Hvordan kan jeg professionelt, effektivt, økonomisk succesfuldt og juridisk sikkert håndtere mit første fotojob?
Tilbudsgivning
I bør aldrig kun definere jer selv ud fra prisen, men altid også ud fra kvaliteten af jeres fotografiske arbejde! Derfor er det jeres pris-ydelses-forhold, der skal være passende og som bør være afgørende for at få et job! Derudover er det temmelig svært, næsten umuligt, at hæve priserne igen, efter de er faldet til et lavt niveau.
Hvis et tilbudt honorar virker for lavt for mig, afviser jeg nogle gange en fotograferingsopgave. Det er simpelthen spild af min tid at udføre en dårlig betalt opgave, for i den tid kunne jeg meget bedre fotografere frit arbejde.
At afgive et tilbud er ikke bundet til en bestemt form. En e-mail med teksten "Hej Hr. XY, jeg vil fotografere de 10 produkter, som du har beskrevet, til en pris på 800 kr. ekskl. moms" er tilstrækkeligt for at være retligt bindende. Det er dog altid bedst at konkretisere tilbuddet så meget som muligt for at undgå senere uenigheder med kunden, hvis han havde en anden opfattelse af udførelsen af opgaven end jer. Så skriv tilbuddet så detaljeret som muligt, selvom I gentager kundens kravskatalog.
Hvis der opstår rejseudgifter under udførelsen af fotograferingsopgaven, skal disse (i forventet omfang) angives i tilbuddet. Om jeres kunde dog accepterer en Rolls-Royce som lejebil, er nok tvivlsomt ...
Et tilbud bør generelt indeholde:
• Navn, adresse og juridisk form for modtager af ydelsen (kunden)
• Tilbuds dato, eventuelt med oplysning om, hvor længe I føler jer bundet af dette tilbud
• Tilbudsnummer
• Antal forberedelses- og fotograferingsdage
• Opgavebeskrivelse
• Planlagt dato
• Estimaterede omkostninger til assistenter, modeller, makeupartister, osv.
• Omfanget af de fotos, som I skal levere til kunden
• Omfanget af de brugsrettigheder, som I giver kunden
• Den anvendte teknik af jer
• Aftalte opgaver (omfang) af den postproduktion, som I udfører
• Rejseomkostninger (til modeller, osv.)
• Omkostninger til catering
• Betalingsfrist (med nøjagtig angivelse af dato)
• Bemærkning "Brugen af fotografierne er først mulig efter fuld betaling."
• Bemærkning "Priserne er eksklusive moms, den lovpligtige moms skal lægges til."
• Bemærkning: "Yderligere omkostninger, f.eks. omkostninger til express levering osv., vil blive faktureret til kunden efter fremlæggelse af dokumentation."
• Fast pris for rejse og overnatning(er) eller oplysning om forventede rejse- og overnatningsomkostninger • Jeres bankoplysninger
• Jeres momsregistreringsnummer
• Aftalt forudbetaling (hvis et sådant er aftalt).
I tilbuddet bør I nedskrive alt, hvad I har kunnet finde ud af fra kundens side om den planlagte fotosession. Disse oplysninger er til for at forene forventningerne, så ingen af parterne har andre opfattelser (f.eks. om typen af fotografering eller omfanget) end den anden part. Ved denne fotoserie af et datacenter var legen med uskarphed en væsentlig del af min billedidé, som jeg også kommunikerede til kunden i tilbuddet.
Hvis I ikke fotograferer til privatpersoner, men billeder skal bruges kommercielt af kunden, handler fotografens primære ydelse ikke længere om at tage (ofte flere tusinde) fotos, men om at give brugsrettigheder. Fotografen "tillader" kunden at bruge de billeder, han har taget, i en bestemt udstrækning og til bestemte formål.
Brugsrettighederne gives ud fra objektive, rumlige og tidsmæssige betragtninger:
• Objektivdifferentiering: « Hvad må kunden bruge billederne til?» Mulige objektive anvendelser kunne f.eks. være: til internetbutik, til firmebrochure, til messeplakat, til avisannonce, til reklameplakat, til produktemballage, osv.
