Forstå betinget formatering i pivottabeller

I denne vejledning vil vi beskæftige os med betinget formatering i Pivot-tabel i Excel. Betinget formatering er en kraftfuld funktion til at præsentere data visuelt tiltalende og hurtigt genkende tendenser og afvigelser. I denne tutorial vil jeg vise dig, hvordan du kan oprette to forskellige betingede formateringer til dine pivot-tabeller. Vi vil forberede omsætningsdata efter regioner og forretningsenheder samt efter de enkelte logistikgrupper og fremhæve de vigtigste nøgletal tilsvarende.

Vigtigste erkendelser

• Betinget formatering muliggør en visuel analyse af pivot-data.
• Den grøn-gul farveskala til præsentation af omsætningsværdier.
• Anvendelse af betinget formatering på specifikke datapunkter.

Trin-for-trin vejledning

Lad os starte med den første opgave, som handler om at oprette en pivot-tabel, der opdeler omsætningen.

Først skal du have dine data i Excel organiseret og klar til brug. Du kan enten oprette en ny pivot-tabel eller kopiere en eksisterende, der allerede har de nødvendige nøgletal. Her arbejder vi først med en allerede eksisterende pivot-tabel. Gå til mappen "Betinget formatering" og kopier den allerede eksisterende pivot-tabel, der viser oversigten efter regioner og forretningsenheder.

Nu hvor vi har pivot-tabelen klar, fokuserer vi på den betingede formatering. Denne tilgang er vigtig, da vi gerne vil fremhæve værdierne for forretningsenheder og lande med farver. Vi bruger omsætningsperspektivet, hvor en højere omsætning er positiv for virksomheden. Dette giver mulighed for at bruge en simpel grøn-gul farveskala til at visualisere værdierne.

Idéen er, at jo højere omsætningsværdien er, desto bedre er det. Så vi vil repræsentere de højere omsætninger i en grønnere farvetone, mens lavere omsætninger vises i gul. Dette muliggør en hurtig visuel fortolkning af vigtige værdier.

Lad os nu se resultatet. Et eksempel er Korea i forretningsenhed 5 med en omsætning på 603.000 euro, hvilket er den højeste værdi. Derudover kommer omsætningen fra Mexico og Storbritannien, der er relativt lavere, så du med et øjeblik kan se effektiviteten af de enkelte regioner.

Nu går vi videre til det andet overblik, der opdeler omsætningen efter logistikgrupper. Også her opretter vi en ny pivot-tabel. Gå til værktøjerne for pivot-tabel og vælg "Sammenfat pivot-tabel". Eksporter pivot-tabel til dit eksisterende regneark "02 betinget formatering".

Målet er at præsentere omsætningsdata struktureret efter logistikgrupper. Når du har trukket logistikgrupperne til rækkerne, bør der foreligge en detaljeret oversigt. Dette viser alle data klart og forståeligt.

Når oversigten er oprettet, er det vigtigt at formaterer dataene korrekt. Formatér tallene, så de viser eurotegnet og også bruger tusindtalsseparator. Men glem ikke at fjerne decimalerne for at sikre en klar overskuelighed.

Når det er gjort, koncentrerer vi os nu om den betingede formatering for de 25 bedste omsætningsværdier. Gå til betinget formatering og vælg reglen for de øverste 25 elementer.

Marker disse 25 værdier med en grøn udfyldning. Når du klikker på symbolet for formateringsoptioner, kan du tilføje reglen "Alle celler med summer af omsætningsværdien for logistikgruppe". Dette filtrerer logistikgruppen efter de højeste omsætningsværdier og farver dem i grøn.

Når alt er korrekt opsat og formatteret, vil du kunne se de 25 bedste omsætningsværdier i din pivot-tabel visuelt, hvilket hjælper dig med hurtigt at opnå vigtige indsigt i salgsydeevnen for dine logistikgrupper.

Resumé

I denne vejledning har du fået et omfattende overblik over betinget formatering i pivot-tabeller. Du har lært, hvordan du kan visualisere omsætningsdata og hvordan du anvender en simpel farveskala til at fremhæve de vigtigste nøgletal. Med disse teknikker er du nu i stand til at analysere dine data mere effektivt og hurtigt genkende trends i dine pivot-tabeller.