HR-afdelingen lyder tørt og undervurderes ofte, selvom det spiller en afgørende rolle for virksomhedens succes. En stor del af virksomhedens succes afhænger af effektiv ledelse og udvikling af medarbejdere, hvilket er nøjagtigt hvad HR-afdelingen beskæftiger sig med. Dette område sikrer, at de rette medarbejdere rekrutteres, udvikles og motiveres til at opnå virksomhedens mål. Uden en velfungerende HR-afdeling kunne en virksomhed ikke fungere effektivt, da det er medarbejderne, der skaber den virkelige værdi.

HR: Hvad er det?

HR-afdelingen er systemet til forvaltning af personaleressourcer i en virksomhed. Det omfatter alle processer i forbindelse med rekruttering, udvikling, motivation og fastholdelse af medarbejdere. HR-afdelingens hovedmål er at sikre, at virksomheden har de nødvendige fagfolk for at nå sine strategiske mål.

På en simpel måde sigter HR-afdelingen mod at sikre, at virksomheden har de rette medarbejdere på de rette stillinger. For eksempel, når en ny stilling oprettes, er HR-afdelingen ansvarlig for at finde egnede kandidater, afholde jobsamtaler og ansætte nye medarbejdere. Derudover sikrer dette område, at medarbejderne udvikler sig i overensstemmelse med virksomhedens behov, bliver rimeligt aflønnet og arbejder i et behageligt arbejdsmiljø.

HR og HR-afdelingen

HR-afdelingen er en overordnet betegnelse, der omfatter hele spektret af personaleforvaltning, mens HR-afdelingen er en specifik del af det. HR-afdelingen er ansvarlig for operationelle opgaver såsom at afholde jobsamtaler, udarbejde ansættelseskontrakter og administrere lønninger. HR omfatter også strategiske opgaver såsom langsigtede personaleplanlægning, medarbejderudvikling og ledelse af virksomhedskultur.

For eksempel planlægger HR-afdelingen virksomhedens langsigtede mål vedrørende medarbejderudvikling, mens HR-afdelingen omsætter disse planer til praksis ved at organisere træning og udviklingssamtaler.

Engelske termer som Human Resources (HR) eller Human Resource Management (HRM) har en lignende betydning som HR. Disse termer bruges ofte synonymt, selvom "Human Resources" er mere internationalt udbredt, mens "HR" er mere almindeligt i tysktalende områder.

HR-opgaver

HR beviser sin rolle i virksomheden ved at udføre en række opgaver, der alle sigter mod effektiv medarbejderstyring og succesrig virksomhedsledelse. Her er de vigtigste områder inden for HR i detaljer:

1. Personalebeskaffelse (Rekruttering): Denne opgave begynder med identifikation af personalebehov og omfatter annoncering af stillingsopslag, udvælgelse og vurdering af kandidater samt afholdelse af jobsamtaler. Formålet er at tiltrække de bedste talenter til virksomheden. Dette omfatter ikke kun rekruttering af nye medarbejdere, men også en grundig analyse af, hvilke kvalifikationer og kompetencer der kræves til de ledige stillinger. Derudover spiller HR en afgørende rolle i onboarding-fasen for at sikre, at nye medarbejdere hurtigt integreres og bliver produktive.
2. Medarbejderudvikling (Employee Development): Den kontinuerlige videreuddannelse og udvikling af medarbejdere er en central opgave for HR. Dette omfatter planlægning og gennemførelse af træningsprogrammer, seminarer og workshops, der hjælper medarbejderne med at forbedre deres faglige færdigheder. Derudover understøtter HR karriereplanlægning ved at tilbyde muligheder for faglig udvikling og følge medarbejderne på deres karrierevej. Målet er at fremme medarbejderne, så de ikke kun kan udføre deres nuværende opgaver bedre, men også er forberedt på fremtidige udfordringer i virksomheden.
3. Præstationsvurdering (Performance Management): Regelmæssige vurderinger af medarbejderpræstationer er nødvendige for at identificere styrker og svagheder hos medarbejderne. HR udvikler og implementerer præstationsystemer, der muliggør en retfærdig og gennemsigtig vurdering. På baggrund af disse vurderinger udarbejdes individuelle udviklingsplaner for at forbedre medarbejdernes præstationer og målrettet støtte dem. Dette omfatter også identifikation af potentialemedarbejdere i virksomheden, der er egnede til højere stillinger, og planlægning af deres karriereudvikling.
4. Fastholdelse af medarbejdere (Employee Retention): En af de største udfordringer for HR er at øge medarbejdernes tilfredshed og loyalitet for at minimere omfanget. Derfor udvikler HR strategier, der fremmer et positivt arbejdsmiljø og skaber attraktive incitamenter, såsom fleksible arbejdstider, sundhedsprogrammer eller uddannelsestilbud. En anden vigtig faktor er fremme af virksomhedskultur for at skabe en arbejdsmæssig atmosfære, hvor medarbejderne føler sig værdsatte og motiverede. En stærk medarbejderfastholdelse bidrager betydeligt til virksomhedens stabilitet og effektivitet.
5. Arbejdsret og overholdelse (Compliance): Overholdelse af arbejdsretlige bestemmelser og interne retningslinjer er en essentiel opgave for HR. Dette omfatter overvågning og forvaltning af ansættelseskontrakter, sikring af overholdelse af arbejdstidsregler samt beskyttelse af sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen. HR skal sikre, at alle arbejdsretlige krav opfyldes for at minimere juridiske risici og samtidig sikre et sikkert og retfærdigt arbejdsmiljø for alle medarbejdere.
6. Personaleadministration (HR Administration): HR's administrative opgaver inkluderer lønadministration, håndtering af ferie og vedligeholdelse af personalefiler. Disse opgaver er afgørende for virksomhedens drift. Personaleadministrationen sikrer, at alle data bliver registreret og forvaltet korrekt, så driftsprocesserne i virksomheden kan forløbe effektivt og uden forstyrrelser. Derudover spiller personaleadministration en vigtig rolle i organiseringen af medarbejderfordele og -ydelser samt behandling af medarbejderforespørgsler og -anliggender.

