Hjælpetekster for celler i Excel

Hjælpetekster i Excel kan hjælpe med at øge brugervenligheden på dine regneark. Du kan gøre indtastninger i celler nemmere og tydeligere, især for nybegyndere eller nye medarbejdere, der endnu ikke er fortrolige med formularen. I denne vejledning vil du lære, hvordan du angiver hjælpetekster til bestemte celler i Excel og hvilke muligheder datavalideringen tilbyder.

Vigtigste indsigt

• Hjælpetekster gør indtastning i celler lettere.
• Datavalidering giver mulighed for at begrænse brugergrænsefladen.
• Fejlmeddelelser kan vises, hvis der foretages ugyldige indtastninger.

Angivelse af Hjælpetekster

Lad os begynde med at åbne årskalenderen, hvor vi vil implementere hjælpetekster. Markér den celle eller række, hvor du vil oprette en hjælpetekst.

Gå derefter til menuen "Data" og vælg muligheden "Datavalidering". I denne menu kan du foretage forskellige indstillinger for at styre indtastningerne i den valgte celle.

Nu kan du definere en indtastningsprompt. Dette er teksten, der vises, når nogen vælger cellen. For eksempel kan du formulere følgende: "Her er leveringsdatoen til kunden, som maksimalt kan være 90 dage frem i tiden".

Når du har oprettet din indtastningsprompt, skal du bekræfte dine indtastninger for at gemme indstillingerne.

Validering af Indtastninger

For at sikre, at kun gyldige data indtastes i cellen, skal du angive reglerne for indtastningsvalidering. Gå igen til datavalideringen og vælg indstillingen "Tillade". Her kan du bestemme indtastningskriterierne. Vælg "Dato", hvis du kun vil tillade datoangivelser.

Endnu et skridt er at definere det tilladte tidsrum. Du kan sige, at startdatoen er "i dag" og slutdatoen højst er 90 dage frem i tiden. Dette giver dig mulighed for at tillade indtastninger inden for denne periode.

Valgfrit kan du også konfigurere fejlmeddelelser. Her kan du vælge, om der skal vises en "Stopmeddelelse", en "Advarsel" eller en "Information" ved ugyldige indtastninger. En stopmeddelelse forhindrer, at fejlagtige data gemmes, og kræver en korrekt indtastning.

Fejlmeddelelser og Håndtering af Disse

Når du har angivet indtastningsvalidering og eventuelt konfigurerede fejlmeddelelser, skal du teste indtastningerne. Indtast bevidst en ugyldig dato, der ikke overholder de fastsatte kriterier, for at teste fejlmeddelelsen.

Hvis indtastningen ikke overholder kriterierne, vises en fejlmeddelelse, som ønsket. I tilfælde af en fejl kan du gøre brugeren opmærksom på, at kun datoangivelser, der er højst 90 dage frem i tiden, er tilladt.

Lad brugeren forsøge igen. Indtast f.eks. en korrekt dato og sikre dig, at hjælpetekster og indtastninger er gyldige.

Justering af Indstillinger og Fortrydelse

Hvis du ønsker at tilpasse eller fjerne indtastningsbegrænsninger eller hjælpetekster, kan du til enhver tid åbne datavalideringen igen. Her kan du fjerne eksisterende markeringer eller klikke på "Slet alt" for at nulstille alle indstillinger.

Denne fleksibilitet er afgørende, især når du arbejder med komplekse tabeller, hvor der kræves mange forskellige indtastninger. Hjælpetekster gør arbejdet lettere for dig og andre brugere ved at give tydelige instruktioner om, hvad der skal indtastes i en celle.

Oversigt

At definere hjælpetekster i Excel kan markant lette indtastningen i celler og hjælpe med at undgå fejl. Ved at bruge datavalidering har du kontrol over, hvilke data der kommer ind i cellerne, og kan konfigurere fejlmeddelelser, der støtter brugeren.