Kurz pro začátečníky: Učení základů od A do Z

Vytvoření hromadného dopisu v programu Word - Jednoduchý návod

Všechna videa tutoriálu Kurz pro začátečníky: učení základů od A do Z.

Chcete odeslat osobní dopisy více příjemcům a individualizovat oslovení? S funkcí hromadného dopisu v programu Microsoft Word můžete rychle a snadno dosáhnout tohoto cíle. Tento návod vám ukáže, jak definovat příjemce pomocí tabulky Excel a správně používat různá oslovení jako „Pan“ a „Paní“. Pojďme se rovnou pustit do toho a společně projít kroky k vytvoření efektivního hromadného dopisu.

Nejdůležitější zjištění

  • Dozvíte se, jak v programu Word vytvářet a upravovat hromadné dopisy.
  • Využití seznamu v Excelu umožňuje jednoduché spravování údajů o příjemcích.
  • Formáty oslovení lze dynamicky upravit pro osobní dotek.

Krok za krokem

Pro vytvoření hromadného dopisu v programu Word postupujte následovně:

Krok 1: Spuštění hromadného dopisu

Nejdříve otevřete Microsoft Word. Přejděte na kartu „Odesílání“ a vyberte možnost „Spuštění hromadného tisku“. Poté klikněte na „Dopisy“, abyste zahájili proces hromadného dopisu.

Vytvoření hromadného dopisu v programu Word – Jednoduchý průvodce krok za krokem

Krok 2: Výběr seznamu příjemců

Poté musíte vybrat seznam příjemců. Máte možnost zadat nový seznam, použít existující seznam nebo vybrat kontakty z Outlooku. V tomto návodu používáme tabulku Excel, kterou jste uložili na ploše.

Krok 3: Úprava údajů příjemců

Nyní můžete upravit seznam příjemců. Pomocí zdroje dat nazvaného v našem příkladu „seznam adres.xls“ můžete přidávat adresy, vyhledávat duplicity nebo filtrovat podle určitých kritérií. Zobrazí se přehled příjmení, jmen a oslovení.

Vytvoření hromadného dopisu v programu Word - Jednoduchý krok za krokem návod

Krok 4: Přidání bloku adresy

Nyní přidejte blok adresy kliknutím na „Blok adresy“. Zde můžete vybrat vhodná pole pro oslovení a adresu. Word automaticky rozpozná pole, takže potřebné informace budou snadno přeneseny.

Vytvoření hromadného dopisu v programu Word - Jednoduchý postup krok za krokem

Krok 5: Kontrola náhledu

Je důležité zkontrolovat náhled dopisu. Můžete vidět, jak adresy a další obsahy v dopise vypadají. Klikněte na „Zobrazit náhled výsledků“, abyste se ujistili, že je vše správně uspořádáno.

Vytvoření hromadného dopisu v programu Word – jednoduchý postup krok za krokem

Krok 6: Přidání předmětu a data

Nyní můžete do připraveného dokumentu přidat předmět vašeho dopisu. Napište například „Testovací hromadný dopis“ a přidejte datum. Tím získá váš dopis formální strukturu.

Vytvoření hromadného dopisu v programu Word - Jednoduchý postup krok za krokem

Krok 7: Dynamické vložení oslovení

Použijte velká písmena k úpravě oslovení. S touto funkcí můžete rozlišovat mezi „Vážený pane“ a „Vážená paní“ na základě údajů ve vaší tabulce Excel.

Vytvoření hromadného dopisu v programu Word - Jednoduchý průvodce krok za krokem

Krok 8: Pokračování v hromadném dopise

Nyní napište text dopisu podle svých potřeb. Můžete napsat obecný text, který platí pro všechny příjemce. Dbejte na to, aby byl formulován inkluzivně a přívětivě.

Vytvoření hromadného dopisu v programu Word – Jednoduchý postup krok za krokem

Krok 9: Kontrola chyb

Před dokončením hromadného dopisu proveďte kontrolu chyb. Můžete projít jednotlivými adresami a ujistit se, že neobsahují žádné chyby v oslovení nebo údajích o adrese.

Vytvoření hromadného dopisu v programu Word - Jednoduchý krok za krokem návod

Krok 10: Vytisknout nebo odeslat hromadný dopis

Nyní, když je tvůj hromadný dopis kompletní a vypadá dobře, vrať se na kartu "Odeslat" a klikni na "Dokončit a spojit". Zde máš možnost dokument vytisknout, odeslat e-mailem nebo uložit dokumenty k další úpravě.

Vytvoření hromadného dopisu v programu Word – Jednoduchý postup krok za krokem

Krok 11: Přidání dalších polí

Pokud je to potřeba, můžeš do svého dopisu zahrnout další individuální pole, jako například telefonní čísla. Vyber odpovídající sloupce ze svého souboru Excelu a vytvoř další personalizovanou hodnotu.

Vytvoření hromadného dopisu v programu Word - Jednoduchý postup krok za krokem

Krok 12: Dokončení

Po všech těchto krocích jsi úspěšně vytvořil hromadný dopis. Nyní můžeš svůj dokument uložit a podle přání ho odeslat nebo vytisknout.

Shrnutí

V této příručce jsi se naučil, jak vytvořit hromadný dopis snadno a efektivně v Microsoft Wordu. Prošel jsi celým procesem, od výběru seznamu příjemců přes personalizované oslovení až po finální úpravu a tisk nebo odeslání svých dopisů.

Často kladené dotazy

Jak spustím hromadný tisk v Wordu?Dej se na kartu "Odeslat" a vyber "Spustit hromadný tisk", pak "Dopisy".

Jak upravím seznam příjemců?Můžeš přidat adresy, odstranit duplikáty a filtrovat podle kritérií otevřením zdroje dat.

Mohu použít různé formy oslovení?Ano, v Wordu můžeš vytvořit dynamické oslovení na základě údajů ve svém seznamu Excelu.

Jak vytisknu hromadné dopisy?Jdi na "Odeslat" a klikni na "Dokončit a spojit", pak vyber "Tisk dokumentů".

991,1049,1144,1123,1154,1167