Rekruttering (Recruiting) som en af de vigtigste opgaver i HR-afdelingen

Det er en almindelig stereotyp, at HR-afdelingen primært beskæftiger sig med at finde og ansætte nye medarbejdere. Men netop fordi dette er en af de mest synlige opgaver inden for HR, har den en særlig betydning, især i dag, hvor der simpelthen mangler fagfolk inden for mange brancher. Alle mærker det, når nogen siger op, og en ny kollega overtager deres plads. Nogle gange kan situationen endda blive lidt ubehagelig, når nogen bliver afskediget, og du midlertidigt skal overtage deres arbejde. Men det viser blot, hvor nærværende emnet rekruttering er i virksomhedernes dagligdag.

Intern og ekstern rekruttering

Rekruttering kan ske på to måder: internt og eksternt. Begge metoder har deres egne fordele og ulemper.

• Intern rekruttering: Ved intern rekruttering besættes åbne stillinger internt i virksomheden af eksisterende medarbejdere. En af de største fordele er, at medarbejderne allerede er fortrolige med virksomhedskulturen og kan hurtigt tilpasse sig deres nye roller. Desuden motiverer udsigten til en forfremmelse medarbejderne til at udføre deres opgaver med mere engagement og lidenskab. En ulempe kunne dog være, at puljen af kandidater er begrænset, og det bedste person til den nye stilling muligvis ikke altid er tilgængelig. Og ofte siges det stereotypt: Bliver du i virksomheden efter din uddannelse, forbliver du altid i lære. Metaphorically betyder det, at du skal gøre en ekstra indsats for at frigøre dig fra din gamle rolle og blive accepteret i den nye.
• Ekstern rekruttering: Her søges nye medarbejdere udefra virksomheden. Dette udvider i høj grad kredsen af potentielle kandidater og giver mulighed for at bringe friske ideer og ny viden ind i virksomheden. Dog er ekstern rekruttering ofte tidskrævende og omkostningstung gennem rekrutteringsvirksomheder, headhunters, jobopslagsportaler osv. Der er også risikoen for, at de nye medarbejdere har brug for længere tid til at finde sig til rette i virksomheden.

Hvor ledes der efter nye medarbejdere?

Frem for alt søges der på internettet. Platforme som LinkedIn, XING eller StepStone er nogle af de mest populære steder, hvor rekrutteringspersonale søger nye talenter. Disse platforme giver bred rækkevidde og muliggør målrettet søgning efter kandidater med specifikke kvalifikationer. Desuden bruger mange virksomheder også deres egne karrieresider til at opslå ledige stillinger og modtage ansøgninger.

Hvis opgaven er kompleks eller den interne rekrutteringsafdeling er overbelastet, benytter virksomheder ofte private rekrutteringsbureauer. Disse bureauer er specialiserede i at søge og udvælge kandidater og udfører typisk opgaven effektivt, dog mod et ekstra gebyr. Omkostningerne for denne tjeneste ligger normalt på 10-30% af medarbejderens årlige løn, afhængigt af søgningens kompleksitet og positionen. Headhunter Heiko Mühle giver i interview med os indblik i rekrutteringsprocesser om ham.

