Rychlé vyhledávání v PDF: Jak vytvořit index

Kdo by to neznal: velká sbírka PDF souborů na pevném disku a zoufale hledáte konkrétní dokument. Procházení tisíců souborů se může ukázat jako dlouhotrvající úkol. Ale nemusí to tak být! S vhodnou technikou můžete rychle indexovat a prohledávat všechny své PDF soubory. V tomto návodu vám ukážu, jak vytvořit index v programu Adobe Acrobat, abyste mohli své PDF soubory snadno najít.

Nejdůležitější poznatky

• Vytvořením indexu v programu Adobe Acrobat můžete extrémně rychle prohledávat své PDF dokumenty.
• Indexování je jednorázový proces, který vám dlouhodobě ušetří spoustu času.
• Můžete vybrat konkrétní složky a upravit hledání.

Krok za krokem návod

Krok 1: Zobrazit rozšířené vyhledávání

Pro začátek otevřete program Adobe Acrobat na svém počítači a otevřete rozšířené vyhledávání. To můžete udělat rychle pomocí klávesových zkratek Ctrl + Shift + F. Tím se dostanete do rozšířeného vyhledávacího menu, které vám umožní definovat přesnější vyhledávací parametry.

Krok 2: Vybrat vyhledávací složku

Nyní musíte vybrat složku, kterou chcete prohledávat. Zvolte odpovídající umístění, kde se vaše PDF soubory nacházejí. Ujistěte se, že budou zohledněny i všechny podřízené složky, pokud jste tam také uložili dokumenty. Přímo ve svém správci souborů můžete zkontrolovat, kolik podřízených složek existuje a zda jsou v nich skutečně uloženy PDF soubory.

Krok 3: Provést vyhledávání

Nyní zadejte hledané slovo nebo konkrétní pojem, podle kterého chcete hledat. Klikněte na „Hledat“ a sledujte, jak systém pracuje. Čím více PDF souborů se ve složce nachází, tím déle může vyhledávání trvat. Ve mně příkladu s více než 100 PDF soubory trvalo hledání téměř jednu minutu.

Krok 4: Vytvořit index

Abyste urychlili budoucí vyhledávání, měli byste vytvořit index. Přejděte v programu Adobe Acrobat na „Nástroje“ a vyhledejte „Index“. Klikněte na „Nový index“ pro spuštění procesu vytváření indexu.

Krok 5: Pojmenovat index

Nyní budete požádáni, abyste zadal název pro nový index. Vyberte výstižný název, například „PDF_Sbírka_Fotografie“. Tím usnadníte identifikaci indexu později. Ujistěte se, že přidáte také krátký popis indexu.

Krok 6: Přidat složku

Nyní můžete vybrat složky, které mají být zahrnuty do indexu. Zkopírujte cesty k požadovaným složkám do schránky a vložte je dle potřeby. Máte také možnost vyjmout jednotlivé složky, pokud chcete určité dokumenty neindexovat.

Krok 7: Generovat index

Nyní stiskněte tlačítko „Generovat“ pro vytvoření indexu. Tento proces obvykle netrvá příliš dlouho – často téměř stejně krátce jako by trvalo manuální hledání. Krásou indexu je, že tento proces musíte provést opravdu jen jednou.

Krok 8: Použití rozšířeného vyhledávání s novým indexem

Po vytvoření indexu ho můžete kdykoli použít. Znovu zavolejte rozšířené vyhledávání pomocí Ctrl + Shift + F a vyberte nově vytvořený index pod „Zobrazit více možností“. Přidejte ho a můžete začít s prohledáváním.

Krok 9: Prohlížení výsledků

Zadej hledané slovo znovu. Uvidíš, že výsledky se téměř okamžitě zobrazí. Můžeš kliknout na výsledky a přímo se dostaneš k příslušnému dokumentu. Nezapomeň uspořádat okna podle potřeby pro lepší přehled.

Krok 10: Definování dalších kritérií hledání

Pro ještě přesnější hledání můžeš definovat další různá hledací kritéria. Například můžeš určit, zda mají být prohledávány pouze celá slova nebo i určité velká a malá písmena. Experimentuj s těmito nastaveními pro dosažení nejlepších výsledků.

Shrnutí

Vytvoření indexu v programu Adobe Acrobat ti umožní rychle a efektivně navigovat v rozsáhlé sbírce PDF dokumentů. S pouhými pár kroky můžeš díky indexaci ušetřit čas a výrazně zrychlit své hledání. Jedná se o jednorázové úsilí, které se však dlouhodobě vyplácí.