PDF-filer søges hurtigt igennem: Sådan opretter du en indeks

Hvem kender det ikke: En stor samling af PDF'er på harddisken, og du leder desperat efter et specifikt dokument. At gennemse titusindvis af filer kan vise sig at være en langvarig proces. Men det behøver ikke at være sådan! Med den rette teknik kan du lynhurtigt indeksere og søge i alle dine PDF'er. I denne guide viser jeg dig, hvordan du opretter en indeks i Adobe Acrobat for nemt at finde dine PDF'er.

Vigtigste erkendelser

• Ved at oprette en indeks i Adobe Acrobat kan du søge ekstremt hurtigt i dine PDF-dokumenter.
• Indekseringen er en engangsproces, der sparer dig masser af tid i det lange løb.
• Du kan vælge specifikke mapper og tilpasse søgningen.

Trin-for-trin vejledning

Trin 1: Åbn den udvidede søgning

For at starte processen åbner du først Adobe Acrobat på din computer og åbner den udvidede søgning. Dette kan gøres hurtigt med genvejstasterne Ctrl + Shift + F. Dette tager dig til det udvidede søgemenu, som giver dig mulighed for at definere mere præcise søgeparametre.

Trin 2: Vælg søgemappen

Nu skal du vælge den mappe, du vil søge i. Vælg det relevante sted, hvor dine PDF'er er placeret. Sørg for, at alle undermapper også tages i betragtning, hvis du også har dokumenter gemt der. Du kan se direkte i din filhåndteringsprogram, hvor mange undermapper der er, og om PDF'erne rent faktisk er gemt der.

Trin 3: Udfør søgning

Indtast nu det ønskede ord eller specifikke udtryk, du vil søge efter. Klik på "Søg" og observer, hvordan systemet arbejder. Jo flere PDF'er der er i mappen, jo længere tid kan søgningen dog tage. I mit eksempel med over 100 PDF'er tog søgningen næsten et minut.

Trin 4: Opret indeks

For at fremskynde søgeprocessen i fremtiden bør du oprette en indeks. Gå til "Værktøjer" i Adobe Acrobat og søg efter "Indeks". Klik på "Ny indeks" for at starte indekseringsprocessen.

Trin 5: Navngiv indeks

Du bliver nu bedt om at indtaste et navn til det nye indeks. Vælg et sigende navn, f.eks. "PDF_Samling_Fotografi". Dette hjælper dig med at identificere indekset senere. Sørg også for at tilføje en kort beskrivelse af indekset.

Trin 6: Tilføj mappe

Nu kan du vælge de mapper, der skal inkluderes i indekset. Kopier stierne til de ønskede mapper til udklipsholderen og tilføj dem derefter. Du har også mulighed for at ekskludere enkelte mapper, hvis du ikke ønsker at indeksere visse dokumenter.

Trin 7: Generer indeks

Klik på "Generer" for at oprette indekset. Denne proces tager normalt ikke så lang tid - ofte næsten lige så kort tid som en manuel søgning ville tage. Det gode ved indekset er, at du kun behøver at udføre denne proces én gang.

Trin 8: Brug den nye indeks til udvidet søgning

Når indekset er oprettet, kan du bruge det når som helst. Åbn den udvidede søgning igen ved at bruge Ctrl + Shift + F og vælg den nyoprettede indeks under "Vis flere muligheder". Tilføj den og begynd at søge.

Trin 9: Gennemgå resultater

Indtast søgeordet igen. Du vil se, at resultaterne bliver vist næsten øjeblikkeligt. Du kan klikke på resultaterne og gå direkte til det relevante dokument. Husk at sortere vinduestyperne efter behov for at få et bedre overblik.

Trin 10: Definer yderligere søgekriterier

For at kunne søge endnu mere præcist kan du definere forskellige søgekriterier. For eksempel kan du bestemme, om kun hele ord eller også bestemte store og små bogstaver skal være søgbare. Prøv disse indstillinger for at opnå de bedste resultater.

Opsamling

Oprettelsen af en indeks i Adobe Acrobat gør det muligt for dig at navigere hurtigt og effektivt gennem en stor samling af PDF-dokumenter. Med få trin kan du spare tid og markant fremskynde din søgning gennem indeksering. Det er en engangsindsats, der dog betaler sig på lang sigt.