Moderne tendenser og teknologiske udviklinger ændrer i stigende grad mange af de ting, vi er vant til. En af disse ændringer er indsendelse af en ansøgning via e-mail, som er blevet en vigtig del af jobsøgningsprocessen. Virksomheder foretrækker endda ansøgninger via e-mail, fordi det eliminerer behovet for at sende ansøgningsmappen retur med post, hvis man bliver afvist.
Der er nogle ting, der skal overvejes, når en ansøgning sendes som e-mail. Korrekt formatering og afsendelse af ansøgningen kan væsentligt påvirke det første indtryk, en arbejdsgiver får af dig. I en e-mail med dine ansøgningsdokumenter er hvert detalje vigtigt, lige fra emnelinjen til de korrekte vedhæftninger.
Indholdsfortegnelse
Hvorfor er det vigtigt at indsende en ansøgning via e-mail så korrekt som muligt?
Den korrekte indsendelse af en ansøgning via e-mail er starten på en vellykket jobsøgning. For det første viser det, at du er opmærksom på detaljer og i stand til at følge instruktioner fra starten. Arbejdsgivere værdsætter ansøgere, der udfører opgaver omhyggeligt og kan reagere præcist på krav. For det andet viser et velskrevet ansøgningsskrivelse, at du tager din jobsøgning alvorligt og professionelt. Det signalerer til arbejdsgiveren, at du virkelig er interesseret i stillingen og er villig til at investere tid og kræfter i forberedelsen af din ansøgning.
Arbejdsgiverens første indtryk dannes, så snart han åbner din e-mail. Emnelinjen, hilsenen, indholdet og signatur giver et billede af dig, før arbejdsgiveren læser din cv og ansøgning. En dårligt udformet eller slurvet skrevet e-mail kan skabe et negativt indtryk, selvom dine kvalifikationer og erfaringer opfylder stillingens krav. Derfor er korrekt indsendelse af en ansøgning via e-mail nøglen til en succesfuld start på interaktionen med en potentiel arbejdsgiver. Jeg vil nu fortælle dig, hvordan du gør det korrekt.
Opbygning af en ansøgning via e-mail
- E-mail-modtager
- Skjult modtager
- E-mailens emne
- Ansøgningstekst
- Vedhæftede filer
Vigtigt!
- PDF: Foretrukket format til dokumenter. PDF-beholder formatering og kan åbnes på alle enheder.
- DOC/DOCX: Accepteret, men PDF foretrækkes for at undgå formateringsproblemer.
- Størrelsesbegrænsninger: Totalstørrelsen af alle vedhæftede filer bør ikke overstige 5-10 MB. Nogle virksomheder fastsætter egne grænser, som kan angives i stillingsopslaget. Bare husk, at mange postkasser ikke accepterer e-mails med vedhæftede filer større end 10 MB.
Vores klare anbefaling er PDF-formatet, da ikke alle bruger Microsoft Word, og problemer med stilarter kan opstå. Hvis du f.eks. bruger skrifttyper i dit Word-dokument, som din modtager ikke har installeret, bliver disse erstattet i dokumentet. Dette kan ødelægge layoutet. Dette sker ikke med et PDF-dokument. På alle enheder og systemer sikres det samme layout.
Forberedelse af en ansøgning via e-mail
Forberedelsen af en ansøgning via e-mail kræver omhu og en grundig tilgang til processen. Før du sender dokumenterne, skal du sikre dig, at du er bekendt med arbejdsgiverens krav. Dette inkluderer filformater, filnavne og indhold. Det er vigtigt, at du tager hensyn til alle specifikke instruktioner, der er angivet i jobopslaget. Ved at opfylde disse krav viser du, at du er ansvarsbevidst og i stand til at følge instruktioner. Desuden øger korrekt forberedelse af dokumenterne dine chancer for succes, da arbejdsgiveren ikke kun vurderer indholdet, men også formen på ansøgningen.
