Moderní trendy a technologické vývoje stále mění mnoho věcí, na které jsme zvyklí. Jedním z těchto změn je zaslání žádosti emailem, které se stalo důležitým krokem v procesu hledání práce a zaměstnání. Společnosti dokonce preferují zasílání žádostí emailem, protože tím odpadá krok zasílání žádostí poštou zpět při zamítnutí.

Při zasílání žádosti emailem je důležité dodržet několik věcí. Správné formátování a zaslání žádosti mohou významně ovlivnit první dojem, který si zaměstnavatel udělá o tobě. V e-mailu s vaší žádostí se každý detail počítá, od předmětu až po správné přílohy.

Proč je důležité zaslat žádost emailem co nejpřesněji?

Korektní zaslání žádosti emailem je úvod k úspěšnému hledání práce. Za prvé tím dokazuješ, že si všímaš detailů a jsi schopen/a dodržovat instrukce od začátku. Zaměstnavatelé oceňují uchazeče, kteří pečlivě plní úkoly a umí přesně reagovat na požadavky. Za druhé dobře napsaný dopis prokazuje, že tvé hledání práce řešíš vážně a profesionálně. Zaměstnavateli to signalizuje, že si skutečně o pozici zajímáš a jsi ochoten/a vynaložit čas a úsilí do přípravy své žádosti.

První dojem zaměstnavatele vzniká hned, jak otevřeš svou e-mail. Předmět e-mailu, uvítání, obsah a podpis poskytují obraz o tobě ještě před tím, než zaměstnavatel přečte tvůj životopis a dopis. Špatně navržený nebo nedbalý e-mail může vést k negativnímu dojmu, i když tvoje kvalifikace a zkušenosti odpovídají požadavkům na pozici. Proto je správné zaslání žádosti emailem klíčem k úspěšnému zahájení interakce s potenciálním zaměstnavatelem. Jak na to správně, prozradím ti v následujícím textu.

Struktura žádosti emailem

1. Příjemce e-mailu
2. Skrytá kopie
3. Předmět e-mailu
4. Text dopisu
5. Přiložené soubory

Důležité!

• PDF: Preferovaný formát pro dokumenty. PDF si zachovávají formátování a lze je otevřít na všech zařízeních.
• DOC/DOCX: Stále přijatelné, ale PDF je lepší, aby se předešlo problémům s formátováním.
• Omezení velikosti: Celková velikost všech příloh by neměla přesáhnout 5–10 MB. Některé společnosti stanovují své vlastní limity, které mohou být uvedeny v inzerátu. Jen si pamatuj, že mnoho e-mailových schránek nepřepustí e-maily s přílohami většími než 10 MB.

Naše jasná doporučení směřují k formátu PDF, protože ne všichni mají nainstalovaný Microsoft Word a stylové problémy jsou možné. Pokud například vložíš do svého dokumentu v Wordu písma, která tvůj příjemce nemá nainstalované, budou v dokumentu nahrazena. To může zničit rozložení. U PDF dokumentu se to nestane. Zaručuje se tak stejné rozložení na všech zařízeních a systémech.

Příprava žádosti emailem

Příprava žádosti emailem vyžaduje péči a pečlivý přístup k procesu. Před odesláním dokumentů se ujisti, že znáš všechny požadavky zaměstnavatele. Patří sem formáty souborů, názvy souborů a obsah. Je důležité, abys bral/a všechny specifické pokyny v úvahu, které jsou uvedeny v pracovním inzerátu. Splníš-li tyto požadavky, ukazuješ, že jsi zodpovědný/á a umíš dodržovat pokyny. Navíc správná příprava dokumentů zvyšuje šance na úspěch, protože zaměstnavatel hodnotí nejen obsah, ale i formu žádosti.

Prozkoumání požadavků zaměstnavatele

Tento krok je mimořádně důležitý, protože správné splnění všech požadavků ukazuje, že jsi zodpovědný/á a pozorný/á. Tento proces zahrnuje následující kroky:

E-mailové texty pro vaši žádost o práci - čtyři vzory pro vás

Návrh 1 - profesionální a přirozený:

Předmět: Žádost o pozici [Název pozice] - [Vaše jméno]

Vážená paní/Vážený pane [Jméno],

Zasílám vám své přihlášky na pozici [Název pozice] ve vaší společnosti. S velkým zájmem jsem si pročetl/a vaši inzerci a jsem přesvědčen/a, že mé kvalifikace a zkušenosti skvěle odpovídají požadavkům této pozice.

