Personální oddělení zní suché a je proto často podceňováno, i když sehrává klíčovou roli v úspěchu firmy. Velká část úspěchu firmy závisí na efektivním řízení a rozvoji zaměstnanců, což přesně je úkolem personálního oddělení. Tento obor se stará o to, že jsou správní zaměstnanci najati, vyvíjeni a motivováni k dosažení firemních cílů. Bez dobrého fungujícího personálního oddělení by firma nemohla efektivně fungovat, protože zaměstnanci jsou ti, kteří tvoří skutečnou hodnotu.

Personální oddělení: Co to je?

Personální oddělení je systém pro řízení personálních zdrojů firmy. Zahrnuje všechny procesy spojené s nábor, rozvojem, motivací a udržením zaměstnanců. Hlavním cílem personálního oddělení je zajištění, že firma disponuje potřebnými odborníky k dosažení svých strategických cílů.

Jednoduše řečeno, personální oddělení dohlíží na to, aby firma měla správné zaměstnance na správných pozicích. Pokud například vzniká nové pracovní místo, je personální oddělení zodpovědné za nalezení vhodných kandidátů, vedení pohovorů a nástup nových zaměstnanců. Tento obor dále dbá na to, aby se zaměstnanci dále rozvíjeli v souladu s potřebami firmy, byli adekvátně odměňováni a pracovali v příjemném pracovním prostředí.

Personální oddělení a personální oddělení

Personální oddělení je obecný pojem, který zahrnuje celé spektrum správy zaměstnanců, zatímco personální oddělení je specifická část tohoto spektra. Personální oddělení je zodpovědné za operační úkoly, jako je vedení pohovorů, tvorba pracovních smluv a správa platů. Personální oddělení zahrnuje i strategické úkoly, jako je dlouhodobé plánování zaměstnanců, rozvoj zaměstnanců a řízení firemní kultury.

Například personální oddělení plánuje dlouhodobé cíle firmy v oblasti rozvoje zaměstnanců, zatímco personální oddělení tyto plány provádí, organizuje školení a vedou se kariérní rozhovory s zaměstnanci.

Anglické pojmy jako Human Resources (HR) nebo Human Resource Management (HRM) mají podobný význam jako personální oddělení. Tyto termíny jsou často používány synonymně, i když „Human Resources“ je mezinárodněji rozšířený, zatímco „personální oddělení“ je častější v německy mluvícím prostředí.

Úkoly personálního oddělení

Personální oddělení prokazuje svou roli ve firmě tím, že se ujímá široké škály úkolů, které mají za cíl efektivní řízení zaměstnanců a úspěšné vedení firmy. Zde jsou detaily hlavních oblastí úkolů personálního oddělení:

1. Získávání zaměstnanců (Nábor): Tento úkol začíná identifikací potřeby zaměstnanců a zahrnuje zveřejňování pracovních inzerátů, výběr a hodnocení uchazečů a vedení pohovorů. Cílem je přilákat nejlepší talenty do firmy. To neznamená pouze hledání nových zaměstnanců, ale také pečlivou analýzu, jaké kvalifikace a dovednosti jsou potřebné pro otevřené pozice. Personální oddělení hraje také klíčovou roli v onboardingové fázi, aby se noví zaměstnanci rychle integrovali a stali se produktivními.
2. Vývoj zaměstnanců (Rozvoj zaměstnanců): Kontinuální vzdělávání a rozvoj zaměstnanců je centrálním úkolem personálního oddělení. To zahrnuje plánování a realizaci školicích programů, seminářů a workshopů, které zaměstnancům pomáhají zlepšit své odborné dovednosti. Personální oddělení podporuje také plánování kariéry tím, že nabízí možnosti profesního rozvoje a doprovází zaměstnance v jejich kariéře. Cílem je podporovat zaměstnance tak, aby nejen lépe plnili své současné úkoly, ale byli připraveni i na budoucí výzvy ve firmě.
3. Hodnocení výkonů (Řízení výkonů): Pravidelná hodnocení výkonnosti zaměstnanců je nezbytná k identifikaci silných a slabých stránek zaměstnanců. Personální oddělení vyvíjí a implementuje systémy hodnocení, které umožňují spravedlivé a transparentní hodnocení. Na základě těchto hodnocení se vytvářejí individuální plány rozvoje, aby se zvýšila výkonnost zaměstnanců a byli aktivně podporováni. To zahrnuje také identifikaci potenciálních špičkových zaměstnanců ve firmě, kteří se hodí do vyšších pozic, a odpovídající plánování jejich kariérního rozvoje.
4. Udržení zaměstnanců (Udržení zaměstnanců): Jednou z největších výzev pro personální oddělení je zvyšování spokojenosti a věrnosti zaměstnanců, aby se minimalizovala fluktuace. Personální oddělení vyvíjí strategie, které podporují pozitivní pracovní prostředí a nabízí atraktivní pobídky, jako jsou flexibilní pracovní doby, zdravotní programy nebo vzdělávací nabídky. Další důležitý aspekt je podpora firemní kultury, aby vytvořila pracovní prostředí, kde se zaměstnanci cítí oceněni a motivováni. Silné udržení zaměstnanců významně přispívá k stabilitě a efektivitě firmy.
5. Právo práce a dodržování pravidel: Dodržování pracovněprávních předpisů a interních směrnic je zásadním úkolem personálního oddělení. To zahrnuje dohled a správu pracovních smluv, zajištění dodržování pracovní doby a ochranu zdraví a bezpečnost na pracovišti. Personální oddělení musí zajistit, že všechny pracovněprávní požadavky jsou splněny, aby se minimalizovala právní rizika a zároveň bylo zajištěno bezpečné a férové pracovní prostředí pro všechny zaměstnance.
6. Personální správa (Správa HR): Mezi administrativní úkoly personálního oddělení patří výplaty, správa dovolených a vedení personálních spisů. Tyto úkoly jsou nezbytné pro plynulý chod firmy. Personální správa zajistí, že všechna data jsou správně zaznamenána a spravována, aby operativní procesy ve firmě probíhaly efektivně a bez problémů. Kromě toho hraje personální správa důležitou roli při organizaci zaměstnaneckých výhod a benefitů, stejně jako při vyřizování zaměstnaneckých dotazů a přání.