Undersøgelse af arbejdsgiverens krav
Dette trin er yderst vigtigt, da korrekt opfyldelse af alle krav viser, at du er ansvarsbevidst og opmærksom. Denne undersøgelse omfatter følgende trin:
- Analyser jobopslaget
Læs jobopslaget grundigt. Det kan indeholde specifikke krav til ansøgningen, f.eks. filformat, dokumentstruktur, krav til ansøgningsskrivelsen og andre detaljer. - Filformat
Arbejdsgivere angiver ofte det format, som dokumenterne skal sendes i. Det mest almindelige er PDF, da det bevarer formateringen af dokumenterne og er let at åbne på forskellige enheder. Sørg for, at alle dine filer er gemt i det korrekte format. - Filnavn
Også navngivningen af filerne kan være vigtig. Arbejdsgivere kan kræve en bestemt navngivningskonvention for at lette organiseringen af dine ansøgninger. For eksempel: "Fornavn-Efternavn_CV.pdf" for dit CV og "Fornavn-Efternavn_Ansøgning.pdf" for dit ansøgningsskrivelse. Hvis ikke noget er angivet, skal du samle alle siderne i et dokument og kalde det "Fornavn-Efternavn_Ansøgning.pdf" - Dokumentstruktur
Arbejdsgiveren kan have specifikke krav til dokumentstrukturen. Et CV bør f.eks. indeholde bestemte afsnit (kontaktoplysninger, uddannelse, arbejdserfaring, kompetencer) og et ansøgningsskrivelse bør være struktureret på en bestemt måde (indledning, hoveddel, afslutning). Læs kravene grundigt igennem og sørg for, at dine dokumenter opfylder disse kriterier. - Indholdet af e-mailen
Nogle arbejdsgivere stiller specifikke krav til indholdet af e-mailen, hvor du sender din ansøgning. Dette kan være bestemte formuleringer eller oplysninger, der skal inkluderes i e-mailen. Dette handler om den interne administration af din ansøgning, så den direkte kan videresendes til den rette kontaktperson. Sørg for at følge disse instruktioner for at efterlade et positivt indtryk. - Yderligere dokumenter
Ud over dit CV og ansøgningsskrivelse kan arbejdsgiveren bede om yderligere dokumenter, såsom anbefalinger, attester eller en mappe. Sørg for, at alle disse dokumenter er inkluderet i din ansøgning og at de opfylder kravene til format og filnavne. Hvis der ikke er angivet nogen specifikationer, skal du også sørge for, at du kombinerer disse dokumenter sammen med ansøgningsskrivelse og CV i ét dokument. Det er nemmere for modtageren at arbejde med én fil i stedet for at skulle åbne, læse, gemme osv. fem separate filer. - Tjek om alle dokumenter er til stede
Før du sender din e-mail, skal du kontrollere, at alle nødvendige dokumenter er vedhæftet. Manglende et af dokumenterne kan påvirke din ansøgning negativt.
Gennemgå arbejdsgiverens krav til ansøgningen, inden du sender den pr. e-mail, for at undgå fejl og efterfølgende forespørgsler.
Standardkrav til formatering og indhold af e-mails
Hvis jobopslaget ikke indeholder specifikke krav fra arbejdsgiveren til formatet og formen på den elektroniske svar, anbefales det at bruge et standard brevformat i A4-portræt eller A4-landskab i mere kreative brancher. Din e-mailtekst skal ikke være en direkte kopi af ansøgningsteksten, men henvise til den vedhæftede ansøgning.
- Emne: Emnet i din e-mail skal være klart og præcist. Det skal indeholde oplysninger om stillingen og dit navn. For eksempel: "Ansøgning som [stilling] - [dit navn]".
- Hilsen: Begynd din e-mail med en passende hilsen. Hvis du kender kontaktpersonens navn, så brug det (f.eks. "Kære fru Müller"). Hvis du ikke kender navnet, kan du bruge en generel hilsen (f.eks. "Kære damer og herrer").
- Introduktion: Præsenter dig kort og angiv, hvilken stilling du ansøger om.
- Hoveddel: Beskriv kort dine færdigheder og erfaringer, der matcher stillingens krav. Omtal at du har vedlagt dit CV, din motiverede ansøgning og andre dokumenter.
- Afslutning: Tak for at de vil overveje din ansøgning, og ser frem til at høre fra dem. Afslut brevet med en standardformulering som "Med venlig hilsen" og tilføj dit navn.
Vigtigt! Hele e-mailteksten må ikke være længere end 10 linjer. Brug korte og klare sætninger. Strukturér din tekst, så den er nemmere at læse.
