Pas på metdata i Excel-filer: Sikker håndtering

Metadata kan udgøre en skjult risiko i Excel-filer, især når du deler filer eller tilføjer fortrolige oplysninger til dem. Disse oplysninger er ikke altid synlige med det samme, men kan nemt videregives gennem simple handlinger. Hvis dit mål er at sikre, at ingen følsomme data kommer i hænderne på tredjepart, så er det vigtigt at forstå, hvad metadata er, og hvordan du sikkert kan bearbejde eller fjerne dem.

Vigtigste resultater

• Metadata er ekstra information om din fil, der ofte indeholder personlige eller fortrolige oplysninger.
• Der er enkle metoder til at fjerne personlige oplysninger fra Excel-filer.
• En korrekt håndtering af metadata er afgørende for at undgå brud på datasikkerheden.

Trin-for-trin vejledning

Først ser vi på en tom Excel-tabel. Når du har åbnet en tom tabel, kan det se ud som om den er uskyldig, men lad os kigge lidt nærmere på den.

Du kan se egenskaberne for din Excel-fil ved at højreklikke på filikonet og vælge "Egenskaber". Her bør du finde en sektion med "Detaljer", som indeholder mange oplysninger. Ofte kan du finde beskrivende tekster, tags og endda navnet på forfatteren, der har oprettet filen.

Der bør lægges særlig vægt på oplysningerne om sidste ændring og oprettelsesdato. Disse data kan afsløre fortrolige oplysninger, som du ikke ønsker andre at se. Det er nemt at glemme, at sådanne detaljer kan forblive synlige ved videregivelse af en fil.

Hvis du sender en redigeret fil til din chef eller kunde, kan den indeholde pinlige eller fortrolige oplysninger som gamle kommentarer eller tidligere forfatteroplysninger. For at undgå disse oplysninger kan du fjerne dem med et enkelt klik.

For at gøre dette skal du åbne din Excel-fil igen. Gå til menuen "Filer" og vælg "Egenskaber". Blandt de forskellige sektioner vil du ikke kun genkende filens titel, men også andre metadata, som du måske ikke har lagt mærke til.

En af de bedste metoder til effektivt at fjerne metadata er at revidere filen, inden du gemmer den. Uanset om du gemmer filen eller eksporterer den til et nyt format som PDF, skal du sikre dig, at ingen følsomme oplysninger medtages.

Hvis du ønsker at gemme filen som PDF, skal du gå til "Filer" og vælge "Gem som" og derefter "PDF". Dette vil oprette en ny fil, der ikke indeholder metadata fra Excel-filen, medmindre du fysisk udskriver filen.

Der er også en anden mulighed for at rense metadata, inden du sender en fil. Under "Arbejdsmappekontrol" i menuen "Filer" kan du identificere og fjerne personlige oplysninger. Klik blot på "Dokumentundersøgelse", og softwaren vil informere dig om al tilgængelig metadata og tilbyde muligheden for at fjerne dem.

Efter at du har fjernet alle oplysningerne, skal du gemme filen igen. Hvis du derefter kontrollerer egenskaberne, vil du se, at alle følsomme oplysninger er forsvundet.

Det er værd at bemærke, at oprettelsesdatoen og sidste adgang stadig vil forblive til stede, da disse oplysninger er en del af filen. Hvis filen dog skal være helt anonymiseret, er det eneste valg at oprette en ny fil. Kopier indholdet til et nyt dokument.

Gem gemme det nye dokument derefter under et andet navn. Dette sikrer, at kun de ønskede oplysninger gemmes i den nye fil.

Sørg for, at også i denne fil skal forfatterdata og oprettelsesdata slettes, da de normalt overtages.

På denne måde undgår du netværk af metdata, der potentielt kunne være pinlige, især i en professionel kontekst. Et eksempel er elever, der udveksler gamle materialer med nye filer og ikke tilpasser metadataene.

Opsummering

Ved håndtering af metadata i Office-filer skal du være forsigtig. Metadata giver værdifulde oplysninger om dokumentets skaber og historik, men kan også indeholde følsomme data, der ikke bør komme ud. Viden om redigering og fjernelse af disse oplysninger er nøglen til at beskytte fortroligt indhold og undgå ubehagelige situationer.