Ve přiložených dokumentech najdete můj životopis, motivační dopis a mé osvědčení. Těším se na možnost osobního setkání a zůstávám

S přátelským pozdravem

[Vaše jméno]

Návrh 2 - profesionální a klasický:

Předmět: Žádost o pozici [Název pozice] - [Vaše jméno]

Vážená paní/Vážený pane [Jméno],

S tímto e-mailem žádám o pozici, kterou jste vyhlásil/a jako [Název pozice]. V příloze naleznete mé kompletní přihlašovací podklady, obsahující životopis, motivační dopis a relevantní osvědčení.

Jsem velmi zaujat/a prací ve vaší společnosti a těším se na příležitost osobního představení. Pro případné dotazy jsem vám samozřejmě k dispozici kdykoliv.

S pozdravem

[Vaše jméno]

Návrh 3 - kreativní a chytrý

Předmět: Váš nový [Název pozice] na vás čeká!

Ahoj paní/pane [Jméno],

Jsem [Vaše jméno] a vaše inzerce mne okamžitě nadchla! Jako nadšený [Název pozice] přináším přesně to, co hledáte. V příloze najdete mé žádosti, které doufám, že vás stejně přesvědčí jako mne vaše inzerát.

Těším se, až vám osobně ukážu, proč jsem ideálním kandidátem pro tuto pozici.

Srdečné pozdravy

[Vaše jméno]

Návrh 4 - kreativní a odvážný

Předmět: Žádost o pozici [Název pozice] - Dokonalý kandidát je připraven!

Vážená paní/Vážený pane [Jméno],

Co vznikne, když se setkají vášeň a kompetence? Moje žádost o práci ve vaší firmě! Posílám vám své podklady na otevřenou pozici [Název pozice], kterou jsem s velkým nadšením objevil/a na vašem kariérním webu.

Se těším, až budu moct přinést své dovednosti a nápady do vašeho týmu a doufám, že se brzy osobně setkáme.

Nejlepší pozdravy

[Tvé jméno]

Dbejte na to, abyste text upravili podle své osobnosti a firemní kultury.

E-mailová adresa, na kterou se má poslat žádost

Jméno e-mailové adresy, kterou používáte k odesílání vaší žádosti, je velmi důležité a může ovlivnit první dojem zaměstnavatele. Měla by být profesionální, jednoduchá a v souladu s obecně uznávanými standardy obchodní komunikace. Mějte na paměti následující:

Profesionalita

Nejlepší je, když použijete své křestní a příjmení. Například: „alex.schmitt@example.com“ nebo „anna.komarrmann@example.com“. Tato adresa vypadá profesionálně a umožňuje zaměstnavateli snadné rozpoznání vás.

Vyhýbejte se informálním nebo příliš kreativním prvkům ve svém e-mailovém titulku. Například adresy jako "cooldude@example.com" nebo "princess_123@example.com" působí neprofessionálně a mohou zanechat negativní dojem.

Jednoduchost a čitelnost

Váš e-mailový název by měl být co nejjednodušší a snadno zapamatovatelný.

Použijte své celé jméno nebo jednoznačnou zkratku.

Například: „a.schmitt@example.com“ nebo „a.komarrmann@example.com“.

Používejte interpunkční znaménka jako tečky a pomlčky, aby byla adresa lépe čitelná.

Například: „alex.schmitt@example.com“ vypadá lépe než „alexschmitt@example.com“.

Žádné zbytečné znaky

Vyhýbejte se číslům nebo speciálním znakům, pokud je to možné. Můžou způsobit, že adresa bude obtížnější k přečtení a zapamatování nebo umožní chybné interpretace

Například adresa „anna.komarrmann1991@example.com“ vypadá hůře než „anna.komarrmann@example.com“.

V Německu by „anna.komarrmann88@example.com“ z důvodu "88" mohlo být problematické. Může to naznačovat datum narození, ale také může být chápáno jako zkratka pro pravicové pozadí (H = 8 ... osmý písmeno abecedy. 88 je běžnou zkraťkou v nacistické scéně v Německu).

Použití profesionálních domén

Používejte známé a profesionální domény, jako je „gmail.com“, „outlook.com“ nebo „yahoo.com“. Tím získá e-mailová adresa další důvěryhodnost. Například: „a.schmitt@gmail.com“.