E-mailtekster til din ansøgning - fire eksempler til dig
Forslag 1 - professionelt og naturligt:
Emne: Ansøgning som [jobtitel] - [dit navn]
Kære fru/herr [navn],
Vedlægger jeg hermed mine ansøgningsdokumenter til stillingen som [jobtitel] i din virksomhed. Jeg har med stor interesse læst din jobopslag og er overbevist om, at mine kvalifikationer og erfaringer passer perfekt til denne stillings krav.
I de vedhæftede dokumenter vil du finde mit ansøgningsskrivelse, mit CV og mine attester. Jeg ser frem til muligheden for at præsentere mig personligt for dig og forbliver
med venlig hilsen
[Dit navn]
Forslag 2 - professionelt og klassisk:
Emne: Ansøgning til stillingen [jobtitel] - [dit navn]
Kære fru/herr [navn],
Jeg ansøger hermed om stillingen som [jobtitel], som du har slået op. I vedhæftet fil finder du mine komplette ansøgningsdokumenter, bestående af ansøgningsskrivelse, CV og relevante attester.
Jeg er meget interesseret i at arbejde i din virksomhed og ser frem til muligheden for at præsentere mig personligt for dig. Jeg er selvfølgelig til rådighed for spørgsmål.
Med venlig hilsen
[Dit navn]
Forslag 3 - kreativt og smart
Emne: Din nye [jobtitel] venter på dig!
Hej fru/herr [navn],
Jeg er [dit navn] og dit jobopslag har straks fanget min interesse! Som en passioneret [jobtitel] har jeg præcis det, du leder efter. Vedlagt finder du mine ansøgningsdokumenter, som forhåbentlig vil overbevise dig lige så meget som din annonce gjorde mig.
Jeg ser allerede frem til at vise dig personligt, hvorfor jeg er den perfekte person til denne stilling.
Hjertelige hilsener
[Dit navn]
Forslag 4 - kreativt og modigt
Emne: Ansøgning som [jobtitel] - Den perfekte kandidat er klar!
Kære fru/herr [navn],
Hvad sker der, når lidenskab møder kompetence? Min ansøgning til din virksomhed! Vedlagt sender jeg mine dokumenter til den ledige stilling som [jobtitel], som jeg med stor entusiasme opdagede på din karriereside.
Jeg ser frem til at bidrage med mine evner og ideer til dit team, og håber at vi snart kan mødes personligt.
Bedste hilsener
[Dit navn]
Sørg for at tilpasse teksten efter din personlighed og virksomhedskulturen.
E-mail-adresse, som ansøgningen skal sendes til
Navnet på e-mail-adressen, du bruger til at sende din ansøgning, er meget vigtig og kan påvirke arbejdsgiverens første indtryk. Den bør være professionel, enkel og i overensstemmelse med almindeligt accepterede standarder for forretningskommunikation. Overvej følgende:
Professionalisme
Det er bedst at bruge dit fornavn og efternavn. For eksempel: "alex.schmitt@example.com" eller "anna.komarrmann@example.com". Denne adresse ser professionel ud og gør det nemt for arbejdsgiveren at identificere dig.
Undgå at bruge uformelle eller for kreative elementer i din e-mail-titel. For eksempel ser adresser som "cooldude@example.com" eller "princess_123@example.com" uprofessionelle ud og kan give et negativt indtryk.
Enkelhed og læselighed
Din e-mail-adresse bør være så enkel og let at huske som muligt.
Brug dit fulde navn eller en tydelig forkortelse.
For eksempel: "a.schmitt@example.com" eller "a.komarrmann@example.com".
Brug tegn såsom punktummer og bindestreger for at gøre adressen mere læselig.
For eksempel: "alex.schmitt@example.com" ser bedre ud end "alexschmitt@example.com".
Ingen unødvendige tegn
Undgå at bruge tal eller specialtegn, når det er muligt. Det kan gøre adressen sværere at læse og huske eller tillade forkerte fortolkninger.
For eksempel ser "anna.komarrmann1991@example.com" værre ud end "anna.komarrmann@example.com".
I Tyskland kan "anna.komarrmann88@example.com" være problematisk på grund af 88. Det kan henvise til fødselsdatoen, men det kan også fortolkes som en forkortelse for en højreorienteret baggrund (H = 8 ... det ottende bogstav i alfabetet. 88 er en velkendt forkortelse for "H .. L H .... r" i Tyskland).