• Rumligdifferentiering: « Hvor, i hvilket område, må kunden bruge billederne?» Mulige rumlige anvendelser kunne f.eks. være: i Düsseldorf, i Nordrhein-Westfalen, i Vesttyskland, i Tyskland, i Tyskland og Østrig, i Europa, globalt, osv.
• Tidsdifferentiering: « Hvor længe må kunden bruge billederne?» Mulige tidsmæssige anvendelser kunne f.eks. være: den 24. december 2011, i december 2011, i 3 måneder, i 1 år, i 5 år, osv.
Ved hjælp af brugsrettighedsskemaet kan der skrives fremragende tilbud; det er en stor hjælp til at lave beregninger, fordi det tillader differentieringer, som hidtil ikke har været mulige, hvis man som normalt beregner ud fra tidsforbrug.
Eksempel: I får et opkald. I skal fotografere opkalderens kæreste i undertøj. Opkalderen ønsker sort-hvide billeder, optagelsen skal vare 4 timer. Jeres tilbud om at udføre optagelsen for 300 kr. (brutto) accepteres af opkalderen. Næste dag er optagelsen, billederne bliver gode, modellen får straks alle billeder fra jer på DVD. En uge senere modtager I endnu et opkald. Opkalderen er en ven af den første opkalder og samtidig marketingchef for en betydningsfuld undertøjsproducent. I aner det allerede: Billederne har behaget ham, og I skal nu fotografere en model stillet til rådighed af firmaet (og allerede klargjort til fotograferingen den dag) i undertøj, i sort-hvid og i 4 timer. Da han spørger til jeres honorarkrav, svarer I spontant: 1.200 kr. plus moms. Marketingchefen er forfærdet; hans ven havde rapporteret om fotoshootingomkostningerne på 300 kr. brutto.
Hvordan forklarer I forskellen for marketingchefen? Svaret er ganske enkelt: En privatperson viser i bedste fald billederne rundt blandt vennerne. Offentliggørelse, også på internettet, er ikke tilladt, med mindre det er aftalt udtrykkeligt. En undertøjsproducent bruger billederne til reklame i blade og produktkataloger, til produktemballager, osv. Billederne bliver derfor offentliggjort i betydeligt omfang. Derved bliver den højere pris for den samme fotografiske ydelse og den samme tidsmæssige indsats berettiget. I dette tilfælde må I således først spørge om planlagt omfang af offentliggørelsen, både objektivt, rumligt og tidsmæssigt, inden I kan udarbejde et tilbud, der er skræddersyet til de planlagte offentliggørelser.
Når I beregner et tilbud, er det ikke afgørende, hvor lang tid optagelsen forventes at vare, for så skulle en undertøjsproducent, der vil anvende billederne i reklamer, betale lige så lidt som en privatkunde, hvis begge optagelser var lige lange. Det afgørende er, i hvilket omfang billederne senere vil blive brugt, dvs. offentliggjort.
En meget god hjælp til at oprette tilbud efter dette beregningsark er bogen "Bildhonorare" fra Mittelstandsgemeinschaft Foto Marketing (MFM), udgivet af Bundesverband der Pressebild-Agenturen und Bildarchive e.V. (BVPA). Det koster (sammen med håndbogen "Der Bildermarkt") 33 euro.
Bekræftelsesbrev
Hvis I er blevet bedt om af jeres kunde (mundtligt eller skriftligt), bør I opsummere ordren i alle detaljer og sende en bekræftelse tilbage til jeres kunde, helst via fax eller anbefalet brev. Dette handler om at fjerne eventuelle usikkerheder og igen informere ordreskaberen om jeres vilkår, som I vil handle under. Mens der ofte hurtigt opnås enighed om hovedpunkterne i en ordre, gemmer djævelen sig bogstaveligt talt i detaljerne.
I det fine print (altså i de generelle forretningsbetingelser, AGB) lurer ofte mange uoverensstemmelser, og derfor tjener dette bekræftelsesbrev til at informere jeres kunde om indholdet af jeres AGB igen og samtidig gøre dem til en del af kontrakten. Væsentlige punkter i AGB kan være: proceduren ved forsinket betaling, kundens pligter efter modtagelse af fotos, reklamationsfrist, muligheder for forbedring, mæglingsproces, returnering af originale/data, billedretouchering, osv.