Vyhýbejte se používání domén, které by mohly působit podezřele nebo neprofessionálně. Například „anna.komarrmann@coolmail.com“ může působit méně seriozně.

Vyberte si, že volba správného e-mailového názvu pro vaši žádost je součástí profesionální komunikace. Profesionální, jednoduchá a čitelná e-mailová adresa může pomoci udělat pozitivní dojem na zaměstnavatele a zvýšit vaše šance na úspěch.

Co byste měli brát v potaz při odesílání žádosti e-mailem

Připravte si pro odeslání žádosti e-mailem všechny potřebné dokumenty pro žádost - váš životopis, motivační dopis a další dokumenty, jako jsou osvědčení a reference. Všechny dokumenty by měly být uloženy ve formátu PDF, aby bylo zajištěno, že jsou správně formátovány a zobrazovány tak, jak jste je vytvořili. Takto můžete zajistit, že dokumenty budou na různých zařízeních zaměstnavatele správně otevřeny.

Jak správně přiložit soubory

1. Připojte soubory k e-mailu: Otevřete svůj e-mailový program a vytvořte nový e-mail. Klepněte na tlačítko Připojit soubor nebo na odpovídající symbol ve vašem e-mailovém programu. Vyberte PDF soubory z vašeho počítače a připojte je k e-mailu.
2. Zkontrolujte přílohy: Poté, co jste připojili soubory, ještě jednou zkontrolte, zda obsahují všechny potřebné dokumenty. Ujistěte se, že nejsou žádné další nebo irelevantní soubory.

Kontrola před odesláním e-mailu

1. Kontrola e-mailu: Zkontrolujte e-mail na chyby v pravopisu a gramatice. Ujistěte se, že všechny údaje (e-mailová adresa zaměstnavatele, předmět e-mailu, text e-mailu) jsou správné a že e-mail vypadá profesionálně.
2. Testovací odeslání: Než pošlete svou žádost zaměstnavateli, pošlete si testovací e-mail sám sobě. Tak můžete zkontrolovat, jak budou dokumenty a text e-mailu vypadat u příjemce. Ujistěte se, že soubory jsou správně otevírány a že vše je zobrazeno správně.
3. Zeptejte se svých přátel na názor: Pošlete e-mail přátelům nebo kolegům a požádejte je, aby ho zhodnotili z pohledu zaměstnavatele. Jejich komentáře a dojmy vám mohou pomoci odhalit detaily, které byste mohli přehlédnout.

Posílání žádosti zaměstnavateli

Po kontrole vaší korespondence a získání zpětné vazby od přátel nebo kolegů můžete své dokumenty s jistotou poslat zaměstnavateli. Ujistěte se, že e-mailová adresa a jméno příjemce, stejně jako název společnosti, jsou napsány správně a že všechny dokumenty jsou připojeny.

Časté chyby při odesílání žádosti zaměstnavateli

Každý detail je důležitý při odesílání žádosti e-mailem, protože už ten nejmenší omyl může ovlivnit první dojem zaměstnavatele a celkový výsledek vaší žádosti. I když jsou vaše kvalifikace dokonale přizpůsobeny požadavkům na pracovní pozici, nedbalost může vést k negativnímu výsledku.

Které jsou tedy nejčastější chyby, které uchazeči dělají při odesílání žádosti e-mailem?

Špatný formát souboru

Nejběžnější chybou je odesílání dokumentů ve formátech, které jsou obtížné nebo nemožné otevřít. Dokumenty by měly být ve formátu PDF, protože tento formát udržuje formátování a je snadno otevíratelný na každém zařízení. Zaměstnavatel možná nemá potřebný software k otevření určitých formátů souborů, což může způsobit, že vaše dokumenty nejsou čitelné. Před odesláním si proto ověřte, že všechny dokumenty jsou uloženy ve formátu PDF. Pošlete si pak testovací e-mail sám sobě, abyste se ujistili, že soubory jsou správně otevřeny. Neposílejte ani komprimované soubory ve formátu ZIP nebo RAR. Firewally firem přímo blokují tyto e-maily.

Špatný předmět e-mailu

Při psaní předmětu vaší žádosti e-mailem je důležité být přesný a informativní. Dobrý předmět obsahuje vaše jméno a konkrétní pozici, na kterou se ucházíte. Pokud je k dispozici, měl by být uveden i referenční číslo inzerátu o volné pracovní pozici. To usnadňuje zaměstnavateli zařazení vaší žádosti a ukazuje, že jste se pečlivě seznámili s inzerátem na pracovní pozici.

