Det er afgørende at regelmæssigt kontrollere fremskridtet i et projekt for at opnå succesfuld projektledelse. I denne tutorial viser jeg dig trin for trin, hvordan du kan kontrollere og tilpasse projektets fremskridt i MS Project. Du vil lære at bruge de forskellige visninger, indtaste fremskridtsdata i overensstemmelse med projektplanlægningen og fastsætte basisplanen for at kunne foretage en sammenligning mellem faktisk og planlagt tilstand.
Vigtigste erkendelser
- For at kontrollere fremskridtet i MS Project skal du skifte til visningen "Gantt-diagramovervågning".
- Indtast fremskridtet for individuelle opgaver for at vise projektets samlede fremskridt.
- Sørg for at fastsætte basisplanen, før du indtaster fremskridt for at sikre sammenlignelighed.
Trin-for-trin vejledning
1. Aktiver Gantt-diagrammet til overvågning
For at opnå præcis kontrol over projektets fremskridt skal du først vælge det rigtige format. Gå til fanen "Opgave" og vælg på venstre side indstillingen "Gantt-diagramovervågning". Dette valg giver dig et overblik over status for dine projekter og er vigtigt for videre analyse.
2. Indtast fremskridtsdata
I Gantt-diagramoversigten kan du nu begynde at indtaste fremskridtsdataene. Klik på den specifikke opgave, du vil kontrollere. Nu vil du kunne se den procentvise fuldførelse. Her kan du justere procentdelene, så du får en klar idé om, hvor meget der er afsluttet for hver opgave.
3. Juster procentdelene
Når du har valgt en opgave, kan du ændre fremskridtstallene. Hvis du f.eks. finder ud af, at opgaven "Brainstorming" er 100% færdig, skal du indtaste værdien "100%". At tilpasse disse værdier er vigtigt for at sikre, at dit projekt opdateres korrekt.
4. Overvåg fremskridt afhængigheder
Når du indtaster procentdelene, skal du være opmærksom på, at farvevisningen af fremskridt vises. Værdier under 100% vises i rødt, mens 100% vises i blåt. Denne visuelle indikator hjælper dig med hurtigt at identificere, hvilke dele af dit projekt der endnu ikke er fuldført.
5. Marker fremskridt som planlagt
Hvis du ønsker at tilpasse fremskridtsregistreringen, kan du også markere fremskridtet som planmæssigt. Du gør dette, efter at have indtastet fremskridtsdata. Klik på procenttallene ved siden af opgaven. Når du gør dette, vil MS Project markere dem som i henhold til tidsplanen.
6. Tilpas projektet
Hvis dit projekts tidsplan ændrer sig, kan du justere varigheden og den resterende varighed af opgaverne derefter. Hvis f.eks. startdatoen går fra den 29. til den 30., vil du se, at hele din projekttidsramme også ændrer sig tilsvarende.
7. Tag hensyn til buffertider
Sørg for at bruge buffertider fornuftigt. Hvis der er en buffertid, der ikke er blevet brugt, kan dette medføre en ændring i tidsplanen. Sørg for, at alle relevante oplysninger, såsom starttidspunkt og samlet arbejdsvarighed, er opdaterede.
8. Fastlæg basisplanen
Før du indtaster fremskridt er det vigtigt at oprette en basisplan. Gå til menuen "Projekt" og vælg "Basisplan fastlæggen". Her kan du oprette basisplanen og registrere de oprindelige data for dit projekt. Dette er afgørende for at have en sammenligningsgrund mellem planlagte og faktiske fremskridt.
9. Foretag sammenligning mellem faktisk og planlagt
Efter at have fastlagt basisplanen kan du sammenligne de faktiske data med planlagt data. Dette giver dig indsigt i effektiviteten af dit projektledelse og giver dig mulighed for at foretage rettidige justeringer for at holde dit projekt på rette spor.
Opsamling
At kontrollere projektets fremskridt i MS Project er en væsentlig del af projektledelsen. Ved at bruge Gantt-diagramovervågningsfunktionen korrekt og tilpasse procentdelene kan du altid holde styr på dine projekters fremskridt. Tøv ikke med at oprette en basisplan, så du kan trække realistiske sammenligninger. Disse aspekter sammen muliggør succesfuld og effektiv styring af projektet.