Brug af professionelle domæner
Brug anerkendte og professionelle domæner som "gmail.com", "outlook.com" eller "yahoo.com". Det giver e-mail-adressen ekstra troværdighed. For eksempel: "a.schmitt@gmail.com".
Undgå at bruge domæner, der kan se mistænkelige eller uprofessionelle ud. For eksempel kan "anna.komarrmann@coolmail.com" virke mindre seriøst.
Husk, at valget af den rigtige e-mail-adresse til din ansøgning er en del af professionel kommunikation. En professionel, simpel og læsbar e-mail-adresse hjælper med at gøre et positivt indtryk på arbejdsgiveren og øger dine succesmuligheder.
Hvad du ellers bør være opmærksom på, når du sender en ansøgning via e-mail
Forbered alle nødvendige dokumenter til ansøgningen pr. e-mail - dit CV, din motivationsbrev og yderligere dokumenter som certifikater og referencer. Alle dokumenter skal gemmes i PDF-format for at sikre, at de formateres korrekt og vises som du har oprettet dem. Dette sikrer, at dokumenterne åbnes korrekt på arbejdsgiverens forskellige enheder.
Sådan vedhæftes filer korrekt
- Vedhæft filer til en e-mail: Åbn din e-mail-applikation og skriv en ny e-mail. Klik på knappen Vedhæft fil eller på det tilsvarende symbol i din e-mail-applikation. Vælg PDF-filer fra din computer og vedhæft dem til din e-mail.
- Tjek vedhængene: Efter at have vedhæftet filerne, skal du dobbelttjekke, om alle nødvendige dokumenter er inkluderet. Forsikre dig om, at der ikke er nogen ekstra eller irrelevante filer.
Undersøg før du sender en e-mail
- Endelig kontrol af e-mailen: Tjek e-mailen for stave- og grammatikfejl. Sørg for, at alle data (arbejdsgiverens e-mailadresse, emnefeltet, e-mailens tekst) er korrekte, og at e-mailen ser professionel ud.
- Testforsendelse: Inden du sender din ansøgning til arbejdsgiveren, send en test-e-mail til dig selv. På den måde kan du kontrollere, hvordan dokumenterne og e-mailens tekst vil se ud for modtageren. Sørg for, at filerne åbnes korrekt, og at alt vises korrekt.
- Bed dine venner om deres mening: Send e-mailen til venner eller kolleger og bed dem se den fra arbejdsgiverens perspektiv. Deres kommentarer og indtryk kan hjælpe dig med at opdage detaljer, som du måske har overset.
Send ansøgningen til arbejdsgiveren
Efter at have kontrolleret din skrivelse og modtaget feedback fra venner eller kolleger, kan du trygt sende den til arbejdsgiveren. Sørg for, at modtagerens e-mailadresse, navn samt virksomhedens navn er korrekt stavet, og at alle dokumenter er vedhæftet.
Almindelige fejl ved afsendelse af en ansøgning til en arbejdsgiver
Hvert detalje er vigtig, når du sender en ansøgning pr. e-mail, fordi selv den mindste fejl kan påvirke arbejdsgiverens første indtryk og din samlede ansøgning. Selvom dine kvalifikationer er perfekt afstemt med stillingskravene, kan en uforsigtighed føre til et negativt resultat.
Hvad er så de mest almindelige fejl, som ansøgere begår ved afsendelse af ansøgninger per e-mail.
Forkert filformat
Den mest almindelige fejl er at sende dokumenter i formater, der er svære eller næsten umulige at åbne. Dokumenter skal være i PDF-format, da dette format bevarer formateringen og er let at åbne på enhver enhed. Arbejdsgiveren har måske ikke den nødvendige software til at åbne visse filformater, hvilket resulterer i, at dine dokumenter ikke kan læses. Sørg derfor før afsendelse for, at alle dokumenter er gemt i PDF-format. Send en test-e-mail til dig selv for at sikre, at filerne åbnes korrekt. Send heller ikke zip- eller rar-filer med vedhæftede filer. Virksomhedernes firewalls blokerer direkte sådanne e-mails.
