Převést Excel do PDF – Návod

Správnými nástroji a metodami lze práci s Excelem výrazně zjednodušit. Zejména pokud jde o převod vytvořených sešitů do méně upravitelného a falešně navrhovaného formátu, je PDF formát vynikající volbou. V tomto návodu se dozvíte, jak postupně převést soubory Excelu na PDF a prezentovat je svým zákazníkům jednoduše a jasně.

Nejdůležitější poznatky

• Můžete převést data z Excelu přímo pomocí tiskové funkce nebo funkce "Uložit jako" do PDF.
• Dbejte na meta informace, které by mohly být do PDF přeneseny.
• Možnosti vytváření PDF vám umožní formátovat soubor podle vašich představ.

Krok za krokem návod

Začněte tím, že otevřete soubor Excel, který chcete převést na PDF. Například soubor pro evidenci pracovní doby, který je již příslušně připraven. Možná jste zde přidali také logo nebo další informace, které by měly být zobrazeny v PDF.

Abyste zajistili optimální zobrazení informací ve vašem PDF souboru, můžete zkontrolovat různé aspekty vašeho rozložení. Nejlépe přiblížte náhledem na stránce detaily stránky, abyste zabránili zbytečným zlomům stránky.

Nyní přejděte do rozložení stránky, kde provedete zbývající nastavení. V tomto bodě se rozhodnete, zda chcete udržet aktuální zobrazení nebo zvolit jiný režim. Zlom stránky vám poskytne dobrý přehled o tom, co odpovídá vašemu výstupu v PDF.

Pokud jste spokojeni s nastavením, klikněte na „Soubor“. V následujícím menu vyberte možnosti tisku. Zde můžete tisknout soubor pomocí "Microsoft Print to PDF", pokud používáte Windows 10. Pokud je tento program není nainstalován, zkontrolujte, zda máte nejnovější verzi Microsoft Office nebo příslušný program pro tisk na PDF.

Během tvorby PDF buďte opatrní, zejména pokud jde o citlivá nebo osobní data. V možnostech PDF dbejte na to, které meta informace nebo data se přenesou, a ujistěte se, že se do souboru nedostanou cizí data.

Běžným způsobem, jak uložit soubor, je funkce "Uložit jako". Vyberte požadované umístění uložení a ujistěte se, že vyberete formát PDF, abyste soubor uložili ve požadovaném formátu.

V následujícím dialogovém okně máte možnost nastavit další možnosti. Například můžete zadat název souboru a určit, zda má být PDF kompatibilní s jinými programy pro čtení PDF.

Dále můžete určit, které informace mají být zahrnuty nebo vyloučeny, například obrázky nebo informace nevhodné k tisku. Dbejte na to, abyste zohlednili také formátování prvků, které mají být exportovány.

Pokud jste si jisti, že všechny informace jsou správné, klikněte na „OK“. Tím se spustí proces ukládání. Obvykle se PDF soubor otevře automaticky, pokud máte nainstalován čtečku PDF jako Adobe Acrobat.

Používání standardu pro PDF vám umožní sdílet dokumenty, které mohou být otevřeny i zákazníky bez aplikace Excelu. To je zvláště užitečné pro zajištění profesionální prezentace, protože soubor prezentuje nezbytná data ve formátu přívětivém pro uživatele.

Pokud jde o možnosti tisku: můžete také změnit velikost a rozložení, abyste zajistili, že PDF odpovídá přesně vašim požadavkům. Můžete upravit formát papíru a volit mezi formáty svisle a vodorovně.

Před exportem PDF zkontrolujte tiskové nastavení, abyste zajišťeli, že všechny důležité informace včetně formátování jsou správně přeneseny. Pokud například chcete tisknout ve formátu A4 na výšku, ujistěte se, že je toto správně nastaveno.

Po uložení souboru byste měli nyní najít soubor v Průzkumníkovi na vybraném místě uložení. Porovnejte velikost souboru mezi různými způsoby uložení, abyste zajistili, že jste vybrali optimální metodu pro vaše potřeby.

Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte je položit v komentářích, abyste obdrželi podporu, kterou potřebujete.

Závěr

Ukládání údajů z Excelu jako PDF usnadňuje prezentaci a zároveň chrání důležité informace. Použitím těchto kroků můžete efektivně převádět své pracovní sešity do uživatelsky přívětivého a bezpečného formátu.