Håndtering af overskrifter og billedlister i Word

Ved arbejde med tekstbehandlingsprogrammer som Microsoft Word er tydeligt strukturerede dokumenter uundværlige, især når det kommer til at oprette videnskabelige rapporter eller præsentationer. For at leseren hurtigt kan finde vigtige oplysninger og visuelle elementer, har du mulighed for effektivt at bruge tekstbeskrivelser, afbildningsfortegnelser og henvisninger. I denne vejledning viser vi dig trin for trin, hvordan du viser dine billeder, tabeller, formler og grafer i en ensartet beskrivelsesformat og samler dem i en overskuelig afbildningsfortegnelse.

Vigtigste erkendelser:

• Tekstbeskrivelser er vigtige for kategoriseringen af visuelle elementer.
• Med en afbildningsfortegnelse kan du øge tilgængeligheden af billeder og tabeller i dit dokument.
• Henvisninger letter navigationen og sikrer, at læseren hurtigt finder de rigtige oplysninger.

Trin-for-trin-vejledning

1. Forberedelse af dokument

Før du begynder at oprette tekstbeskrivelser og en afbildningsfortegnelse, bør du tilføje billeder, tabeller og formler til dit dokument. Du kan f.eks. tilføje et billede af en iPhone.

2. Indsættelse af beskrivelse for billeder

Klik på iPhone-billedet og gå til "Henvisninger". Vælg muligheden "Indsæt beskrivelse". Du har nu muligheden for at definere, om beskrivelsen skal vises over eller under elementet. Det anbefales generelt at placere beskrivelsen under billedet.

3. Tilpasning af betegnelse

Den nye betegnelse oprettes automatisk, starter med "Afbildning 1". Du kan yderligere tilpasse denne beskrivelse og f.eks. angive "Afb. 1: iPhone".

4. Tilføjelse af flere billeder og deres beskrivelser

Gentag processen for det andet billede - i dette tilfælde billedet af månen. Marker billedet, gå igen til "Henvisninger" og vælg "Indsæt beskrivelse". Angiv derefter den ønskede betegnelse, f.eks. "Måne".

5. Beskrivelse af tabeller

For at beskrive en tabel, marker hele tabellementet og vælg "Henvisninger" > "Indsæt beskrivelse". Du kan også her fastsætte betegnelsen, f.eks. "Tabel 1: Navneliste".

6. Beskrivelse af formler

Beskrivelse af formler fungerer på lignende vis. Marker formlen, gå til "Henvisninger" og vælg "Indsæt beskrivelse". Tildel et navn, f.eks. "Formel: x + y = z".

7. Indsættelse af afbildningsfortegnelse

Nu hvor du har indsat dine beskrivelser, er det tid til at oprette en afbildningsfortegnelse. Gå til "Henvisninger" og vælg "Indsæt afbildningsfortegnelse". Her kan du vælge, hvilke kategorier der skal inkluderes i fortegnelsen, f.eks. kun billeder eller også tabeller og formler.

8. Valg af fortjensteformat

Du har mulighed for at vælge formatet for afbildningsfortegnelsen - enten klassisk, elegant eller formelt.

9. Opdatering af fortjenestedet

Når du foretager ændringer i dit dokument, f.eks. ved at tilføje indhold eller flytte elementer, er det vigtigt at opdatere afbildningsfortegnelsen. Dette kan gøres ved at markere hele fortjenestedet, højreklikke og vælge "Opdater felter".

10. Tilføjelse af henvisninger

For at tilføje henvisninger i dit dokument, skal du placere markøren på det ønskede sted og gå til "Henvisninger" og vælge "Henvisning". Her kan du vælge det billede eller den tabel, du vil henvise til.

11. Opret krydshenvisninger i teksten

Hvis du for eksempel henviser til billedet af månen i teksten, vil du se, at sidetallene opdateres, afhængigt af, hvor grafikken er placeret i dit dokument. Med denne metode sikrer du en problemfri navigation i dokumentet.

12. Foretag ændringer og opdater henvisninger

Når du har oprettet alle ønskede krydshenvisninger, foretager du ændringer og opdaterer alle felter for at sikre, at sidetallene og henvisningerne er korrekte.

Resumé

Ved at tilføje beskrivelser til dine illustrationer og tabeller bliver navigationen i dit dokument markant nemmere. Et velstruktureret oversigt over illustrationer giver dine læsere mulighed for hurtigt at finde relevante oplysninger. Derudover sikrer krydshenvisninger, at dine læsere altid modtager de korrekte sidetal og henvisninger, selvom dokumentet ændrer sig.