Forkert emnefelt
Når du skriver emnefeltet til din ansøgning pr. e-mail, er det vigtigt at være præcis og informativ. Et godt emne indeholder dit navn og den specifikke stilling, du ansøger til. Hvis det er relevant, skal referencenummeret for jobopslaget også angives. Dette gør det nemmere for arbejdsgiveren at placere din ansøgning og viser, at du har undersøgt jobopslaget omhyggeligt.
Undgå generelle eller uklare emner som "Spørgsmål til din jobopslag". Disse giver ikke arbejdsgiveren nogen konkrete oplysninger og kan medføre, at din ansøgning overses. I stedet skal emnerne altid være specifikke og relevante, f.eks. som "Ansøgning som marketingchef - Max Mustermann" eller "Ansøgning på din jobopslag: Projektleder (referencenummer 12345) - Lisa Schmidt".
Positive eksempler:
- Ansøgning som marketingchef - Max Mustermann
- Uopfordret ansøgning som softwareudvikler - Anna Müller
- Ansøgning på din jobopslag: Projektleder (referencenummer 12345) - Lisa Schmidt
- Ansøgning til en læreplads som mediegrafiker - Jonas Becker
- Ansøgning til et praktikophold inden for human resources - Laura Fischer
Negative eksempler:
- Ansøgning
- Job
- Spørgsmål til din jobopslag
- CV fra Max Mustermann
- Interesseret i den ledige stilling
Fejl i teksten af e-mailen
Husk, at uanset hvilken metode du vælger, kan stave- og grammatiske fejl i dine e-mails, også i din jobopslag, give en følelse af uopmærksomhed og sløvhed. De underminerer arbejdsgiverens tillid til din faglige kompetence. Før du sender din e-mail, brug den automatiske stavekontrol i din tekstbehandler. Læs teksten flere gange igennem eller bed en anden person om at kontrollere den.
Manglende eller forkerte vedhæftede filer
Nogle gange kan det ske, at dokumenter ikke er vedhæftet korrekt eller slet ikke. Derfor kan manglende påkrævede bilag føre til en automatisk afvisning af din ansøgning. Efter at have vedhæftet filerne, skal du kontrollere endnu en gang, om alle påkrævede bilag er med. Send en test-e-mail til dig selv for at sikre, at alle filer er korrekt vedhæftet og åbnes korrekt.
Forkert modtager-e-mail-adresse
En simpel fejl som at indtaste en forkert e-mail-adresse kan resultere i, at en e-mail slet ikke når frem til den rette modtager. Det betyder, at den ikke når arbejdsgiveren, og du mister din chance for jobbet. Når du udfylder modtagerfeltet, bør du nøje kontrollere det flere gange, inden du sender det. Det bedste er at kopiere adressen fra jobopslaget for at undgå fejl.
Forkert henvendelse
Hvis du ikke kender en kontaktperson, så skriv "Kære damer og herrer". Det er optimalt at undersøge den rigtige kontaktperson. I mindre virksomheder er det ofte direktøren. I større virksomheder er der personaleansvarlige. Et opkald er nok, og så får du information om den rette person, du skal henvende dig til. Sørg for at stave navnet korrekt. Det er bedst at dobbelttjekke ved at sammenligne oplysningerne med hjemmesiden.
De værste henvendelser, som vi selv har oplevet i vores virksomhed ved jobansøgninger, var i øvrigt "Hej," uden nogen kontaktperson.
Brug af en uformel e-mail-adresse
En uprofessionel e-mail-adresse som f.eks. "cooldude123@example.com" kan give et negativt indtryk hos mange arbejdsgivere. Det kan opfattes som et tegn på uprofessionalisme og manglende seriøsitet. Det kan også give tanken om, at det er en spam e-mail. Sørg for at bruge en professionel e-mail-adresse med dit navn, f.eks. "alex.schmitt@example.com".
Manglende afslutningsformel
Manglende signatur i tekstfeltet i en e-mail kan få e-mailen til at virke mindre officiel og ufuldstændig. Desuden kan en sådan tilsyneladende ubetydelig detalje give arbejdsgiveren indtryk af en doven kommunikation. Tilføj altid en høflig signatur i slutningen af din e-mail i forretningsmæssig korrespondance, f.eks. "Med venlig hilsen, [dit navn]".
Ansøgning via e-mail: Tips til succesfulde e-mail-ansøgninger
