Pivot-tabeller i Excel: Dataforberedelse og eksport

Velkommen til denne omfattende vejledning, hvor du vil lære alt om datavalidering, sortering og eksport af pivot-tabeller i Excel. Pivot-tabeller er et kraftfuldt værktøj til analyse og visualisering af data. Denne vejledning vil guide dig gennem de sidste trin i et projekt, hvor du har lært at oprette og tilpasse pivot-tabeller for at udtrække værdifuld information fra rådata. Ved afslutningen af denne vejledning vil du være i stand til professionelt at behandle og præsentere dine data.

Vigtigste indsigter

• Du vil lære at bearbejde data i Excel.
• Du vil lære, hvordan pivot-tabeller sorteres efter specifikke kriterier.
• Der gives en trinvis forklaring på eksport af data fra pivot-tabeller.
• Gruppering vil hjælpe med overblikket over dataene.

Trin-for-trin vejledning

Først skal vi indsætte rådataene i vores Excel-dokument. Du kan gøre dette nemt ved at gå til tabellen, hvor dine data er gemt. Vælg derefter funktionen "Tabelværktøjer" og vælg "Pivottabel". Dette åbner et nyt regneark, hvor du kan oprette din pivot-tabel.

Derefter definerer du det område, hvor din pivot-tabel skal placeres. I vores eksempel vil tallene være i området omkring række 5. For at analysere omsætningsdataene effektivt, trækker du logistikgrupperne ind i rækkebesættelsen af pivot-tabellen. Det er vigtigt at formatere værdierne korrekt, så de vises som tal med tusindtallene adskilt.

For at designe og gøre pivot-tabellen overskuelig sorter du de udfoldede data. Dette gøres nemt via fanen "Data". Her kan du vælge "Stigende Sortering". Dette placerer den mindste omsætning øverst i din analyse og hjælper dig med hurtigt at fortolke dataene.

Nu ønsker vi at gruppere dataene yderligere for bedre analyse. Først kontrollerer vi antallet af værdier, vi har. I vores eksempel kan vi gøre dette ved at bruge tastekombinationen Control + Skift + Pil opad. Derved finder vi ud af, at vi samlet set har 598 værdier. For at gruppere dem ensartet dividerer vi dette tal med 2 og får dermed to grupper af henholdsvis 299 værdier.

Marker de første 299 værdier for at danne den første gruppe. Klik derefter på "Gruppér udvalg". Således organiserer du værdierne i en overskuelig struktur. Den anden gruppe kan oprettes analogt ved at vælge de resterende værdier og også klikke på "Gruppér udvalg". Nu har du to grupper, der markant letgør analysen af omsætningen.

Nu kommer vi til den næste opgave: dataeksport. Du ønsker at eksportere resultaterne til forskellige lande. Dette gøres også gennem en ny pivot-tabel, som du igen opretter med "Pivottabel sammenfatning". Vælg outputområdet og træk de enkelte regioner ind i rækkevisningen af den nye pivot-tabel. Nu kan du analysere omsætningen for hvert land.

For at oprette detaljerede rapporter for de enkelte lande er det nemt at dobbeltklikke på omsætningsværdierne i pivot-tabellen. Dette vil åbne en detaljeret visning, hvor alle relevante oplysninger er opført, herunder omsætning, omkostninger og yderligere dimensioner. Du kan derefter omdøbe de enkelte rapporter for at øge overskueligheden.

Gentag denne proces for de resterende lande og omdøb de relevante rapporter. Denne metode gør det muligt for dig at skabe skræddersyede oplysninger til forskellige afdelinger inden for din organisation. Dine kolleger kan nemt modtage den rapport, de har brug for til deres analyser.

Hvis du ønsker at udtrække de ønskede data for et specifikt land, markerer du de relevante tal og kan eksportere dem enten til en ny regneark eller en ny Excel-projektmappe. På den måde har du mulighed for at sende disse data til de andre afdelinger.

Til sidst vil vi opsummere de oprettede rapporter. Udnyt muligheden for at opsummere de standardmæssigt formaterede data som en tabel i en ny pivottabel. På denne måde kan du hurtigt opsummere alle nødvendige oplysninger om de enkelte lande.

Du har nu succesfuldt fuldført alle opgaverne. Gennemgå trinnene igen for at styrke din viden og udvikle dig til en ekspert inden for pivottabeller i Excel. Det har været en fornøjelse at guide dig gennem denne lektion, og jeg håber, at du har fået meget ud af denne vejledning.

Opsummering

I denne vejledning har du lært metoden til dataforberedelse, sortering og eksport af pivottabeller i Excel. Med disse færdigheder kan du effektivt analysere og præsentere data.