Så det står klart, at rekruttering, selvom det er en af de mest kendte opgaver i HR, samtidig er en af de mest krævende og alsidige.

Mål for HR-afdelingen

HR-afdelingens mål kan opdeles i to hovedkategorier: økonomiske og sociale mål. Begge er tæt forbundet og bidrager i sidste ende til at nå virksomhedens overordnede mål - nemlig at maksimere overskuddet.

Økonomiske mål

Hovedmålet for HR-afdelingen set ud fra økonomisk synspunkt er at gøre virksomheden profitabel. Dette betyder, at HR-afdelingen skal sikre, at de rette medarbejdere er på rette sted på rette tidspunkt og at de arbejder effektivt og produktivt. Det handler om at minimere omkostninger og samtidig maksimere ydeevnen. Konkret betyder dette:

• Optimal personaleplanlægning: Sikring af, at alle stillinger i virksomheden er passende besat og at over- eller underbemanding undgås for at reducere unødvendige omkostninger.
• Omkostningsbevidst personaleudvikling: Trænings- og uddannelsesprogrammer skal designes, så de giver et højt afkast af investeringen (ROI) og gør medarbejderne i stand til at arbejde mere produktivt.
• Effektive løn- og fordelingsstrukturer: Løn- og fordelingsstrukturerne skal designes således, at de motiverer medarbejderne, men samtidig er økonomisk bæredygtige for virksomheden.

Sociale mål

Udover de økonomiske mål har HR-afdelingen også sociale mål, som sigter mod at skabe et positivt arbejdsmiljø og fremme medarbejdernes trivsel. Dette er ikke kun i medarbejdernes interesse, men bidrager også indirekte til opnåelse af økonomiske mål, da tilfredse medarbejdere generelt er mere produktive og loyale. Sociale mål inkluderer:

• At fremme medarbejdertilfredshed: Skabe et arbejdsmiljø, hvor medarbejderne føler sig værdsatte og godt understøttede. Dette kan opnås gennem fleksible arbejdstider, sundhedsprogrammer eller en åben virksomhedskultur.
• Støtte til arbejds- og privatlivsbalancen: Ved at iværksætte foranstaltninger, der hjælper medarbejderne med at forene arbejde og privatliv, bidrager HR til at reducere stress og forebygge udbrændthed.
• Sikring af lige muligheder og mangfoldighed: Et mangfoldigt og inkluderende arbejdsmiljø fremmer innovation og kreativitet. HR har ansvaret for, at alle medarbejdere behandles retfærdigt og har ens muligheder, uanset køn, oprindelse, seksuel orientering eller andre personlige egenskaber.

Selvom disse sociale mål primært synes at være til fordel for medarbejderne, bidrager de i sidste ende til virksomhedens overordnede økonomiske mål. Et harmonisk og understøttende arbejdsmiljø hjælper med at reducere gennemstrømningen og binde medarbejderne langvarigt til virksomheden, hvilket igen sparer omkostninger og øger effektiviteten.

Endelig kan det siges, at HR ikke blot administrerer medarbejdere, men indtager en strategisk rolle, der væsentligt bidrager til virksomhedens succes. Ved at balancere mellem økonomiske og sociale mål sørger HR for, at virksomheden er profitabel samtidig med, at der skabes en virksomhedskultur, så alle kan se sig selv i et attraktivt arbejdsmiljø.

Min konklusion for dig

Selvom nogle kolleger måske betragter HR som et område med lidt aktivitet, er virkeligheden en helt anden. Arbejdet i HR er komplekst og kræver høje kvalifikationer, omfattende viden og stor erfaring med at håndtere mennesker socialt. Dette område sikrer, at virksomheden fungerer problemfrit ved at placere de rette personer på de rette steder og sørge for deres kontinuerlige udvikling og motivation.

Forestil dig virksomheden som en bil: De synlige dele som rattet eller dækkene er medarbejderne, der driver virksomheden fremad. Men HR er som olie og benzin i køretøjet, der får alt til at fungere glat. Uden disse stoffer kommer en bil ikke langt - på samme måde som en virksomhed ikke kommer langt uden et stærkt HR.

Vi er taknemmelige, kære læser, for at du har læst helt til ende, og vi ønsker dig held og lykke med dit arbejde!