Sammenlign dokumenter i Word - vejledning

Når du arbejder med Word-dokumenter, sker det ofte, at du skal sammenligne forskellige versioner af et dokument. Hvad enten det er for at kontrollere rettelser eller for at følge ændringer, der er foretaget af forskellige personer. Denne vejledning viser dig trin for trin, hvordan du effektivt sammenligner to Word-dokumenter for hurtigt at fange alle forskellene. Du vil lære at udnytte sammenligningsfunktionen i Word optimalt og opdage forskellige tilpasningsmuligheder. Lad os komme i gang!

Vigtigste erkendelser

• Du kan hurtigt og nemt se forskellene mellem to Word-dokumenter.
• Funktionen til sammenligning giver mulighed for filtrering efter specifikke typer ændringer (f.eks. tekst, tabeller).
• Ændringer kan accepteres eller afvises direkte i dokumentet.

Trin-for-trin-vejledning

For at sammenligne dokumenter i Word skal du følge disse trin:

Forberedelse af dokumenterne

Først skal du oprette eller vælge to Word-dokumenter, der skal sammenlignes. Sørg for at have en originalversion (dokument 1) og en revideret version (dokument 2). Start med at oprette to dokumenter med forskellige indhold ved f.eks. at redigere en tekstafsnit fra det første dokument og gemme det i det andet.

Adgang til sammenligningsfunktionen

Åbn "Gennemse"-menuen i Word. Her finder du muligheden "Sammenlign". Klik på denne knap for at starte sammenligningsprocessen.

Valg af relevante dokumenter

I næste trin bliver du bedt om at vælge de to dokumenter, du vil sammenligne. Vælg først originaldokumentet (dokument 1) og derefter det reviderede dokument (dokument 2). Her kan du også beslutte, om du vil mærke ændringerne med et bestemt navn.

Tilpasning af sammenligningsindstillinger

Du kan tilpasse sammenligningsindstillingerne for at definere, på hvilket niveau sammenligningen skal finde sted. Du har mulighed for at sammenligne top- og bundtekster samt tabeller. Derudover kan du vælge, om sammenligningen skal ske på tegn- eller ordniveau.

Udførelse af sammenligning

Når du har foretaget dit valg, skal du klikke på "OK". Word opretter nu et nyt dokument, hvor alle forskelle mellem de to versioner er fremhævet. Ændringer bliver tydeligt markeret, så du straks kan se, hvad der er fjernet eller tilføjet.

Godkendelse og accept af ændringer

I det nye dokument kan du nu se de foretagne ændringer. Word vil vise dig sletninger og ændringer. Her har du mulighed for at acceptere eller afvise disse ændringer.

Gem den endelige version

Når du har accepteret eller afvist de ønskede ændringer, kan du gemme den endelige version af dokumentet. Dette kan gøres enten ved at gemme det nye dokument eller ved at oprette en ny fil, der indeholder de accepterede ændringer.

Fletning af dokumenter

Når du arbejder med mere omfattende dokumenter, der er blevet redigeret af forskellige forfattere, giver Word mulighed for at sammenflette flere dokumenter. Dette er særligt nyttigt, når du skal oprette et omfattende dokument fra forskellige kilder.

Sammenligning af parallelle dokumenter

Til sidst kan du også lade de to dokumenter blive vist side om side. Dette er en god mulighed for hurtigt at navigere mellem de originale versioner og den reviderede version. På den måde bevarer du overblikket over alle ændringer.

Oversigt

I denne vejledning har du lært, hvordan du nemt og effektivt kan sammenligne to Word-dokumenter. Med sammenligningsfunktionen i Word er du i stand til hurtigt at identificere og administrere ændringer. Derudover tilbyder programmet mange nyttige tilpasningsmuligheder for at tilpasse sammenligningen efter dine behov. Brug denne funktion til at bringe overblik ind i dine dokumenter og effektivt administrere alle relevante tilpasninger.