Grafikmarkeringer
Acrobat tilbyder ud over kommentarværktøjer også værktøjer til grafiske markeringer. Du finder dem efter at have åbnet kommentarfeltet i kategorien Grafikmarkeringer.
Symbolerne for disse værktøjer i kommentarfeltet viser allerede, hvilke former der kan tegnes med dem. Når du holder musen over, vises der også en kort beskrivelse af markeringværktøjet.
I øverste række finder du værktøjer til at oprette lukkede former som rektangler, linjer, pile og ellipser.
Med værktøjerne i den næste række kan du oprette dine egne former.
Med pen kan du skitsere frie former (det er lidt besværligt med musen - med en grafiktablet går det meget bedre) og med viskelæderet ved siden af kan du udføre korrektioner.
Du kan også markere grafikmarkeringer med markeringsværktøjet. Derefter får de en positionskasse, som kan flyttes og skaleres.
Ved at dobbeltklikke åbnes et notatvindue, hvor du kan skrive en kommentar.
Efter at have minimeret noten, tilføjes den til formen som et mini-notatsymbol. Når du holder musen over, vises kommentaren.
Sorter og filtrer kommentarliste
Alle kommentarer og grafikmarkeringer gemmes ud over på siden også i kommentarlisten. For en perfekt oversigt vises værktøjet, der bruges (f.eks. pen eller tekstudskift), navnet på forfatteren (meget nyttigt ved flere bidragsydere), siden for den pågældende kommentar i dokumentet og tidsstempel.
Øverst i kommentarlisten er der et felt til at indtaste et begreb, som kommentarerne kan søges efter. Ved at klikke på det lille sorteringsikon kan du justere logikken for den rækkefølge, kommentarerne vises i på listen.
Ved at klikke på det lille symbol ved siden af kan du også filtrere kommentarer efter kriterier som type (dvs. de forskellige kommentar- og markeringværktøjer), revisor og status for hurtigere at få et bestemt overblik.
Eksporter kommentarer
Øverst i højre hjørne af kommentarlisten er der en lille indstillingsknap. Et klik åbner en menu med yderligere kommandoer. Med indstillingen Eksporter alle til datofil opretter du en FDF-fil, hvor kun kommentarer og markeringer i det aktuelle dokument er indeholdt. Denne fil kan du bruge til at udveksle kommentarer med andre brugere, hvis afsendelse af hele dokumentet - f.eks. på grund af filstørrelsen - ville være for besværlig.
Modtageren importerer derefter denne fil på samme måde til sit ikke-kommenterede dokument, hvorefter alle kommentarer er tilgængelige for vedkommende.
Hvis det underliggende Word-dokument til PDF'en er en Word-fil, tilbyder Acrobat med funktionen Eksporter til Word en betydeligt udvidet funktion til samarbejde mellem de to programmer, der minder om Word's Redigerings-tilstand.
Sådan kan korrektioner, der er foretaget i PDF'en med bestemte tekstkommentarværktøjer, importeres og overføres direkte til Word-filen, uden at de behøver at blive udført manuelt hver gang.
Klik i indstillingsmenuen for kommentarlisten på Eksporter til Word.
Derefter åbner et vindue med vejledninger til import af kommentarer fra en PDF til en Word-fil.
Efter at have klikket på OK åbner Word en importdialog. Her finder du først den originale Word-fil ved hjælp af knappen Gennemse. (Hvis den befinder sig i samme mappe som PDF-filen, er den allerede indtastet i feltet Word-fil til import af kommentarer.)
I området Vælg kommentartyper til import kan der om nødvendigt angives en filter for de kommentarer, der skal importeres. Klik derefter på Fortsæt.
Nu åbnes Word-filen, og kommentarerne importeres. De vises igen i en separat bjælke til højre og henviser med stiplede linjer til de relevante steder i teksten. En succesfuld import bekræftes i et overlay-vindue, og en opsummering vises.
For at acceptere de korrektioner, der er foretaget i Acrobat, klikker du nu på Indarbejde tekstændringer.
Nu springer programmet til det første rettelsessted, og i et nyt vindue kan du acceptere ændringen ved at klikke på Anvend.
Hvis du vil kontrollere korrektionerne individuelt, skal du klikke på Fortsæt og derefter på Anvend eller Forkast. Hvis du markere afkrydsningsfeltet Fortsæt automatisk, springer Word selvstændigt til næste kommentarsted.
Hvis du er sikker på, at alle rettelser skal accepteres, skal du klikke på Anvend resten. Efter bekræftelse af en sikkerhedsbesked bliver alle korrektioner derefter accepteret på én gang.
Mærker og kommentarer i PDF-filen, der ikke initierer tekstkorrektioner, kan ikke overføres direkte til Word-filen. De forbliver synlige i Word's gennemgangslinje til manuel efterredigering.
Opret kommentarsammendrag
For at oprette et sammendrag af kommentarerne til de respektive steder i dokumentet, skal du klikke på indgangen Oprettelse af kommentarsammendrag i Indstillingsmenuen af Kommentarlisten.
I det vindue, der nu åbner sig, kan du foretage forskellige indstillinger for output af synopsen såsom fælles eller adskilt output af dokument og kommentarer, format, skriftstørrelse og farve.
Efter at have klikket på Opret kommentarsammendrag …
… åbnes dette i den forud definerede form som en ny selvstændig PDF-fil og kan printes ved behov.
