Barvy označují termíny v Excelu pro lepší přehlednost

Udržovat termíny efektivně pod kontrolou je výzvou, se kterou se mnozí z nás setkávají v pracovním životě. Jednoduchým a vizuálně přitažlivým způsobem, jak si připomenout blízké nebo již uplynulé termíny, je barevné označení pomocí Excelu. V této příručce ti ukážu, jak pomocí několika vzorců a podmíněného formátování strukturovat a přehledně zpracovat svoje termíny.

Nejdůležitější poznatky

• S Excellem můžeš snadno spočítat zbývající dny do termínu.
• Podmíněné formátování ti umožňuje zdůraznit barevně termíny, které se blíží nebo které již uplynuly.
• Jednoduchými vzorci můžeš svoje termíny stále efektivněji spravovat a vizualizovat.

Krok za krokem návod

Krok 1: Vytvoření pracovního listu

Nejprve vytvoř nový pracovní list v programu Excel a vlož tam termíny, které chceš spravovat. To by například mohlo obsahovat následující:

• 28.04.
• 01.05.

Krok 2: Výpočet zbývajících dnů

Pro výpočet zbývajících dnů do termínu můžeš použít jednoduchý vzorec. Vyber buňku a začni zadávat vzorec: =A2 - DNEŠEK(), kde A2 je první termín. Poté buňku táhni dolů, abys pokračoval v seznamu v jednom sloupci. Takto dostaneš seznam zbývajících dnů do každého termínu.

Krok 3: Proškrtnutí splněných termínů

Pokud je termín splněn, můžeš to dokumentovat vyplněním příslušné buňky. Doporučuje se tuto buňku označit komentářem (např. „Splněno“ nebo „Zrušeno“). Pomocí „KDYŽ“ dotazu můžeš automaticky skrýt zobrazení zbývajících dnů.

Krok 4: Použití formule „KDYŽ“

Vlož následující vzorec do buňky, která zobrazuje zbývající dny: =KDYŽ(C2<>"";"";A2-DNESE()). Zde se zkontroluje, zda ve sloupci C je komentář. Pokud buňka není prázdná, vzorec nic nezobrazí. Jinak bude vypočítáno zbývající dny.

Krok 5: Barevné označení pomocí podmíněného formátování

Pro zvýraznění termínů barevně označ buňku se zbývajícími dny a přejdi na „Podmíněné formátování“. Tam vyber možnost pro barevné stupnice. Můžeš zvolit tříbarevnou stupnici, aby byl hladký přechod mezi různými barvami zobrazen.

Krok 6: Úprava barevných stupnic

Můžeš upravit barevné stupnice tak, aby byly stanoveny určité hranice pro zobrazení. Například můžeš určit, že vše, co nastane v příštích dvou dnech, bude zobrazeno červeně, a vše, co leží dál v budoucnosti, bude zobrazeno zeleně.

Krok 7: Zohlednění pracovních dnů

Pokud chceš rovněž zohlednit počet zbývajících pracovních dnů do určitého data, můžeš použít funkci NETTOARBEITSTAGE. Zadej do nové buňky následující funkci: =NETTOARBEITSTAGE(DNESE();A2) a uzavři závorky. Výsledek ti ukáže, kolik pracovních dnů zbývá od dneška do termínu.

Krok 8: Závěr a další kroky

Po provedení všech výše uvedených kroků bys nyní měl být schopen efektivně spravovat své termíny a rychle rozpoznat, které brzy přijdou. Ulož si svůj dokument a budeš dobře připraven na plánování svých termínů.

Shrnutí

V této příručce jste se naučili, jak můžete efektivně označit své termíny barevně pomocí jednoduchých výpočtů a použití podmíněného formátování v Excelu. Takto budete mít snazší přehled o nadcházejících událostech a rychle můžete reagovat na změny.