Kort vejledning og eksempel på redigering af en fakturaskabelon

Her kan du lære, hvordan du kan redigere felter i Word og opdatere alt i et Word-dokument. På en kort og derefter mere udførlig måde forklaret med eksemplet på vores Word-fakturaskabeloner.

Hurtig navigation

• Kort vejledning: Rediger felter i Word og opdater alt
• Opdater felter i Word - generel funktionsmåde for vores fakturaskabeloner
• Tilføj og rediger nye felter - tilpas din fakturaskabelon
• Rediger alle felter og opdater alt - tips til en hurtig workflow

Kort vejledning: Rediger felter i Word og opdater alt

Sådan viser du alle feltfunktioner til redigering af felter i Word:

• Marker hele dokumentet med genvejstasten Ctrl + A.
• Åbn kontekstmenuen med højreklik.
• Klik på Til/fra feltfunktioner der.

Så kan du opdatere alt i et Word-dokument, såsom felter eller indholdsfortegnelse:

• Marker hele dokumentet med genvejstasten Ctrl + A.
• Tast derefter F9.

Opdater felter i Word - generel funktionsmåde for fakturaskabeloner

Vores Word-fakturaskabeloner indeholder felter til automatisk beregning af værdier. Ved dette eksempel forklarer vi, hvordan du redigerer individuelle og alle felter i et Word-dokument:

Efter download åbner du versionen af Word-fakturaskabelonen, der har en beregningsfunktion. Hvis du klikker på et tal i den bageste kolonne, hvor de samlede priser udregnes, bliver tallet gråt markeret. Dette skyldes, at det drejer sig om felter med formler. I det viste eksempel multiplicerer feltet i kolonnen Samlet antallet i den angivne række med den tilhørende Stykspris.

Hvis du ændrer værdier, som et felt bruger til beregning, forbliver resultatet i feltet først uændret.

For at feltet laver en ny beregning, skal du opdatere feltet. Der er tre måder at gøre det på:

• Opdater enkeltfelt via kontekstmenuen: Højreklik på feltet og vælg Opdater felter.
• Opdater enkeltfelt med genvej: Vælg feltet med venstre museklik og tryk derefter på tastaturet F9.
• Opdater alle felter i Word-dokumentet: Markér indholdet af hele dit dokument med Ctrl + A. Tast derefter F9.

Tilføj og rediger nye felter - tilpas din fakturaskabelon

Dine fakturaer vil sjældent have det samme antal fakturaposter. Hvis du vil tilføje flere poster, sådan gør du:

Klik med højre museknap i linjen på den aktuelt sidste position. I genvejsmenuen vælger du under Indsæt muligheden Indsæt rækken under.

Udfyld den nye linje med de ønskede værdier. Til automatisk beregning af de samlede priser i bagkolonnen tager du ganske enkelt et allerede eksisterende felt: Vælg et felt i en af de øverste rækker, kopier det, og indsæt det i den nye linje.

Når du foretager en opdatering af feltet nu, vil du opdage, at værdierne er forkerte. Årsagen er, at formlen refererer til cellerne, der var angivet i det felt, du kopierede. Du skal derfor justere henvisningerne i formlen nu.

For at se en felts formel skal du højreklikke på feltet og vælge Vis skjul feltfunktioner.

Nu kan du ændre henvisningerne. Cellenummereringen fungerer præcis som i Excel: Tællingen starter øverst til venstre i tabellen med celle A1.

I det viste eksempel: I kolonnen Total blev feltet for den nye position tidligere kopieret fra række 5 i tabellen. For at beregne den korrekte værdi for række 6, har vi sat henvisningerne til D6 og E6.

Vigtigt: Også nettoprisen, momsbeløbet og den samlede fakturabeløb beregnes automatisk. Når du tilføjer nye rækker til din tabel, skal du også ændre de henvisninger, der er knyttet til dem. Det samme gælder, når du fjerner eksisterende rækker.

I det viste eksempel: For at inkludere den nye række 6 i de samlede beløb nederst skal henvisningerne der også ændres fra F5 til F6.

Når du har justeret alle formlerne korrekt, skjuler du igen feltfunktionerne (Højreklik > Vis skjul feltfunktioner) og opdaterer felterne.

Rediger alle felter og opdater alt - Tips til en hurtig workflow

For at tilpasse fakturaskabeloner hurtigt til dine fakturapositioner, anbefales følgende arbejdsgang:

Åbn Word-skabelonen og tilføj rækkerne til alle nye positioner på din faktura samt de tilsvarende oplysninger for alle positioner. Eller fjern overskydende rækker.

Kopier nu en af felterne fra kolonnen med de samlede priser, og indsæt dem i alle nye linjer.

Marker hele dokumentet med genvejstasterne Ctrl + A. Højreklik og vis alle feltfunktioner fra genvejsmenuen.

Tilpas nu referencerne for alle de nytilføjede felter samt for nettobeløb, momsberegning og totalbeløb.

Marker igen hele dokumentet, skjul feltfunktionerne gennem genvejsmenuen og tryk på F9, for at opdatere alle felter.