Afslutning
Fotoopgaven bør forløbe gnidningsløst, effektivt ("do right things") og effektivt ("do things right"). For at sikre dette bør I ikke knibe med den tilgængelige tid. Derudover er det klogt, selvom I er vant til at arbejde som en enkeltmands hær, at have mindst en eller flere assistenter med. Ikke kun for at hjælpe jer med at opsætte blitzanlægget eller sættet, men også for at kunne sende nogen af sted for at skaffe manglende rekvisitter, catering, passende outfit, osv., hvis nødvendigt.
Selvom I er mere af kaotisk natur og foretrækker at have 25 ting i gang samtidig - en struktureret tilgang vil hjælpe jer med at bevare overblikket og arbejde effektivt ved afslutningen af opgaver, så assistenter kan hjælpe med at tage små opgaver fra jer, så I kan fokusere på det væsentlige - fotografering og samarbejdet med kunden.
I modsætning til mange af mine kolleger har jeg altid set det som berigende, når kunder var til stede personligt under fotosessionen på settet. Dette sikrer, at kundens interesser bliver omsat til billeder af mig. Samtidig forhindrer tilstedeværelsen af kunden eller en bemyndiget person, at ordregiveren kan reklamere for fotooptagelserne, for hvis jeg fotograferer efter anvisning fra den tilstedeværende bemyndigede person, kan jeg ikke senere holdes ansvarlig, hvis resultaterne ikke falder i kundens smag.
Det forudsættes naturligvis, at jeg regelmæssigt præsenterer de digitale resultater for den bemyndigede person - nærmest som et statuspunkt - bedst præsenteret på computermonitor, og at jeg følger hans instruktioner eller forslag til forbedringer.
Hvis ingen af ordregiverens ansatte er til stede under optagelsen, er det bestemt en god ide, at I sender et par fotoresultater per e-mail til ordregiveren fra tid til anden, så han kan kontrollere fremskridtet af fotosessionen og "godkende" det hidtil opnåede. Hvis der sker uventede ting, er det altid godt, hvis I kan nå ordregiveren telefonisk med det samme. Så sørg for at få kundens mobilnummer tilføjet til jeres kontakter, hvis det bliver nødvendigt.
Når fotosessionen er afsluttet, skal billederne stadig ses af jer, inden I sender dem til kunden. Fotografens personlige gennemsyn tjener til at identificere eventuelle fejl, for intet er mere pinligt end at modtage en telefon fra jeres kunde og opdage problemer, mens I stadig er uvidende.
Altid lav 1-2 sikkerhedskopier på eksterne harddiske, før I sender resultaterne til kunden. Så det er helt utænkeligt at placere de originale hukommelseskort i en konvolut og sende det til kunden med posten!
Det ville være ærgerligt, hvis resultaterne af en opgave skulle gå tabt. Så sørg altid for tilstrækkelige sikkerhedskopier!
Ofte vil ordregiveren være til stede under optagelsen og medbringe sin egen bærbare computer. I dette tilfælde vil han utålmodigt vente på at bytte jeres fulde hukommelseskort med et tomt for at kunne indlæse og gennemgå billederne på hans maskine under optagelsen.
Fakturering
Fakturaer med et fakturbeløb på over 100 euro skal opfylde følgende krav for at blive accepteret af skattemyndighederne. Hvis fakturaen ikke opfylder kravene, kan det ske, at jeres kunde - med rette! - nægter at betale den. Selvom han betaler den alligevel, kan det ske, at hans skattemyndighed ikke tillader fradrag for forhåndsdrevet moms eller anerkender fradragsværdien af hele fakturbeløbet. Og det samme gælder for jer: Vær opmærksomme inden I betaler en kreditors faktura og kontroller følgende punkter:
• Betegnelsen "Faktura"
• fulde navn og adresse på faktura- og tjenestemodtager
• jeres navn og adresse (adresse på fakturautstederen; kan også være afdelingsadresse)
• jeres skatte- eller alternativt momsidentifikationsnummer
• faktureringsdato (udstedelsesdato)
• fakturanummer (dette skal tildels kontinuert og entydigt; et bestemt format skal ikke følges)
• leveret ydelse (mængde og art af leverede genstande eller omfanget og art af anden ydelse)
• leveringsdato (om nødvendigt anvend formuleringen "Leveringsdato er fakturadato", hvis der ikke kan angives en separat leveringsdato)
• vederlaget opdelt efter skattesatser for fototjenesten
• den anvendte momsprocent (medmindre I er "momsregistreret små iværksættere"; se nedenfor)
• den resulterende momsbetaling
• samlet fakturabeløb (anbefales; men er ikke et lovmæssigt krævet element)
• bankoplysninger fra udstederen (anbefales; men er ikke et lovmæssigt krævet element)
• betalingsfrist (anbefales; men er ikke et lovmæssigt krævet element).
