Sporing og ændringer i Word

Samarbejdet om tekstdokumenter kan nogle gange være en udfordring, især når flere personer arbejder på det samtidig eller efter hinanden. Med funktionerne til sporing i Microsoft Word bliver processen dog betydeligt mere effektiv. Du kan foretage ændringer, som så er synlige for alle involverede. Denne vejledning viser dig, hvordan du kan udnytte sporingsfunktionerne i Word til at administrere revisioner nemt.

Vigtigste indsigter

• Ændringer i Word kan spores i realtid.
• Du kan acceptere eller afvise ændringer, så alle redigeringer forbliver sporbar.
• Brugen af kommentarer letter kommunikationen mellem forfatterne.

Aktivér sporing af ændringer i Word

For at bruge sporfunktionen skal du først aktivere den. Dette gøres i fanen "Gennemse".

Klik på knappen "Sporing". Du har også mulighed for at låse sporingen for hele dokumentet, så der ikke kan foretages yderligere ændringer uden sporing.

Et tip: Når sporingen er aktiveret, vil alle ændringer, du foretager, blive markeret med en anden farve, så de er let genkendelige.

Foretag ændringer i teksten

Nu kan du begynde at foretage ændringer i dokumentet. Slet f.eks. tekstdel eller tilføj nye. Alt vil blive dokumenteret automatisk.

Hvis du ændrer et ord eller en tekstlinje, vil dette sted blive markeret med rød farve og gennemstreget, mens den nye indtastning vises.

Dette er særligt nyttigt for at sikre, at alle involverede har øje på de foretagne ændringer.

Acceptér eller afvis ændringer

Når du har foretaget dine ændringer, kan korrekturlæseren eller dokumentopretteren beslutte, om disse ændringer skal accepteres eller ej.

For at acceptere en ændring skal du bare klikke på "Acceptér". Hvis en ændring ikke ønskes, kan du til enhver tid klikke på "Afvise" for at gendanne den oprindelige tekstpassage.

Denne mulighed sikrer en nem og klar forståelse af, hvilke ændringer der er blevet godkendt eller afvist.

Brug af overvejelseskommentarer

En anden nyttig funktion er kommentarfunktionen. Du kan markere tekststeder og tilføje en kommentar, hvilket væsentligt letter kommunikationen mellem brugerne.

Klik blot i dokumentet på det ønskede sted for at tilføje en kommentar. Den anden redaktør kan derefter svare direkte på denne kommentar og stille afklarende spørgsmål.

For at se det samlede billede af de foretagne ændringer kan du justere visningen, så alle ændringer eller kun kommentarer vises.

Visning og administration af ændringer og kommentarer

I revisionsoversigten kan du se alle ændringer og kommentarer i en kompakt liste. På den måde får du et overblik over, hvad der er blevet ændret, og hvilke kommentarer der stadig er åbne.

Du kan også tilpasse visningen efter dine behov ved f.eks. at vise listen vandret eller lodret.

Denne fleksibilitet er særligt nyttig for at få et hurtigt overblik over dokumentets status.

Send dokumentet tilbage og gennemfør den endelige kontrol

Efter redigering kan du sende dokumentet tilbage. Du har mulighed for at gennemgå de seneste ændringer igen, før du finaliserer dokumentet.

Brug knapperne til at acceptere eller afvise for at sikre dig, at alle ændringer passer til dine forventninger.

Hvis du f.eks. afviser en bestemt ændring, vil den blive annulleret med det samme, og det oprindelige ord forbliver intakt.

Oversigt

Sporings- og kommentarfunktionerne i Microsoft Word er ekstremt nyttige, når flere personer arbejder på et dokument. Du har til enhver tid mulighed for at spore ændringer og træffe beslutninger vedrørende dokumentet. Gennem en transparent kommunikation og en tydelig dokumentation af ændringerne bliver efterbehandlingen nemmere og mere effektiv.