Opret en masse-e-mail i Word - En simpel vejledning

Du ønsker at sende personlige breve til flere modtagere og skræddersy hilsenen individuelt? Med seriabrev-funktionen i Microsoft Word kan du nemt og hurtigt gøre dette. Denne vejledning viser dig, hvordan du definerer modtagere ved hjælp af en Excel-tabel og korrekt bruger forskellige hilsenformer som "Herr" og "Frau". Lad os komme i gang med at gennemgå trinnene til oprettelse af et effektivt seriabrev sammen.

Vigtigste indsigter

• Du lærer, hvordan du opretter og tilpasser et seriabrev i Word.
• Brugen af en Excel-liste muliggør enkel administration af modtagerdata.
• Hilsenformater kan tilpasses dynamisk for at tilføje en personlig touch.

Trin-for-trin-vejledning

For at oprette et seriabrev i Word, skal du følge disse trin:

Trin 1: Start seriabrev

Begynd med at åbne Microsoft Word. Gå til fanen "Udsendelse" og vælg muligheden "Start Seriedokument". Klik derefter på "Breve" for at starte seriabrev-processen.

Trin 2: Vælg modtagerliste

Derefter skal du vælge modtagerlisten. Du har mulighed for enten at indtaste en ny liste, bruge en eksisterende liste eller vælge Outlook-kontakter. I denne vejledning bruger vi en Excel-tabel, som du har gemt på skrivebordet.

Trin 3: Rediger modtagerdata

Nu kan du redigere modtagerlisten. Gennem datakilden, der i vores eksempelvejledning hedder "Adresseliste.xls", kan du tilføje adresser, søge efter duplikater eller filtrere efter specifikke kriterier. Det viser en oversigt over efternavn, fornavn og hilsen.

Trin 4: Tilføj adresseblok

Tilføj nu en adresseblok ved at klikke på "Adressblok". Her kan du vælge de relevante felter til hilsen og adresse. Word genkender automatisk felterne, så de nødvendige oplysninger let kan blive overført.

Trin 5: Kontroller forhåndsvisningen

Det er vigtigt at kontrollere forhåndsvisningen af brevet. Du kan se, hvordan adressen og yderligere indhold vises i brevet. Klik på "Vis forhåndsvisning" for at sikre, at alt er korrekt arrangeret.

Trin 6: Tilføj emne og dato

Nu kan du indsætte emnet for dit brev i det forberedte dokument. Skriv f.eks. "Testserienbrev" og tilføj en dato. Dette giver dit brev en formel struktur.

Trin 7: Indsæt hilsen dynamisk

Brug de store bogstavkommandoer til at tilpasse hilsenen. Med funktionen kan du skelne mellem "Kære Hr." og "Kære Fru" baseret på dataene i din Excel-liste.

Trin 8: Fortsæt seriabrevet

Skriv nu brevteksten efter behov. Du kan skrive en generel tekst, der gælder for alle modtagere. Sørg for, at dette er inkluderende og formuleret på en tiltalende måde.

Trin 9: Udfør fejlkontrol

Før du afslutter det seriabrev, skal du udføre en fejlkontrol. Du kan klikke dig gennem de enkelte adresser og sikre dig, at der ikke er fejl i hilsenformaterne eller adresseoplysningerne.

Trin 10: Udskriv eller send masebreve

Når din massebreve er færdig og ser godt ud, gå tilbage til fanen "Forsendelser" og klik på "Afslut og sammenføj". Her har du mulighed for at udskrive dokumentet, sende det via e-mail eller gemme dokumenterne til yderligere bearbejdning.

Trin 11: Indsæt yderligere felter

Hvis nødvendigt kan du integrere yderligere individuelle felter i dit brev, såsom telefonnumre. Vælg de relevante kolonner fra din Excel-fil for at skabe ekstra personlig værdi.

Trin 12: Afslutning

Efter alle disse trin har du succesfuldt oprettet et massebrev. Du kan gemme dit dokument nu og sende det eller udskrive det efter ønske.

Opsummering

I denne vejledning har du lært, hvordan du opretter et massebrev på en nem og effektiv måde med Microsoft Word. Du har gennemgået hele processen fra valg af modtagerliste til personaliseret hilsen til slutredigering og udskrivning eller afsendelse af dine breve.