For fotografer er det også anbefalet at skriftligt dokumentere omfanget af de tildelte brugsrettigheder på fakturaen. Bare som en påmindelse. På denne måde kan der ikke opstå misforståelser hos kunden.
De nettotaler for de enkelte fakturaposter er opført, derefter den samlede moms, der påløber herpå, samt den samlede bruttobeløb som fakturerbart fakturabeløb. Hvis der er aftalt en betalingsfrist i tilbuddet eller under kontraktforhandlingerne, er det normalt at angive dette igen på fakturaen.
Hvis du er en momsregistreret småvirksomhed i henhold til § 19 UStG (hvis du forblev under en årlig omsætning på 17.500 euro sidste år og sandsynligvis ikke overstiger 50.000 euro i indeværende år), er du fritaget for betaling af moms til skattevæsenet, så du angiver simpelthen beløbene for de enkelte poster samt det samlede beløb. Ifølge loven er momsen inkluderet i disse poster; den behøver ikke at blive specificeret og heller ikke indberettet til skattevæsenet.
Procedure for påmindelser
Lad os håbe at dine kunder betaler til tiden! Men desværre sker det ofte, at fakturaer ikke bliver betalt. Dette kan skyldes forskellige årsager. Nogle virksomheder betaler generelt deres fakturaer med flere måneders forsinkelse, hvilket fører til rentegevinster. Andre vil gerne betale, men kan ikke, f.eks. fordi de selv er stramme økonomisk. Mange venter selv på en betaling, f.eks. fra skattevæsenet ved en skattegodtgørelse. Andre forsøger igen at undgå at betale fakturabeløbet fuldt ud eller kun delvist ved at påstå fejl ved det fotografiske arbejde.
Hvis din kunde ikke betaler fakturaen rettidigt, skal du ikke straks true med retlige skridt. Måske er fakturaen virkelig gået tabt i papirmængden. Spørg venligst først, om hvad der har ført til betalingsforsinkelsen. Hvis betalingen stadig ikke sker, skal du fastsætte en rimelig frist (2-3 uger), og når denne frist er udløbet, bør du gå til en advokat.
Generelt set er fakturaer øjeblikkeligt forfaldne, medmindre der er aftalt noget andet. Hvis din kunde ikke betaler rettidigt, er der ikke behov for en ekstra påmindelse for at komme i restance, men han kommer automatisk i restance ved at overskride fristen. For at kunne dokumentere, at din kunde har modtaget fakturaen, anbefales det derfor at sende den igen pr. fax ud over originalen. Eller endnu bedre pr. anbefalet brev. Dog ikke i god stil, hvis man allerede på forhånd formoder, at kunden ikke vil betale.
Hvis kunden ikke har betalt ved fristoverskridelse, vil man i praksis vente yderligere 1-2 uger, før man høfligt spørger, hvorfor fakturaen endnu ikke er betalt. Hvis det er tydeligt, at betalingen er bevidst undladt, ville man efter yderligere en uge sende en påmindelse med anmodning om øjeblikkelig betaling af det skyldige beløb. Eventuelle påmindelsesomkostninger (disse skal være realistiske, og bør derfor være i størrelsesordenen 3 til 5 euro) samt overtrædelsesrenter kan opkræves separat.
Overtrædelsesrenter beregnes med 5% (årligt) over den Europæiske Centralbanks (EZB) basisrentesats.
Efter mislykket påmindelse bør du nu konsultere en advokat, som - om nødvendigt også i retten - vil inddrive dine krav. Omkostningerne ved dette skal bæres af skyldneren, altså din kunde, medmindre det viser sig, at han havde en berettiget grund til at afvise betalingen, hvilket er så godt som umuligt, hvis du har leveret brugbare fotos af "middel kvalitet og art".
