Excelkurs: Fremhæv forsinkede leveringsdatoer med farver

Hvis du i controlling eller salg leder efter en simpel og effektiv metode til at fremhæve forsinkede leveringsdatoer i Excel, er du kommet til det rette sted. I denne vejledning vil du lære, hvordan du kan bruge betinget formatering til at gøre dine data visuelt tiltalende og overskuelige. Du vil lære at identificere og visuelt repræsentere forskellene mellem planlagte og aktuelle leveringsdatoer. Dette vil ikke kun hjælpe dig med at analysere dine ordrer, men også med at identificere potentielle problemer tidligt.

Vigtigste indsigter

• Betinget formatering giver dig mulighed for at fremhæve leveringsdatoer med farver.
• Ved hjælp af simple formler kan du finde ud af, om leverancerne kommer rettidigt.
• Du vil lære at tilpasse reglerne for betinget formatering for at tage hensyn til varierende frister.

Trin-for-trin vejledning

Trin 1: Forbered data

Først og fremmest er det vigtigt, at du forbereder dine data i Excel. Lav en tabel med dine ordrer, der mindst indeholder kolonnerne for den planlagte leveringsdato og den faktiske leveringsdato. Sørg for, at dataene er ordentligt formateret, så Excel kan genkende dem korrekt.

Trin 2: Vælg celleområde

Efter at have indtastet dine data i Excel, marker det celleområde, du ønsker at formatere. Sørg for ikke at inkludere overskrifterne, da du kun ønsker at analysere de relevante data.

Trin 3: Anvend betinget formatering

Gå til "Betinget formatering" i Excel-interfacet og vælg "Ny regel". Her kan du oprette en regel, der angiver, efter hvilket kriterium cellerne skal fremhæves.

Trin 4: Opret regel for forsinkede leverancer

For at oprette reglen skal du bruge en simpel formel. Du vil have, at Excel undersøger, om den planlagte leveringsdato er mindre end den faktiske leveringsdato. Brug referencer til kolonnerne, f.eks. for den planlagte dato som $C2 og for den faktiske dato som $D2. Formlen ser således ud: =C2

Trin 5: Vælg formateringsmuligheder

Nu er det tid til at vælge udseendet af de fremhævede celler. Vælg en iøjnefaldende farve, f.eks. en kraftig orange, for at markere overskridelser tydeligt. Bekræft valget med "OK".

Trin 6: Gennemgå resultaterne

Efter anvendelsen af reglen vil du nu se, at Excel har fremhævet de forsinkede leverancer med farver. For eksempel kan en ordre, der var planlagt til februar, men først blev leveret i juni, være tydeligt synlig. På den måde kan du straks se, hvor der har været problemer.

Trin 7: Tilpas reglen for mere fleksibilitet

For at skabe mere fleksible regler kan du tilpasse den tidligere regel. Du kan f.eks. angive, at en leveringsdato også er acceptabel, hvis den er op til tre dage senere end den planlagte dato. Via menuen "Administrer regler" kan du redigere den eksisterende regel.

Trin 8: Tilpas formel

Nu skal du let modificere formelen. I stedet for kun at kontrollere, om den planlagte dato er mindre end den faktiske, træk den planlagte dato fra den faktiske og undersøg, om forskellen er større end to dage. Den nye formel kunne se således ud: =(D2-C2)>2.

Trin 9: Gennemgå resultatet af tilpasningen

Efter at have ændret formelen, skal du gå tilbage og gennemgå resultaterne. Forsinkelser på over tre dage bør nu være korrekt fremhævet, mens alle leverancer med mindre end tre dages forsinkelse bevarer deres oprindelige status.

Oversigt

At fremhæve forsinkede leveringsdatoer i Excel kan let og hurtigt udføres ved hjælp af betingede formateringer. Ved at have forståelse for formlerne og anvende formateringsmulighederne kan du gøre dine data meget mere overskuelige. På den måde beholder du kontrollen over dine leverancer og kan eventuelt reagere i tide.