Google Docs: 12 tips & tricks fra praksis

Åben browseren og start Google Docs - dagligt får vi travlt med at taste på tastaturet med denne webapplikation. Hvad vi hidtil er stødt på af faktisk nyttige genveje og virkelig brugbare funktioner, sammenfatter vi her for dig ... Top-tip og -tricks fra praksis!

I mellemtiden er der i vores team samlet mange erfaringer under brugen af Google Docs, som vi gerne vil dele med dig. 11 og flere testede tips og tricks fra vores praksis ... Lad os komme i gang!

• 01 | De samme stilarter i alle dokumenter
• 02 | Skab struktur nemt: automatisk indholdsfortegnelse
• 03 | Direkte til teksten: Opret bogmærker
• 04 | Klik og der: Links til overskrifter og bogmærker
• 05 | Link mellem Google Docs og Google Regneark
• 06 | Tæl ord og tegn
• 07 | Top ti genveje
• 08 | Formater tabeller og skift mellem linjer
• 09 | Løst: problemet med tjeklisterne (OPDATERING)
• 10 | Arbejd samtidig i et dokument
• 11 | Træk billeder i fuld kvalitet fra et Google Docs-dokument
• 12 | Kort noteret: Yderligere tips og tricks

1 | Struktur for alle dokumenter: Opret dine egne standardstile

Vi bruger Google Docs blandt andet til at beskrive vores udviklere mere detaljeret, hvilke ændringer der er foretaget på TutKit.com eller hvilke nye funktioner der skal udvikles til platformen. I denne forbindelse samler der sig hurtigt 10, 30, 50 eller flere sider samt adskillige dokumenter.

Især med så omfattende projekter er vores anbefaling: Brug standardstile fra Google Docs eller opret dine egne. I øjeblikket kan stilarter anvendes eller defineres for normal tekstflow, dokumenttitel, undertitler og tre overskriftsniveauer.

Fordele ved standardstile (ligesom med andre tekstbehandlingsprogrammer): Med dem kan du senere med blot et enkelt klik oprette en automatisk indholdsfortegnelse. Derudover kan du nemt oprette links til overskrifterne i din tekst.

Anvend standardstile: Marker det tekstområde, du vil anvende stilen på, eller placer markøren på et sted i afsnittet, du vil formatere. Åbn menuen for standardstile og vælg den ønskede stil.

Opret egne standardstile: Formater en tekststump i dokumentet, så den har den ønskede stil. Åbn menuen for standardstile. Vælg funktionen Opdater i henhold til stil for den ønskede stil.

Definer personlige standardstile til brug i alle Google Docs-dokumenter: Anvend Opdater i henhold til stil til at tildele alle standardstile dine ønskede indstillinger. Åbn menuen for standardstile og vælg under Indstillinger funktionen Gem som personlige standardstile. Fra nu af kan du tilgå dine personlige stilarter i enhver Google Docs-dokument (under Indstillinger for stilarterne i Brug mine standardstile).

2 | Opret struktur nemt: Dokumentstruktur, automatisk indholdsfortegnelse

Hvis du lever efter 1, er 2 en leg. Ved at bruge de standardstile for dine overskrifter ved Google Docs, ved Google Docs, hvordan dit dokument er struktureret. Via den lille listen-ikon i venstre side kan du til enhver tid få adgang til dokumentstrukturen og hoppe fra overskrift til overskrift.

I øvrigt, når vi taler om hoppe – det er bedst at præge dig disse tre genveje:

• Åbn dokumentstruktur: Ctrl + Alt + A + H eller Ctrl + Cmd + A + H
• Spring til næste overskrift: Ctrl + Alt + N + H eller Ctrl + Cmd + N + H
• Spring til forrige overskrift: Ctrl + Alt + P + H eller Ctrl + Cmd + P + H

Med fanen Indsæt kan du med et enkelt klik oprette indholdsfortegnelse til dit dokument. Når det først er sat ind, kan du til enhver tid opdatere det ved at klikke på pilikonet i øverste venstre hjørne af oversigten og derefter klikke på en post i oversigten for at gå direkte til det tilsvarende sted i dokumentet.

