Opret PLZ og sted effektivt i Access som opslags-reference tabel

Håndtering af data i Access kan føre til uventede problemer, især når det kommer til overholdelse af normalformer. Ofte befinder vi os i situationen, hvor vi gemmer data redundantly eller præsenterer dem forkert. I denne tutorial viser jeg dig, hvordan du kan oprette en opslagstabel til effektiv håndtering af postnumre (PLZ) og steder. Dette vil ikke kun forbedre dataintegriteten i dine databaser, men også signifikant reducere sandsynligheden for fejl og duplikater.

Vigtigste indsigter

• Oprettelse af en referencetabel for postnumre og steder forbedrer datakvaliteten.
• Ved at anvende de rigtige datatyper forhindrer man fejl ved indtastning.
• Redundante felter kan fjernes ved at oprette links, hvilket forenkler databasen.

Trin-for-trin-guide

For det første har du måske oprettet dine tabeller, men har overtrådt nogle normalformer. Dette gælder både kundedatabasen og førerdatabasen. Hvis du for eksempel indtaster postnummer og tilhørende by i kundedatabasen, kan det føre til duplikater. For at undgå sådanne fejl bør vi oprette en referencetabel.

Identifikation af problemområder

Gå til designvisningen af kundedatabasen. Her bemærker du, at kundens postnummer og byen står sammen i en datapost. Det betyder, at du bør definere feltet for postnummeret ikke kun som et tal, men som et tekstfelt for også korrekt at kunne registrere udenlandske postnumre.

Definer datatyper korrekt

Du bør ændre feltet for postnummeret til "kort tekst". Dette sikrer, at postnumre fra lande som Holland eller England kan gemmes korrekt. Det tilsvarende felt for byen bør også defineres som "kort tekst". Mens de fleste postnumre i Tyskland består af fem cifre, kan nogle internationale postnumre være længere.

Krav til referencetabel

For at optimere databasen er det vigtigt, at datatyperne i referencefelterne stemmer overens. Opret feltet postnummer i referencetabellen også som "kort tekst". Bestem feltstrukturen efter kravene; i Tyskland er postnumre normalt ikke længere end ti tegn.

Oprettelse af referencetabel

Opret en ny tabel med navnet "Postnummer" og definér de nødvendige felter. Tilføj et felt til postnummeret og et andet til byen. Glem ikke at markere postnummeret som primærnøgle for at forhindre duplikater. Dette skaber en klar base for din database.

Linking af referencetabel

Når du nu har oprettet referencetabellen, kan vi indsætte byerne og postnumrene fra referencetabellen i førerdatabasen og kundedatabasen. Dette gøres ved at oprette et forhold mellem tabellerne, så du direkte kan få adgang til postnummeret.

Resumé – Opret PLZ og sted effektivt i Access som opslagstabel

I denne tutorial har du lært, hvor vigtig en struktureret database er, og hvordan du kan sikre dataintegriteten ved at implementere en opslag-referencetabel for postnumre og steder. Du har også lært, hvordan du vælger de rigtige datatyper, og hvilke skridt der er nødvendige for at oprette referencetabellen. Med denne metodologi kan du ikke kun forbedre din database, men også sikre, at den er fremtidssikret ved at undgå fejlbehæftet dataredundans.