Rekrutování (Recruiting) jako jeden z hlavních úkolů personálního oddělení

Je běžné, že personální oddělení je hlavně zaneprázdněné hledáním a zaměstnáváním nových zaměstnanců. Nicméně právě kvůli tomu, že se jedná o jednu z nejviditelnějších úkolů personálního oddělení, má zvláštní význam, zvláště dnes, kdy v mnoha odvětvích chybí odborníci. Každý to cítí, když někdo odejde a nový kolega zaujme jeho místo. Někdy může situace dokonce být trochu nepříjemná, pokud je někdo propuštěn a ty musíš dočasně převzít jeho práci. Ale to jen ukazuje, jak aktuální je téma rekrutování v každodenním životě podniku.

Interní a externí rekrutování

Rekrutování zaměstnanců může probíhat dvěma způsoby: interně a externě. Oba způsoby mají své vlastní výhody a nevýhody.

• Interní rekrutování: Při interním rekrutování jsou otevřená místa v rámci podniku obsazena stávajícími zaměstnanci. Jedním z největších benefitů je, že zaměstnanci již znají firemní kulturu a mohou se rychleji zapojit do svých nových rolí. Navíc vyhlídka na povýšení motivuje zaměstnance k plnění svých úkolů s větším nasazením a vášní. Nevýhodou však může být, že počet kandidátů je omezený a možná ne vždy je vhodná osoba pro novou pozici k dispozici. A často se říká klišovitě: Pokud zůstaneš v podniku po absolvování učení, zůstaneš vždy učeňem. V přeneseném smyslu to znamená, že se musíš zvlášť profilovat, abys se zbavil své staré role a byl akceptován ve své nové roli.
• Externí rekrutování: Zde jsou noví zaměstnanci hledáni mimo podnik. To rozšiřuje okruh potenciálních kandidátů a umožňuje přinášet do podniku nové myšlenky a znalosti. Nicméně externí rekrutování je často časově náročnější a drahší prostřednictvím personálních poradců, headhunterů, portálů s pracovními nabídkami atd. Existuje také riziko, že noví zaměstnanci budou potřebovat více času na adaptaci v podniku.

Kde jsou hledáni noví zaměstnanci?

Začíná se hledáním na internetu. Platformy jako LinkedIn, XING nebo StepStone jsou některými z nejoblíbenějších míst, kde si personalisté hledají nové talenty. Tyto platformy nabízejí široký dosah a umožňují cíleně vyhledávat kandidáty s určitými kvalifikacemi. Navíc mnoho podniků využívá své vlastní kariérní stránky k výběru otevřených pozic a příjmu žádostí o zaměstnání.

Pokud je úkol složitý nebo je interní oddělení pro rekrutování přetížené, firmy často sahají po soukromých personálních agenturách. Tyto agentury jsou specializované na hledání a výběr kandidátů a obvykle úkol zvládnou efektivně, avšak za dodatečný poplatek. Náklady na tuto službu obvykle činí 10-30% ročního platu nově zaměstnaného pracovníka, v závislosti na složitosti hledání a pozici. Headhunter Heiko Mühle v rozhovoru s námi poskytuje náhled na náborové procesy avšak.