3 | Altid hurtigt til stede: Opret bogmærker

"Kære Stefan, kan du lige kigge på det?" ... Ofte behøver teamkolleger ikke læse hele 100-siders-opskriften. I stedet vil man regelmæssigt henvise dem til en helt bestemt afsnit. Til dette formål er bogmærke-funktionen fremragende: Bare klik på Indsæt, og derefter på Bogmærke, kopier linket og del det.

Muligvis en af vores yndlingsfunktioner i Google Docs, for den bruges faktisk i mange tilfælde: ved interne dokumentlinks (se punkt 4), til links i vores programmørers billetsystem og også til links i vores social media-redaktionsplan.

4 | Klik og gå direkte: Indsæt links til overskrifter og bogmærker

Du skriver og skriver, og så vil du pludselig henvise til et andet sted i dokumentet midt i det hele? Dette fungerer vidunderligt brugervenligt i Google Docs via Link-vinduet. Sådan åbner du det:

• Klik på link-ikonet i menulinjen.
• Eller højreklik og vælg Link i genvejsmenuen.
• Endnu bedre: Tryk på tastaturet Ctrl + K eller Ctrl + K.

Nederst i Link-vinduet finder du det virkelige magiske område i denne funktion: Overskrifter og bogmærker. Der har du en pæn liste over alle dine overskrifter og bogmærker til direkte linkning. Ekstremt praktisk!

5 | Tilkoblet på beste vis: Links til specifikke celler i Google Sheets

Med de bogmærker, som blev beskrevet ovenfor, kan man oprette links til en bestemt sektion i et Google Docs-dokument og eventuelt også placere dem i en tabel i Google Sheets.

Men fungerer det også den anden vej? Kan man hente links til en bestemt celle i en Google-tabel? Til dette havde vi brug for en løsning, og se her, det kan lade sig gøre på en anden måde – men det er muligt:

Ved at højreklikke på den pågældende celle åbnes der en menu, hvor punktet Andre handlinger for celler kan vælges. Præcis der gemmer sig, hvad vi har brug for: funktionen til at hente link til denne celle. Når det klikkes på én gang, bliver det kopieret til udklipsholderen...

... og kan derefter anvendes videre og for eksempel indsættes i et Google Docs-dokument... Bogmærker i Google Docs og links til specifikke celler i Google Sheets – disse to funktioner bruger vi regelmæssigt til at skifte mellem tabeller og dokumenter.

6 | Hold øje med tælleren: Vis antallet af ord

Ofte – rigtigt ofte handler det, når man skriver tekster, om antallet af ord eller tegn. Hvor langt er dokumentet, du arbejder på? Det finder du ud af i Google Docs under Værktøjer og Tælling af ord eller via genvejen Ctrl + Skift + C.

I dette vindue kan du også aktivere, at ordtælling mens du skriver vises. Så vil der være en menu i bunden af dit dokument, hvor du til enhver tid kan se antallet af sider, ord, tegn med og uden mellemrum. Og tællingsfunktionen virker også, når du markerer enkelte tekstafsnit.

7 | Hold fingrene på tastaturet: Brug genvejstaster

Ctrl + C for at kopiere, Ctrl + V for at indsætte, Ctrl + Z for at fortryde den sidste handling, samt Ctrl + A for at markere alt teksten... Disse og mange andre genvejstaster forkorter ikke kun vejen til det ønskede resultat i Google Docs. Der bruger vi også disse benævnte genveje regelmæssigt – og ud over disse har vi vores personlige top 10 over genvejstaster til Google Docs:

Forresten: Kombinationenen Strg + Alt + N betyder sandsynligvis "næste", altså at gå til det næste element, og kombinationen Strg + Alt + P sandsynligvis for "forrige", altså at gå til det foregående element. Når man først har memoriseret dette og supplerer med en anden af de følgende bogstaver, kan man nemt navigere gennem dokumentet – her er et par små huskeråd:

8 | Celler, rækker, kolonner og rækkeoverskridelse: Formater tabeller

Kender du det? Tabellen starter på den ene side, strækker sig til den næste – og en række sidder nærmest fast mellem siderne. Det kan være okay. Men man behøver ikke nødvendigvis at kunne lide det.

