Brug betinget formatering i pivot-tabeller

I denne vejledning lærer du mulighederne for betinget formatering inden for Pivot-tabeller i Excel. Ved hjælp af et realistisk eksempel fra et streaming-selskab ser vi på, hvordan du kan klargøre dine data og præsentere dem på en visuelt tiltalende måde. Betinget formatering hjælper dig ikke kun med at hurtigt genkende vigtig information, men forbedrer også det visuelle design af dine rapporter. Lad os komme i gang!

Vigtigste erkendelser

• Betinget formatering giver en effektiv måde at visuelt formatere data på.
• Det er vigtigt kun at markere de relevante individuelle værdier og ikke summen.
• Forskellige formateringsmuligheder som farveskalaer, symboler eller regelbaseret formatering kan nemt anvendes.

Trin-for-trin vejledning

Trin 1: Opret Pivot-tabel

Først skal du oprette en Pivot-tabel ud fra dine indsamlede data. Jeg har forberedt et eksempel, hvor forretningsnumrene for et streaming-selskab analyseres. Vi har information om forskellige film, kategoriseret som action, fantasy, horror, romance og science fiction. Det næste skridt er at oprette Pivot-tabellen.

Trin 2: Tilføj marked- og kategori-analysepunkter

For at forfine analysen tilføjer vi markedssegmenterne. I dette eksempel ser vi på Tyskland, Storbritannien og USA. Derudover tilføjer vi de forskellige filmkategorier for at få et omfattende overblik over forretningsnumrene.

Trin 3: Formatér celler

Før du begynder på den betingede formatering, skal du optimere cellernes formatering. Sørg for at aktivere tusindseparatorer og fjerne decimalerne. Dette giver dig et klarere overblik over tallene.

Trin 4: Anvend betinget formatering

For at gøre dataene mere visuelt tiltalende vælger du det område, du vil formatere. Gå derefter til menulinjen, vælg "Start" og derefter "Betinget formatering". Her finder du allerede foruddefinerede farveskalaer, der hjælper dig med at kategorisere værdierne.

Trin 5: Brug farveskalaer

Til reklameudgifter ønsker vi at bruge en farveskala, der repræsenterer de højere udgifter med kritiske røde nuancer. Du kan f.eks. vælge den rød-gul-grønne farveskala. Vær sikker på, at du kun markerer de individuelle værdier og ikke totalsummene.

Trin 6: Overfør formatering

For at overføre din formatering til andre celler kan du bruge formattasken. Dette er en nem måde at anvende de tidligere definerede formateringer på andre værdier, uden at du manuelt skal indstille dem igen.

Trin 7: Tilføj yderligere betingede formateringer

Der er mulighed for at bruge symbolsæt udover farveskalaer. Disse hjælper dig med at hurtigt genkende trends eller afvigelser i dataene. Du kan f.eks. bruge pile til at vise stigende eller faldende tendenser.

Trin 8: Tilpas regelbaseret formatering

Ved at tilpasse reglerne for den betingede formatering kan du f.eks. definere, at celler med værdier over 8000 skal farves grønne, og værdier under den skal vises røde. Dette fremmer en hurtig analyse af dine værdier.

Trin 9: Vis top- og flop-værdier

En anden nyttig funktion er at vise top- og flop-værdier. Du kan angive, at de bedste og dårligste tre værdier skal fremhæves med en bestemt farve, hvilket hjælper dig med at få et hurtigt overblik over dine filmes præstation på én gang.

Trin 10: Tilpas individuel formatering

Den betingede formatering kan tilpasses individuelt. Du kan beslutte, om du kun vil repræsentere de øverste fem værdier med en anden farve eller tilføje en ramme om dem. Dette gør din rapport endnu mere tiltalende og informativ.

Oversigt

Med de præsenterede trin kan du effektivt bruge betinget formatering i Excel for at gøre dine pivot-tabeller mere tiltalende. Du har lært værdifulde teknikker til at fremhæve dine data visuelt, hvilket hjælper dig med at analysere forretningsnumrene.