Dataløsning og rullelister i Google Sheets

I denne vejledning vil du lære, hvordan du kan bruge datavalidering i Google Sheets til at oprette dropdown-lister. Oprettelsen af dropdown-lister er særligt nyttig, når du ønsker at undgå inputfejl og konsolidere data. Forestil dig, at du arbejder på en højskole og ønsker at indføre en ensartet registrering af de studieprogrammer, som eleverne læser. Ved at anvende datavalidering korrekt kan du sikre, at inputtet er standardiseret og kan konsolideres på din liste.

Vigtigste punkter

1. Datavalidering hjælper med at undgå inputfejl og holde data konsistente.
2. Med dropdown-lister kan du give brugerne et udvalg af foruddefinerede værdier.
3. Du kan tilpasse datavalideringen for at nægte manuelle inputs og vise nyttige inputbeskeder.

Trin-for-trin-vejledning

Trin 1: Aktivér datavalidering

For at komme i gang med datavalidering i Google Sheets skal du åbne dit Google-regneark. Gå til fanen "Data" og klik på "Datavalidering". Dette åbner et nyt dialogvindue, hvor du kan foretage de ønskede indstillinger.

Trin 2: Vælg celleområde

Vælg nu det celleområde, som du vil bruge til dropdown-listen. For eksempel kan du vælge cellerne fra B4 til B32. Vær opmærksom på at definere det rigtige område for dine data, da det er afgørende for senere input.

Trin 3: Vælg kriterierne

I dialogvinduet kan du fastsætte forskellige kriterier for datavalideringen. Det betyder, at du kan angive, hvilken type input der er tilladt. Du har mulighed for at vælge en liste eller oprette listen selv.

Trin 4: Opret egen liste

Hvis du ønsker at oprette din egen liste med dropdown-muligheder, skal du indtaste de ønskede indgange. For eksempel kunne du skrive "BW" for Erhvervsøkonomi, "WF" for Erhvervsinformatik og "WM" for ren Informatik. Sørg for at opremse alle relevante studieprogrammer, så eleverne kan træffe det rigtige valg.

Trin 5: Vis dropdown-liste

Aktivér muligheden "Vis dropdown-liste i celler". Klik derefter på "Gem". Når listen er oprettet, vises et dropdown-symbol i den valgte celle, som giver eleverne mulighed for at vælge det relevante studieprogram.

Trin 6: Afvisning af input

For at sikre, at eleverne ikke kan foretage ugyldige indtastninger, kan du afvise inputtet. Dette betyder, at de ikke kan bruge egne værdier, der ikke er angivet i dropdown-listen. Gå tilbage til datavalidering og aktiver denne mulighed for at implementere denne funktion.

Trin 7: Tilføjelse af valideringshjælpetekst

En god måde at forbedre brugeroplevelsen på er ved at tilføje en valideringshjælpetekst. Dette kan hjælpe brugerne med at vide, hvilke værdier de skal indtaste. Du kunne f.eks. fastsætte "Klik og indtast en værdi fra området" som hjælpetekst.

Trin 8: Anvendelse af dropdowns på flere celler

For at anvende den oprettede dropdown-liste på andre celler kan du først kopiere den. Brug kombinationen "Ctrl + C" for at kopiere cellerne. Vælg derefter målområdet, højreklik og vælg "Indsæt indhold" og derefter "Kun indhold for datavalidering". Nu har du dropdown-muligheden og hjælpeteksten i alle de ønskede celler.

Trin 9: Gennemgang af input

Tjek de forskellige dropdown-muligheder i dit Google-ark for at sikre, at alt vises korrekt. Klik på dropdown-menuen for at kontrollere, om alle oprettede muligheder er tilgængelige, og at hver celle viser advarselsbeskeden.

Trin 10: Konklusion og resultater

Du har nu lært, hvordan du opretter dropdown-lister med datavalidering i Google Sheets. Denne funktion gør det lettere at indtaste data og hjælper med at opretholde kvaliteten af dine datasæt i tabeller. Nytten af denne teknik viser sig især, når du forsøger at opsummere og analysere forskellige data.

Opsamling

I denne vejledning har du trin for trin lært, hvordan du implementerer datavalidering i Google Sheets for at sikre konsistente og fejlfri dataindtastninger. Du har lært at oprette dropdown-lister, afvise input og muliggøre nyttige inputbeskeder.