Hvis du insisterer på, at denne sideoverskridende række pænt begynder øverst på den næste side, så: Åbn tabelkontekstmenuen med højreklik på tabellen og derefter på Tabelindstillinger. Fold afsnittet Celle ud i den tilhørende menu og deaktiver afkrydsningsfeltet Tillad rækkeoverskridelse på næste side. Vupti – rækken hopper til næste side.

Derudover finder du i Tabelindstillinger flere indstillings- og formateringsmuligheder. De vigtigste findes sandsynligvis under Justering, hvor du blandt andet kan fastsætte den vertikale cellejustering, samt under Farve, hvor du kan tilpasse din tabells ramme. Hvis du gerne vil slukke for det, skal du vælge 0 pt under Linjetykkelse.

I Tabelindstillinger kan du blandt andet definere "Udretning," "Farve" og "Tabellens ramme."

9 | Kan man afkrydse: problemet med checkliste (OPDATERING)

Wow. I mellemtiden har Google Docs bemærket checkliste-problemet og løst det. Tidligere kunne du tilføje checkliste til dokumentet med et enkelt klik, men: Når du afkrydsede et afkrydsningsfelt, blev teksten bagved gråtonet og gennemstreget. For at undgå dette, var man nødt til at oprette en tabel, hvor afkrydsningsfelter og tekster blev placeret i to separate kolonner.

Som sagt – checkliste-problemet er ikke længere et problem: Under symbolet for checkliste kan du nu vælge, hvilken type checkliste du ønsker at bruge: For den ene type forbliver alt som det var (teksten bliver gråtonet og gennemstreget, når afkrydsningsfeltet markeres). For den anden type vises der blot et flueben i feltet. En lille og simpel, men vidunderligt praktisk tilføjelse.

10 | Samtidigt arbejde på et dokument: Hvor godt går det?

Som nævnt tidligere, bruger vi primært Google Docs, når dokumenter skal redigeres af eller gennemgås af andre personer. Dette besvarer allerede spørgsmålet i overskriften for dette afsnit: Google Docs synes virkelig at være prædestineret til at arbejde sammen om et dokument.

Det er nemt at invitere andre redaktører (via Fil > Del eller den tykke blå knap øverst til højre) og give dem de ønskede rettigheder. Betragtere kan kun læse dokumentet. Kommentatorer kan tilføje kommentarer. Og Medarbejdere får fuld læse- og skriverettigheder.

For at kommentere, markeres det relevante område, og kommentaren tilføjes via Indsæt > Kommenter. Når du bruger @-tegnet, kan du endda direkte henvende dig til enkeltpersoner. Dette fungerer i øvrigt også i selve dokumentet.

Naturligvis kan Medarbejdere redigere dokumentet frit efter behag. Problemet er dog, at det er svært at se, hvem der har ændret hvad. Du kan stadig spore ændringerne i versionsloggen (tilgængelig under Fil eller ved genvejen Ctrl + Alt + Shift + H). Men samarbejdet fungerer mere effektivt ved at bruge Foreslå-tilstand.

Alle bidragsydere kan aktivere denne tilstand ved at klikke på redigeringsikonet. Når de nu foretager ændringer i dokumentet, bliver disse først gemt som forslag. Nye tekstafsnit vises med farver, fjernede områder vises med overstregning.

Når medarbejdernes forslag er i dokumentet, kan de accepteres, afvises eller kommenteres via de automatisk tilføjede kommentarfelter. Som sagt kan Foreslå-tilstanden være ekstremt nyttig i samarbejdet om et dokument!

