Použít časovou osu v MS Project

Časová osa v MS Projectu je mocným nástrojem pro efektivní vizualizaci pokroku a struktury vašich projektů. Umožňuje vám získat jasný přehled o jednotlivých úkolech a jejich stavu.

Zde se naučíte, jak aktivovat a využívat časovou osu k lepšímu řízení vašich projektů.

Nejdůležitější poznatky

• Časová osa zobrazuje celkovou dobu trvání projektu a jednotlivé fáze.
• Můžete vybrat konkrétní projekty a sledovat jejich pokrok.
• Nástroje uvnitř časové osy usnadňují úpravy a vizualizaci vašich úkolů.

Krok za krokem

Krok 1: Aktivace časové osy

Nejprve musíte aktivovat časovou osu ve vašem dokumentu MS Project. Klikněte na kartu „Úkol“ a vyhledejte oblast pro časovou osu. Zde najdete možnosti, jak tuto zobrazení zavolat.

Krok 2: První pohled na časovou osu

Když poprvé otevřete časovou osu, můžete zjistit, že zpočátku nejsou žádná data vyplněna. Výchozím bodem je obvykle aktuální den a konec projektu je určen posledním úkolem.

Krok 3: Výběr projektu

Chcete-li zkontrolovat konkrétní projekty v časové ose, proveďte dvakrát kliknutím na časovou osu. Otevře se vám menu, kde můžete vybrat různé projekty. Nemusíte nutně vybírat všechny projekty; to pomáhá udržet věci přehledné.

Krok 4: Využití funkce zoom

Je rozumné přiblížit se do časové osy, abyste lépe viděli detaily. Držte stisknutou klávesu „Ctrl“ a použijte kolečko myši, abyste se přiblížili k jednotlivým úkolům a viděli všechny detaily.

Krok 5: Vizualizace pokroku

V časové ose můžete vizuálně znázornit pokrok vašich úkolů. Například, pokud je úkol dokončen z 25 %, bude tento proces odpovídajícím způsobem vybarven. Tento vizuální přístup vám pomůže zjistit, kde právě jste a které úkoly ještě musíte dokončit.

Krok 6: Úprava časových záznamů

Pokud chcete vidět pouze složky projektu bez nadřazených struktur, můžete tuto možnost vybrat. Tak budou jednotlivé úkoly jasněji zobrazeny.

Krok 7: Vložení legendy

Pokud pracujete s komplexními projekty, může být užitečné vložit legendu, která vysvětluje barvy a symboly. Tuto funkci najdete v nástrojích časové osy.

Krok 8: Úpravy

Můžete také odstranit prvky z časové osy nebo upravit konec projektu. Prázdná časová osa může být užitečná pro zadávání nových úkolů a jejich vizualizaci, bez rušení již existujících prvků.

Krok 9: Analýza úkolů

Určete, které úkoly jsou konkrétně potřebné pro vaši analýzu. Tak si udržíte kontrolu nad zobrazením vašich projektů v časové ose a zároveň můžete snížit data v Ganttově diagramu.

Shrnutí

Časová osa v MS Project je nezbytným nástrojem pro plánování a sledování projektů. Díky cílenému výběru projektů, vizualizaci pokroku a využití možností úprav můžete pracovat efektivněji a udržet si přehled.