Je projektový management potřebný? Podrobný kontrolní seznam

Je častá otázka, zda je projektový management nutný, se klade před zahájením nové úlohy nebo projektu. Existuje mnoho nedorozumění ohledně toho, co představuje projekt a kdy je skutečně projektový management potřeba. V tomto textu se dozvíte o praktickém checklistu, který vám pomůže posoudit potřebu projektového managementu. Informace pocházejí z video-návodu a jsou navrženy tak, aby vám poskytly jasný přehled.

Nejdůležitější poznatky

• Ne každý projekt vyžaduje hluboké znalosti projektového managementu.
• Checkliste může pomoci určit, zda je projektový management relevantní pro vaši úlohu.
• Zvažte řadu faktorů, jako je složitost, zdroje a potřeba pravidelných schůzek.

Krok za krokem návod

Začněte s různými aspekty, které byste měli zvážit, abyste zjistili, zda je projektový management pro vaši specifickou úlohu nezbytný. Tento checklist zahrnuje deset bodů, které vám pomohou učinit informované rozhodnutí.

1. Je úkol pro vás nový?

Nejprve byste měli zvážit, zda je úkol nový a neznámý. Pokud ano, mohl by být projektový management smysluplný. Nový projekt často vyžaduje plánování a koordinaci, které byste možná nezvládli okamžitě. Důkladně zvažte, zda zde můžete udělat zaškrtnutí.

2. Je úkol složitý nebo inovativní?

Jde o to, zda jde o vývoj nového produktu nebo složitou úlohu. Je výzva velká a nejasná? Složité projekty obvykle vyžadují komplexnější plánování a organizaci. Pokud můžete tento kritérium potvrdit, přidejte ho do svého checklistu.

3. Jsou zapojeny různé oddělení?

Pokud se do projektu zapojuje více oddělení, je pravděpodobně nutný projektový management. Při zapojení různých členů týmu a oborů je důležitá jasná komunikace a organizace. Zvažte, zda byste zde měli udělat zaškrtnutí.

4. Spolupracují s projektu externí osoby?

Zvažte, zda jsou do vaší akce zapojeni externí zaměstnanci nebo dodavatelé. Pokud například zapojíte grafického designéra do svého projektu, budou nutné určité koordinační úkoly. To také hovoří pro potřebu projektového managementu.

5. Jsou pravidelná setkání nutná?

Jsou vaši členové týmu vázáni na obsah projektu a vyžadují pravidelné aktualizace a setkání? Při běžných úkolech taková setkání nejsou nezbytná, ale pokud je vaše úloha složitější nebo má více účastníků, měla by být plánována pravidelná setkání.

6. Musí být úloha sledována?

Jedním z klíčových otázek je, zda se úloha musí sledovat. Pokud si nikdo nebere zodpovědnost za vývoj nebo pokrok, projekt pravděpodobně zabere hodně času a bude neefektivní. Pokud tento bod platí, měli byste zde také udělat zaškrtnutí.

7. Trvá úloha delší dobu a vyžaduje tým?

Pokud je úkol rozložen na delší období, může být výhodné vytvořit tým. Krátké úkoly, které lze dokončit během jednoho dne, nepotřebují rozsáhlý projektový management. Při dlouhodobých projektech je koordinace různých aspektů však zásadní.

8. Obsahuje projekt vysoké finanční riziko?

Je projekt pro firmu ekonomicky důležitý? Vysoké finanční riziko může být důležitým signálem pro použití projektového managementu. Musí být přesně zváženo, zda by správa zdrojů a rozpočtu měla být monitorována projektovým manažerem.

9. Podporuje projekt konkurenční výhodu?

Pokud má projekt posílit konkurenční pozici firmy, může být vhodné věnovat zvýšenou pozornost projektovému managementu. Projektový manažer by mohl pomoci vyvinout strategie, které by firmě umožnily získat výhodu oproti konkurenci.

10. Kolik bodů jsi zaškrtl/a?

Na závěr je důležité zvážit, kolik bodů jste pro svůj projekt mohli potvrdit. Čím více kritérií platí, tím více potřebujete řízení projektu. Tento přehled vám pomůže lépe se rozhodnout, zda a jak důkladně je řízení projektu nutné.

Shrnutí