11 | Download indlejrede billeder i bedst mulig kvalitet

Der ligger et Google Docs-dokument foran dig fra en anden person, med masser af billeder? Og præcis disse billeder vil du kopiere i den kvalitet, de blev indsat i dokumentet med? Med den sædvanlige kopiering og indsættelse når du desværre ikke langt, da du kun får den kvalitet, de vises i Google Docs med.

Sådan gør du: Klik under Fil og Download på Hjemmeside (.html, .zip). Så pakker applikationen hele dokumentet for dig. I ZIP-filen, du downloader, har du derefter adgang til alle billeder i bedst mulig kvalitet.

12 | Kort bemærkning: Yderligere tips til Google Docs

Er det det hele? Nej! Her er nogle flere små tips og tricks til Google Docs, som vi kun selv har afprøvet kort:

Ændre baggrundsfarve & Indstil side til liggende format

Ikke lyst til sort på hvidt? Eller har du brug for liggende format? Du kan definere baggrundsfarven på dit dokument samt papirformat og sideorientering under Fil i Sideopsætning.

Indsæt fodnoter

Du kan definere størrelsen på top- og bundtekster under punktet Format. Her kan du også indstille, at den første side skal være anderledes end resten af dokumentet, og at top- og bundtekster skal vises forskelligt på lige og ulige sider. Du kan nemt tilføje fodnoter ved at trykke på genvejstasten Ctrl + Alt + F.

Udforsk-funktionen til hurtig søgning

Ved Udforsk drejer det sig i princippet om en intern Google Docs-websearch. Funktionen findes under Værktøjer. Alternativt kan du åbne den nederst til højre ved hjælp af symbolet med taleboblen og stjernen eller med genvejen Ctrl + Alt + Shift + I. Indtast din søgning i Udforskvinduets søgefelt - og du vil straks få vist passende resultater inden for kategorierne Web, Billeder og Drev.

Stavning og grammatik

Hvis du ønsker at bruge Google Docs interne funktion til stave- og grammatikkontrol, finder du den under Værktøjer. Når den er aktiveret, springer du fra en (formodet) fejl til den næste og kan acceptere eller ignorere ændringsforslaget.

Oversæt et dokument fra Google Docs

Også placeringen af oversættelsesfunktionen fra Google Docs er under Værktøjer. Når du aktiverer den, skal du angive målsproget i det relevante vindue samt navnet på det nye dokument. Anvendelsen oversætter derefter din fulde tekst. Det ser ud til at levere acceptabel resultater, som sandsynligvis bør gennemgås manuelt efterfølgende.

Indsæt et vandmærke

En relativt ny funktion er Vandmærker, som er placeret under fanen Indsæt. Her har du mulighed for at vælge, om du vil oprette et vandmærke baseret på tekst eller et billede. Når det gælder teksten, kan du naturligvis angive tekstindholdet samt skrifttype, formatering, gennemsigtighed og justering. Resultatet ser sådan ud:

Gem som DOCX til Word

Hvis du foretrækker at arbejde videre i Word med dit dokument eller ønsker at gemme det lokalt på din computer, kan du gemme det som DOCX under Fil og Hent. Dine standardformater såsom overskriftsformatering bliver også overført.

Generelt er det værd at kigge på området for Nedlasting. I øjeblikket kan dokumenter downloades i formater som DOCX, ODT, RTF, PDF, TEKST, HTML og EPUB.

Se vores videoer om Google Docs

Mere viden om Google Docs? Kig ind i vores video-træning for at lære mere om programmet. Der præsenterer Tobias Becker, hvordan du f.eks. laver formateringer, arbejder med tabeller, billeder og grafikker, samt indsætter tegninger og tekstfelter.

Vi håber, at der var nogle værdifulde tips for dig, og ønsker dig masser af sjov og glæde med at arbejde med eller måske endda prøve Google Docs for første gang.