Chcete odeslat osobní dopisy více příjemcům a individualizovat oslovení? S funkcí hromadného dopisu v programu Microsoft Word můžete rychle a snadno dosáhnout tohoto cíle. Tento návod vám ukáže, jak definovat příjemce pomocí tabulky Excel a správně používat různá oslovení jako „Pan“ a „Paní“. Pojďme se rovnou pustit do toho a společně projít kroky k vytvoření efektivního hromadného dopisu.
Nejdůležitější zjištění
- Dozvíte se, jak v programu Word vytvářet a upravovat hromadné dopisy.
- Využití seznamu v Excelu umožňuje jednoduché spravování údajů o příjemcích.
- Formáty oslovení lze dynamicky upravit pro osobní dotek.
Krok za krokem
Pro vytvoření hromadného dopisu v programu Word postupujte následovně:
Krok 1: Spuštění hromadného dopisu
Nejdříve otevřete Microsoft Word. Přejděte na kartu „Odesílání“ a vyberte možnost „Spuštění hromadného tisku“. Poté klikněte na „Dopisy“, abyste zahájili proces hromadného dopisu.
Krok 2: Výběr seznamu příjemců
Poté musíte vybrat seznam příjemců. Máte možnost zadat nový seznam, použít existující seznam nebo vybrat kontakty z Outlooku. V tomto návodu používáme tabulku Excel, kterou jste uložili na ploše.
Krok 3: Úprava údajů příjemců
Nyní můžete upravit seznam příjemců. Pomocí zdroje dat nazvaného v našem příkladu „seznam adres.xls“ můžete přidávat adresy, vyhledávat duplicity nebo filtrovat podle určitých kritérií. Zobrazí se přehled příjmení, jmen a oslovení.
Krok 4: Přidání bloku adresy
Nyní přidejte blok adresy kliknutím na „Blok adresy“. Zde můžete vybrat vhodná pole pro oslovení a adresu. Word automaticky rozpozná pole, takže potřebné informace budou snadno přeneseny.
Krok 5: Kontrola náhledu
Je důležité zkontrolovat náhled dopisu. Můžete vidět, jak adresy a další obsahy v dopise vypadají. Klikněte na „Zobrazit náhled výsledků“, abyste se ujistili, že je vše správně uspořádáno.
Krok 6: Přidání předmětu a data
Nyní můžete do připraveného dokumentu přidat předmět vašeho dopisu. Napište například „Testovací hromadný dopis“ a přidejte datum. Tím získá váš dopis formální strukturu.
Krok 7: Dynamické vložení oslovení
Použijte velká písmena k úpravě oslovení. S touto funkcí můžete rozlišovat mezi „Vážený pane“ a „Vážená paní“ na základě údajů ve vaší tabulce Excel.
Krok 8: Pokračování v hromadném dopise
Nyní napište text dopisu podle svých potřeb. Můžete napsat obecný text, který platí pro všechny příjemce. Dbejte na to, aby byl formulován inkluzivně a přívětivě.
Krok 9: Kontrola chyb
Před dokončením hromadného dopisu proveďte kontrolu chyb. Můžete projít jednotlivými adresami a ujistit se, že neobsahují žádné chyby v oslovení nebo údajích o adrese.
Krok 10: Vytisknout nebo odeslat hromadný dopis
Nyní, když je tvůj hromadný dopis kompletní a vypadá dobře, vrať se na kartu "Odeslat" a klikni na "Dokončit a spojit". Zde máš možnost dokument vytisknout, odeslat e-mailem nebo uložit dokumenty k další úpravě.
Krok 11: Přidání dalších polí
Pokud je to potřeba, můžeš do svého dopisu zahrnout další individuální pole, jako například telefonní čísla. Vyber odpovídající sloupce ze svého souboru Excelu a vytvoř další personalizovanou hodnotu.
Krok 12: Dokončení
Po všech těchto krocích jsi úspěšně vytvořil hromadný dopis. Nyní můžeš svůj dokument uložit a podle přání ho odeslat nebo vytisknout.
Shrnutí
V této příručce jsi se naučil, jak vytvořit hromadný dopis snadno a efektivně v Microsoft Wordu. Prošel jsi celým procesem, od výběru seznamu příjemců přes personalizované oslovení až po finální úpravu a tisk nebo odeslání svých dopisů.
Často kladené dotazy
Jak spustím hromadný tisk v Wordu?Dej se na kartu "Odeslat" a vyber "Spustit hromadný tisk", pak "Dopisy".
Jak upravím seznam příjemců?Můžeš přidat adresy, odstranit duplikáty a filtrovat podle kritérií otevřením zdroje dat.
Mohu použít různé formy oslovení?Ano, v Wordu můžeš vytvořit dynamické oslovení na základě údajů ve svém seznamu Excelu.
Jak vytisknu hromadné dopisy?Jdi na "Odeslat" a klikni na "Dokončit a spojit", pak vyber "Tisk dokumentů".