Er projektledelse nødvendig? En omfattende tjekliste

Spørgsmålet om, hvorvidt projektledelse er nødvendig, bliver ofte stillet, før man begynder på en ny opgave eller et nyt projekt. Der er mange misforståelser om, hvad et projekt indebærer, og hvornår projektledelse virkelig er påkrævet. I denne tekst vil du lære en praktisk checkliste at kende, som kan hjælpe dig med at vurdere behovet for projektledelse. Informationen stammer fra en video-vejledning og er designet til at give dig et klart overblik.

Vigtigste erkendelser

• Ikke alle projekter kræver dybdegående projektledelsesfærdigheder.
• En checkliste kan hjælpe med at bestemme, om projektledelse er relevant for din opgave.
• Tag hensyn til talrige faktorer som kompleksitet, ressourcer og behovet for regelmæssige møder.

Trin-for-trin vejledning

Lad os begynde med de forskellige aspekter, du bør overveje for at afklare, om projektledelse er nødvendig for din specifikke opgave. Denne checkliste omfatter ti punkter, der vil hjælpe dig med at træffe en informeret beslutning.

1. Er opgaven ny for dig?

Først bør du overveje, om opgaven er ny og ukendt for dig. Hvis ja, kan det være fornuftigt at anvende projektledelse. Et nyt projekt kræver ofte planlægning og koordinering, som du måske ikke kan klare med det samme. Overvej omhyggeligt, om du bør sætte kryds her.

2. Er opgaven kompleks eller innovativ?

Det handler om, hvorvidt der er tale om udvikling af et nyt produkt eller en kompleks opgave. Er udfordringen stor og uklar? Komplekse projekter kræver typisk mere omfattende planlægning og organisation. Hvis du kan svare ja til dette kriterium, tilføj det til din checkliste.

3. Er forskellige afdelinger berørt?

Hvis flere afdelinger er involveret i projektet, er projektledelse sandsynligvis nødvendig. Klar kommunikation og organisation er afgørende, når forskellige teammedlemmer og fagområder er involveret. Overvej, om du bør sætte kryds her.

4. Arbejder eksterne personer med?

Overvej, om eksterne medarbejdere eller tjenesteudbydere vil blive integreret i dit projekt. Hvis du f.eks. involverer en grafisk designer i dit projekt, vil visse koordineringsopgaver være nødvendige. Dette taler også for behovet for projektledelse.

5. Er regelmæssige møder nødvendige?

Er dine teammedlemmer bundet af projektets indhold og kræver regelmæssige opdateringer og møder? For dagligdagsopgaver er sådanne møder ikke nødvendige, men hvis din opgave er kompleks eller involverer flere parter, bør regelmæssige møder planlægges.

6. Skal opgaven overvåges?

Et af de afgørende spørgsmål er, om opgaven skal overvåges. Hvis ingen tager ansvar for udviklingen eller fremskridtet, vil projektet sandsynligvis tage lang tid og være ineffektivt. Du bør også sætte kryds her, hvis dette punkt er relevant.

7. Varer opgaven længe og kræver den et team?

Hvis opgaven strækker sig over en længere periode, kan det være en fordel at danne et team. Korte opgaver, der kan løses på en dag, kræver ikke omfattende projektledelse. Koordinering af forskellige aspekter er dog afgørende for længerevarende projekter.

8. Indeholder projektet høj finansiel risiko?

Er projektet af økonomisk betydning for virksomheden? En høj finansiel risiko kan være et vigtigt signal for, at projektledelse bør anvendes. Det skal nøje overvejes, om håndteringen af ressourcer og budget skal overvåges af en projektleder.

9. Fremmer projektet konkurrencefordelen?

Hvis projektet sigter mod at styrke virksomhedens konkurrenceposition, kan det være værd at lægge særlig vægt på projektledelse her. En projektleder kan hjælpe med at udvikle strategier, der giver virksomheden mulighed for at opnå en fordel i forhold til konkurrenterne.

10. Hvor mange punkter har du markeret?

Det er vigtigt at overveje, hvor mange af punkterne du kunne bekræfte for dit projekt. Jo flere kriterier der passer, desto mere har du brug for projektledelse. Dette overblik vil hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger om, hvorvidt og hvor dybtgående projektledelse er nødvendig.

Opsamling

At undersøge behovet for projektledelse er et væsentligt skridt, før du begynder på en ny opgave. Checklisten giver dig en nyttig rettesnor. Jo flere punkter der passer, desto mere bør du undersøge forskellige projektledelsesmetoder.