Stáhnout a kopírovat dokumenty v Google Docs

Chcete kopírovat nebo stáhnout dokument v Google Dokumentech, ale nevíte, jak na to? V tomto návodu vás provedu celým procesem krok za krokem. Ať už chcete dokument zálohovat pro kolegu nebo pro osobní použití - zde se dozvíte všechno, co potřebujete vědět.

Nejdůležitější poznatky

• Můžete jednoduše kopírovat a přejmenovat dokumenty.
• Stahování je možné v různých formátech, včetně formátů Microsoft Word a PDF.
• Dokumenty mohou být sdíleny a udělena přístup určitým uživatelům.

Kopírování dokumentu

Chcete-li zkopírovat dokument, jděte do nabídky a klikněte na „Soubor“. Tam najdete možnost „Vytvořit kopii“, kterou byste měli vybrat. Tímto krokem okamžitě zkopírujete aktuální dokument. Jakmile to uděláte, dostanete nový dokument, který je standardně pojmenován „Kopie [název dokumentu]“. Tento název můžete okamžitě změnit, abyste měli jasné označení pro své kopie.

Příklad: Nepojmenujte to „Kopie 1“, ale pojmenujte to podle účelu nebo příjemce, například „Kopie pro Fabia“. Tím si udržíte přehled o svých souborech.

Máte dokonce možnost udělit přístup k kopii určitému uživateli. Pokud máte několik uživatelů, můžete každému udělit individuální přístup. To usnadní správu více verzí stejného dokumentu, zatímco každý může upravovat svou část.

V dalším kroku budete dotázáni, do které složky chcete nový dokument umístit. Můžete vybrat existující složku nebo vytvořit novou, například „Kopie“. To je zvláště užitečné k pořádání dokumentů.

Je to skvělý způsob, pokud spolupracujete s různými lidmi na projektech, protože můžete zajistit, že každý má přístup pouze k souborům, které jsou určeny pro něj.

Stažení dokumentu

Nyní přichází část, kdy si můžete stáhnout svůj dokument. K tomu znovu jděte do nabídky „Soubor“. Tam najdete výběr možností. Vyberte možnost „Stáhnout“, která vám nabízí různé formáty.

Jednou z nejčastějších možností je stáhnout dokument jako dokument Microsoft Word. Pokud je vaším cílem upravovat dokument mimo Google Dokumenty, je to vynikající volba. Systém dokument uloží pod názvem, jaký má, stejně jako jste ho pojmenovali v Google Dokumentech.

Pokud nemáte k dispozici Microsoft Word, můžete dokument nadále upravovat v Google Docs nebo pouze uložit online. Pro mnoho uživatelů je výhodné mít místní kopii, kterou lze snadno sdílet nebo upravit bez připojení k internetu.

Kromě Microsoft Word můžete dokument stáhnout i v různých dalších formátech, jako je například PDF, formát Open Document nebo dokonce HTML. Tato škála formátů vám umožňuje vybrat si pro každou požadavku vhodný formát.

Pokud například píšete ebook, je rozumné stáhnout svůj dokument jako HTML. Obvykle používám PDF pro zasílání třetím stranám, protože je to formát, který umožňuje nejmenší změny.

Odeslání dokumentu e-mailem

Další možností, kterou máte k dispozici, je odeslání vašeho dokumentu e-mailem. Můžete to udělat také prostřednictvím nabídky „Soubor“. Pokud zvolíte funkci E-mail, otevře se nové okno, do kterého můžete přidat příjemce, jako v našem příkladu "Fabio".

Zde máte možnost dokument vložit přímo do e-mailu nebo jej zaslat jako přílohu. Pokud celý dokument zašlete jako přílohu, doporučuji použít formát PDF. Takto dostane příjemce kopii, kterou nebude moci upravit.

Pokud však tvůj příjemce potřebuje dokument v upravitelném formátu, pošli ho jako dokument ve formátu Word. V každém případě můžeš s těmito možnostmi flexibilně pracovat.

Shrnutí

V této příručce jsi se naučil, jak kopírovat, stahovat a odesílat dokumenty pomocí aplikace Google Docs. Proces je jednoduchý a díky různým dostupným formátům můžeš zajistit, že tvůj soubor splňuje požadavky, ať už pro spolupráci nebo pro osobní účely.