Udskriv kuverter hurtigt og nemt med Word

Hvis du regelmæssigt skal udskrive kuverter, om det er til personlige invitationer eller forretningskorrespondance, ønsker du at gøre denne proces så nem og effektiv som muligt. I stedet for at formatere hver kuvert manuelt, kan du bruge Word's samleudskrivnings-funktion til automatisk at generere flere kuverter med forskellige modtagere. I denne vejledning vil du lære, hvordan du udskriver kuverter og forbereder dem til forsendelse.

Vigtigste erkendelser

• Samleudskrivningen i Word giver dig mulighed for at oprette flere kuverter automatisk.
• Du kan importere modtagerdata fra en Excel-tabel for at lette udskrivningen.
• Word tilbyder forskellige funktioner til at tilpasse adresseformateringen.

Trin-for-trin vejledning

Først åbner du et tomt Word-dokument og navigerer til fanen "Udsendelser". Her finder du punktet "Kuverter".

Klik på "Kuverter" for at åbne vinduet med kuverter og labels. I dette vindue kan du indtaste afsenderadressen og modtageradressen. Dette eksempel viser, hvordan en samleudskrivning for flere modtagere konfigureres.

Du ønsker at udskrive flere kuverter samtidig. Gå til mulighederne og vælg det passende kuvertformat. Som standard er formatet "DL" indstillet. Hvis du ønsker at bruge et andet format, kan du tilpasse det her.

Noget vigtigt, som du bør være opmærksom på, er printmuligheden. Afhængigt af din printers model kan måden, hvorpå kuverterne føres gennem, variere. Det anbefales at bruge et almindeligt A4-ark som skabelon til en testudskrift for at se, hvordan det føres gennem.

Når alt er som det skal være, klikker du på "OK" for at tilføje kuverten til dit dokument. Så får du et dokument med afsenderadressen og plads til modtageradressen.

Nu er det tid til at importere dataene til samleudskrivningen. Du bør allerede have forberedt en Excel-fil med en liste over modtagerne. Denne fil bør indeholde de relevante kolonner for fornavn, efternavn, adresse osv.

Luk din Excel-tabel og gå tilbage til Word. Vælg "Start samleudskrivning" og derefter "Kuverter". Word vil bede dig om, hvilken kuvert du vil bruge til samleudskrivningen. Vælg din nødvendige kuvert.

Efter at have klikket på "OK", vil kuverten blive vist på din skærm. Under fanen "Udsendelser" finder du nu også muligheden for at vælge modtagere.

Her kan du enten oprette en ny liste eller vælge din Excel-fil. Vælg Excel-filen og bekræft, hvilken tabel du ønsker at bruge.

Nu er alle modtagere tilgængelige i dit dokument. Du kan redigere modtagerlisten for at sikre, at alle nødvendige data er korrekte. Word giver dig også mulighed for at filtrere listen eller fjerne duplikater.

Nu kan du definere adresserne til kuverterne. Klik på "Adresseblok" for at tilpasse de adresseelementer, der skal vises på hver kuvert.

Hvis du har specifikke krav til formateringen, f.eks. kun at angive landet ved internationale forsendelser, kan du også tilpasse disse indstillinger.

Når du har konfigureret alt, vil du se i forhåndsvisningen, hvordan konvolutten vil se ud. Hvis du ønsker at foretage ændringer, kan du nemt justere positionen af adresserne.

Ved at klikke på "Færdiggør og sammenføj" kan du oprette printfilen. Du har også mulighed for at sende konvolutterne pr. e-mail eller overføre dem til et nyt dokument.

Nu kan du se, at Word har oprettet hver enkelt konvolut. Du kan nu sende dem til din printer eller slette dem efter behov.

Sammenfattende har du ved disse trin lært, hvordan du effektivt udskriver konvolutter til flere modtagere ved at bruge Word's seriedriftsfunktion.

Opsamling

Med de tidligere beskrevne trin er du nu godt rustet til at oprette konvolutter i Word og gøre dem klar til forsendelse direkte. Du kan nemt arbejde med store mængder data og udskrive en lang række personaliserede konvolutter på kort tid.