excel, zejména pokud soubory sdílíte nebo do nich přidáváte důvěrné informace. Tyto informace nejsou vždy okamžitě viditelné, ale mohou být předány jednoduchými akcemi. Pokud je vaším cílem zajistit, aby žádná citlivá data neunikla třetím stranám, je důležité chápat, co metadata jsou a jak je lze bezpečně upravovat nebo odstranit.

Nejdůležitější poznatky

• Metadata jsou dodatečné informace k vašemu souboru, které často obsahují osobní nebo důvěrné informace.
• Existují jednoduché metody, jak odstranit osobní data ze souborů Excel.
• Správná manipulace s metadaty je klíčová pro zabránění porušování ochrany osobních údajů.

Krok za krokem návod

Nejdříve se podíváme na prázdnou tabulku v programu Excel. Když otevřete prázdnou tabulku, může se zdát nenápadná, ale pojďme se na ni podívat pozorněji.

Vlastnosti vašeho souboru Excel můžete zobrazit kliknutím pravým tlačítkem myši na ikonu souboru a výběrem možnosti "Vlastnosti". Zde byste měli najít oddíl "Podrobnosti", který obsahuje mnoho informací. Často zde najdete popisné texty, štítky a dokonce jméno autora, který soubor vytvořil.

Zvláštní pozornost byste měli věnovat informacím o posledním uložení a datu vytvoření. Tyto údaje mohou odhalovat důvěrné informace a nemusíte chtít, aby je viděli ostatní. Snadno se zapomíná na to, že takové podrobnosti mohou zůstat viditelné i při sdílení souboru.

Pokud sdílíte upravený soubor se svým šéfem nebo zákazníkem, mohou obsahovat trapné nebo důvěrné informace, jako jsou staré komentáře nebo dřívější údaje o autorech. Chcete-li tyto informace odstranit, jedním kliknutím myši je můžete odstranit.

Pro zobrazení vlastností vašeho souboru Excel otevřete soubor znovu. Jděte do menu "Soubor" a vyberte možnost "Vlastnosti". Mezi různými sekcemi naleznete nejen název souboru, ale i další metadata, která byste si možná nevšimli.

Jedním z nejlepších způsobů, jak efektivně odstranit metadata, je upravit soubor před uložením. Bez ohledu na to, zda soubor uložíte nebo exportujete do nového formátu, jako je PDF, ujistěte se, že nejsou přeneseny žádné důvěrné informace.

Pokud chcete soubor uložit jako PDF, jděte na "Soubor" a vyberte "Uložit jako" a pak "PDF". Vytvoří se nový soubor, který neobsahuje metadata ze souboru Excel, pokud soubor fyzicky vytisknete.

Pro odstranění metadat před odesláním souboru existuje také další možnost. V menu "Soubor" pod položkou "Zkontrolovat pracovní sešit" můžete identifikovat a odstranit personalizované informace. Stačí kliknout na "Zkontrolovat dokument" a software vás informuje o všech dostupných metadatech a nabídne vám možnost je odstranit.

Po odstranění všech informací je třeba soubor uložit znovu. Když si pak znovu zkontrolujete vlastnosti, zjistíte, že všechny citlivé informace zmizely.

Důležité je zmínit, že datum vytvoření a poslední přístup zůstávají zachovány, protože tyto informace jsou součástí souboru. Pokud však má být soubor úplně anonymizován, nezbývá než vytvořit nový soubor. Zkopírujte obsah do nového dokumentu.

Uložte tento nový dokument pod jiným názvem. Tím se zajistí, že v novém souboru budou uloženy pouze požadované informace.

Dbejte na to, že i v tomto souboru musí být smazána informace o autorovi a datum vytvoření, protože obvykle bývají přeneseny spolu s nimi.

Tímto způsobem se vyhýbáte síti metadat, které by mohly být potenciálně trapné, zejména v pracovním kontextu. Příkladem jsou studenti, kteří vyměňují starý materiál za nové soubory a nepřizpůsobí k nim metadata.

Shrnutí

Při zacházení s metadaty v kancelářských souborech buďte opatrní. Metadata poskytují cenné informace o tvůrci a historii dokumentu, ale mohou také obsahovat citlivá data, která by neměla uniknout ven. Znalost o úpravě a odstranění těchto informací je klíčem k ochraně důvěrného obsahu a vyhnutí se nepříjemným situacím.