Nastavte funkci semaforu v Excelu pro prezentaci dat

Chcete zaujmavěji prezentovat data v Excelu? Světelná funkce je efektivní způsob, jak jednoduše zobrazit stav hodnot. S jasnou vizuální reprezentací rychle poznáte, zda vaše data splňují požadované limity nebo ne. V této příručce se dozvíte, jak v Excelu vytvořit světla, která se mění na červenou, žlutou nebo zelenou podle zadaných hodnot.

Nejdůležitější závěry

• Dozvíte se, jak pomocí podmíněného formátování v Excelu uplatnit světelné funkce.
• Je vysvětleno, jak používat písma k vizuálnímu zobrazení světla.
• Obdržíte krok za krokem návod, jak nastavit a otestovat světla.

Krok za krokem: Jak vytvořit světelnou funkci

Chcete-li v Excelu vytvořit světla, postupujte podle následujících kroků:

Krok 1: Připravte buňky a použijte písmo Webdings

Nejprve otevřete tabulku v Excelu. Vyberte buňku D1, ve které chcete použít světelnou funkci. Pro zobrazení světel použijte písmo „Webdings“. Toto písmo je dostupné na všech systémech Windows. Do buňky D1 zadejte písmeno „n“.

Zkopírujte buňku D1 a vložte ji třikrát pod sebe, abyste měli tři buňky, ve kterých zobrazíte světelné barvy. Upravte šířku sloupců tak, aby to vypadalo dobře.

Zarovnejte buňky vodorovně na střed a zarovnejte obsah. Aby byla dosažena jasná odlišnost, nastavte pozadí na neutrální barvu, například na světle šedou.

Krok 2: Nastavení podmíněného formátování pro červenou

Nyní, když jsou vaše buňky vytvořeny, je čas nastavit podmíněné formátování pro barvy světel. Začněte s červeným světlem. Označte buňku D1 a přejděte do nabídky „Start“. Zvolte „Podmíněné formátování“ a pak „Nové pravidlo“.

Vyberte možnost „Vzorec pro určení buňky, které mají být formátovány“ a zadejte následující vzorec:

=D1<=10.

Klikněte na „Formátovat“, vyberte červenou barvu písma a potvrďte to stisknutím „OK“. Zjistíte, že buňka bude červená, pokud zadáte hodnotu menší nebo rovnu 10.

Krok 3: Vytvoření podmíněného formátování pro žlutou

Následujícím krokem je nastavení žlutého světla. Opět přejděte na „Podmíněné formátování“ a vytvořte nové pravidlo. Opět použijte možnost „Vzorec pro určení buňky, které mají být formátovány“. V tomto případě zadejte následující vzorec pro zahrnutí hodnot mezi 11 a 20:

=AND(D1>10;D1<=20).

Po zadání vzorce znovu klikněte na „Formátovat“ a vyberte žlutou barvu. Potvrďte to stisknutím „OK“. Ověřte funkci tím, že zadáte hodnoty v odpovídajícím rozsahu – buňka by se nyní měla stát žlutou, pokud zadáte hodnotu mezi 11 a 20.

Krok 4: Nastavení podmíněného formátování pro zelenou

Nyní nastavíte poslední podmínku pro zelené světlo. Opět přejděte na „Podmíněné formátování“ a přidejte nové pravidlo. Vyberte vzorec „=D1>=21“. To znamená, že buňka bude zelená, pokud hodnota dosáhne 21 nebo více.

Vyberte, jako předtím, požadovanou zelenou barvu písma a potvrďte svůj výběr. Nyní se buňka zobarví zeleně, pokud například zadáte 21 nebo více.

Krok 5: Provést další úpravy

Pro provedení dalších úprav můžete také definovat podmínky pro prázdné buňky. Můžete například říci, že buňka bude zobrazena červeně, pokud je obsah menší než 1. K tomu znovu použijte podmíněné formátování a přidejte pravidlo.

Toto pravidlo vám umožní rychle rozpoznat, když je například stav skladu nulový nebo když nejsou zadány relevantní údaje.

Krok 6: Vyzkoušejte si světelnou signalizaci

Nyní, když jsou všechna pravidla definována, otestujte světelnou signalizaci různými hodnotami. Zadejte hodnoty od 0 do 30 a sledujte, jak se barvy odpovídajícím způsobem mění. Toto vám umožní okamžitě pochopit vizuální prezentaci dat a jednat dle toho.

Shrnutí

Tímto jednoduchým krok za krokem jste se naučili, jak vytvořit ve službě Excel funkci světelné signalizace, která vám poskytuje vizuální zpětnou vazbu k zadaným hodnotám. To může být velmi užitečné v mnoha aplikacích, jako jsou skladové zásoby, prodejní čísla nebo obecná KPI data.