Vyhněte se obecným nebo nejasným předmětům jako „Dotaz na váš inzerát o pracovním místě“. Ty nedávají zaměstnavateli konkrétní informace a mohou vést k přehlédnutí vaší žádosti. Místo toho by měly být předměty vždy specifické a relevantní, jako například „Žádost o práci jako manažer marketingu – Jan Novák“ nebo "Žádost o vaši pracovní pozici: vedoucí projektu (referenční číslo 12345) – Jana Nováková“.

Pozitivní příklady:

1. Žádost o práci jako manažer marketingu - Jan Novák
2. Iniciativní žádost o práci jako programátor - Anna Nováková
3. Žádost o vaši pracovní pozici: vedoucí projektu (referenční číslo 12345) – Jana Nováková
4. Žádost o místo na výcvik mediálního designéra - Jan Novák
5. Žádost o stáž v oblasti lidských zdrojů - Jana Nováková

Negativní příklady:

1. Žádost
2. Práce
3. Dotaz na váš inzerát o pracovním místě
4. Životopis Jana Nováka
5. Zájem o volné pracovní místo

Chyby v textu e-mailu

Pamatujte, že bez ohledu na zvolenou metodu, překlepy a gramatické chyby ve vašich e-mailech, i ve vaší inzerci, zanechávají dojem nedbalosti a nepozornosti. Podkopávají důvěru zaměstnavatele ve vaši profesionální kompetenci. Před odesláním e-mailu použijte automatickou kontrolu pravopisu ve vašem textovém editoru. Přečtěte si text několikrát nebo požádejte někoho jiného, aby ho zkontroloval.

Chybějící nebo nesprávně připojené dokumenty

Někdy se může stát, že dokumenty chybí nebo jsou nesprávně připojeny. Chybějící potřebná dokumentace může vést k automatickému odmítnutí vaší žádosti. Poté, co jste soubory připojili, zkontrolujte znovu, zda jsou všechny potřebné dokumenty připojeny. Zašlete si testovací e-mail sám sobě, abyste se ujistili, že všechny soubory jsou správně připojeny a otevřeny.

Špatná e-mailová adresa příjemce

Jednoduchá chyba jako zadání špatné e-mailové adresy může způsobit, že e-mail nedorazí k správnému příjemci. To znamená, že nedosáhne zaměstnavatele a ztratíš tak šanci na práci. Před odesláním bys měl(a) při vyplňování pole pro příjemce pečlivě zkontrolovat vícekrát. Je nejlepší, pokud adresu z inzerátu zkopíruješ, abys se vyvaroval(a) chyb.

Nekorektní oslovení

Pokud neznáš konkrétního kontaktního partnera, začni s "Vážené dámy a pánové". Je ideální se informovat o správném kontaktním partnerovi. V menších společnostech je často to ředitel. Ve větších společnostech jsou zodpovědní za personál. Stačí jeden telefonát a zjistíš správnou osobu, které bys měl(a) adresovat. Pečlivě si dej pozor, aby bylo jméno napsáno správně. Nejlépe to zkontroluj tím, že si údaje ještě jednou srovnáš s informacemi z webových stránek.

Nejhorší oslovení, které jsme zažili v naší společnosti při přijímání žádostí o zaměstnání, bylo "Ahoj," bez jakéhokoli kontaktního partnera.

Použij neformální e-mailovou adresu

Neprofesionální e-mailová adresa jako např. "cooldude123@example.com" může u mnoha zaměstnavatelů zanechat negativní dojem. Může být vnímána jako znak neodbornosti a nedostatečné serióznosti. Také může vyvolat myšlenku, že se jedná o spamovou zprávu. Dávej pozor, abys používal(a) profesionální e-mailovou adresu s tvým jménem, například "alex.schmitt@example.com".

Chybějící zakončení

Chybějící podpis v textovém poli e-mailu může dát dojem, že e-mail je méně oficiální a neúplný. Navíc může takový zdánlivě nepodstatný detail u zaměstnavatele vzbudit dojem nedbalé komunikace. V obchodní e-mailové korespondenci vždy přidej zdvořilý podpis na konec svého e-mailu, například "S pozdravem, [tvé jméno]".