Takže je zřejmé, že rekrutování je sice jedním z nejznámějších úkolů personálního oddělení, ale zároveň jedním z nejnáročnějších a nejrozmanitějších.

Cíle personálního oddělení

Cíle personálního oddělení lze rozdělit do dvou hlavních kategorií: ekonomické a sociální cíle. Oba se úzce propojují a nakonec přispívají k dosažení hlavního cíle podniku - maximalizaci zisku.

Ekonomické cíle

Hlavním cílem personálního oddělení z ekonomického hlediska je udělat podnik ziskovým. To znamená, že personální oddělení musí zajistit, aby správní zaměstnanci byli ve správnou dobu na správném místě a pracovali efektivně a produktivně. Cílem je minimalizovat náklady a zároveň maximalizovat výkon. Konkrétně to znamená:

• Optimální plánování personálního nasazení: Zajištění, že všechna místa v podniku jsou vhodně obsazena a že jsou předejití nadbytečnému nebo nedostatečnému obsazení, aby byly sníženy zbytečné náklady.
• Šetrný vývoj zaměstnanců: Školicí a vzdělávací programy musí být navrženy tak, aby poskytly vysokou míru návratnosti investic (ROI) a umožnily zaměstnancům pracovat produktivněji.
• Účinné platové a benefitní struktury: Platové a benefitní struktury musí být navrženy tak, aby motivovaly zaměstnance, zároveň však musí být pro podnik ekonomicky udržovatelné.

Sociální cíle

Vedle ekonomických cílů má personální oddělení také sociální cíle, které si klade za cíl vytvořit pozitivní pracovní prostředí a podporovat pohodu zaměstnanců. To není pouze v zájmu zaměstnanců, ale nepřímo přispívá k dosažení ekonomických cílů, protože spokojení zaměstnanci jsou obvykle produktivnější a loajálnější. Sociálními cíli je:

• Podpora spokojenosti zaměstnanců: Vytvoření pracovního prostředí, kde se zaměstnanci cítí oceněni a dobře podporováni. Toho může být dosaženo flexibilními pracovními dobami, programy pro zdraví nebo otevřenou firemní kulturou.
• Podpora rovnováhy mezi prací a soukromím: Personální oddělení přispívá k redukci stresu a prevenci vyhoření prostřednictvím opatření, která zaměstnancům umožňují sladit pracovní a soukromý život.
• Zajištění rovných příležitostí a diverzity: Diverzitní a inkluzivní pracovní prostředí podporuje inovace a kreativitu. Personální oddělení je zodpovědné za to, aby byli všichni zaměstnanci spravedlivě zacházeni a měli stejné šance, bez ohledu na pohlaví, původ, sexuální orientaci nebo jiné osobní charakteristiky.

I když se tyto sociální cíle zdají být primárně ve prospěch zaměstnanců, nakonec podporují nadřazený ekonomický cíl společnosti. Harmonické a podporující pracovní prostředí přispívá ke snížení fluktuace a dlouhodobému vázání zaměstnanců na společnost, což zase šetří náklady a zvyšuje efektivitu.

Nakonec lze říci, že personální oddělení není pouze správcem zaměstnanců, nýbrž zastává strategickou roli, která významně přispívá k úspěchu společnosti. Personální oddělení zajišťuje, že společnost je zisková a zároveň vytváří firemní kulturu, kde se každý může vidět sám sebe v atraktivním pracovním prostředí.

Můj závěr pro vás

I když si někteří kolegové možná myslí, že personální oddělení je oblast, kde se toho moc neděje, realita je úplně jiná. Práce v personálním oddělení je komplexní a vyžaduje vysokou kvalifikaci, rozsáhlé znalosti a mnoho zkušeností v sociální interakci s lidmi. Tato oblast zajišťuje, že společnost běží hladce tím, že dostává správné lidi na správná místa a pečuje o jejich neustálý rozvoj a motivaci.

Představte si společnost jako auto: Viditelné části jako volant nebo kola jsou zaměstnanci, kteří posouvají společnost vpřed. Ale personální oddělení je jako olej a benzín v vozidle, díky němuž vše funguje jako vymazáno. Bez těchto látek auto nedojede daleko – stejně jako společnost bez silného personálního oddělení.

Jste vážený čtenáři, vděční, že jste dočetl a přejeme vám mnoho úspěchů ve vaší práci!