Der er forskellige måder at oprette en PDF-formular. Hvis du allerede har en PDF-fil, som du gerne vil oprette et formular fra, åbner du den og bruger formularværktøjerne til yderligere redigering.
Men du kan også klikke på opgaven Opret formular på startskærmen.
Et vindue vises nu, hvor du først skal træffe valget om, hvorvidt formular skal oprettes helt fra bunden eller fra en skabelon eller fra en allerede eksisterende fil - det kan være en PDF-fil, en Office-fil som Word eller Excel eller endda et scannet papirformular.
Jeg begynder med muligheden Fra eksisterende dokument.
I dette tilfælde klikker du i det næste vindue på Gennemse og vælger den relevante fil på harddisken. Det kan være både en PDF og en Office-fil.
Klik derefter på Næste.
Documentet åbnes nu, og Acrobat har allerede udført en formularfelterkendelse, dvs. stederne, hvor der tydeligvis skal foretages indtastninger, forsynes straks med formularfelter.
Du afslutter den viste statusmeddelelse ved at klikke på OK.
Acrobat giver nu adgang til dokumentet. Alle felter, der er genkendt som formularfelter, er markeret med rammer. På højre side er der nu en bjælke til formularredigering og øverst et udvalg af hurtigværktøjer til tilføjelse af tekst- og valgfelter, afkrydsningsfelter, knapper osv. De genkendte felter listes enkeltvis op i bjælken til formularredigering.
Ved at zoome ind ser man, at Acrobat allerede har navngivet formularfelterne korrekt med tilføjelsen af tekst. For at gøre dokumentet også visuelt tiltalende og overskueligt kan felterne tilpasses ens.
For at gøre dette markerer du dem alle sammen med valgværktøjet og vælger fra højrekliksmenuen i menuen Tilpas, fordel eller centrer den relevante indgang, her Venstrejustér.
I højrekliksmenuen under Egenskaber>Position kan også ensartede værdier til placering og størrelse tildeles alle markerede formularfelter.
For at redigere valgfelterne vælger du det relevante værktøj fra hurtigværktøjerne og trækker en ramme til det relevante sted. I feltet Valg af valgfelt skriver du en betegnelse for den specifikke valgmulighed og derunder en betegnelse for gruppen.
Da der altid skal være mindst to valgfelter for at træffe et valg mellem dem, klikker du nu på Tilføj et yderligere felt og trækker det næste valgfelt frem vha. musens kryds.
For at kontrollere resultatet skal du klikke på Forhåndsvisning. Så skifter visningen fra Redigering til Formular. Når du holder musen over, vises gruppebetegnelsen for de netop oprettede valgfelter, så du kan teste funktionaliteten.
For at tilpasse størrelsen markerer du felterne og vælger i højrekliksmenuen indgangen Samme størrelse for alle felter>Begge.
Valg af visningsform for formularfelterne kan bestemmes via Egenskaber>Indstillinger i højrekliksmenuen. Her kan du vælge den ønskede indgang fra rullemenuen Afkrydsningsboksstil for de markerede felter.
For at tilføje et nyt formularfelt, f.eks. på steder der ikke blev genkendt korrekt, vælger du Tilføj nyt felt enten fra hurtigværktøjerne eller fra formularredigeringsbjælken og markerer derefter det angivne område.
Elementerne i en dropdown-liste indtastes individuelt under Formularegenskaber i Indstillinger og bekræftes ved at klikke på Tilføj. Ved hjælp af knapperne Opad eller Nedad i markeringen kan rækkefølgen af de valgte indgange ændres efterfølgende. Hvis du aktiverer afkrydsningsfeltet Sorter elementer, oprettes en alfabetisk rækkefølge.
Med et specielt underskriftsfelt kan der indsættes en eksisterende digital signatur. Det underskriftsfelt, der blev identificeret under formularfelderkendelse, er imidlertid i første omgang kun et rent tekstfelt med betegnelsen Underskrift.
For at kunne oprette underskriftsfunktionaliteten markerer du og sletter først dette felt. Derefter vælger du værktøjet Tilføj digital signatur fra hurtigværktøjsbjælken og trækker en ny ramme over. Denne indeholder en rød markering i øverste venstre hjørne.
For at kontrollere funktionaliteten skifter du til Forhåndsvisningstilstand og klikker derefter på underskriftsfeltet. Den gemte digitale signatur vises, og efter indtastning af adgangskoden, et klik på Underskriv og Gem af dokumentet indsættes signaturen.
Til sidst kan du oprette en knap til at sende formularen pr. e-mail. Vælg værktøjet Knap fra Hurtigværktøjslinjen og træk en ramme med det. Indtast en betegnelse som f.eks. Send og klik derefter på Alle egenskaber.
Åbn nu i fanen Handlinger dropdown-menuen Vælg handling og vælg posten Send formular. Klik derefter på knappen Tilføj.
I det derefter åbnende vindue skal modtageradressen indtastes i linjen Indtast URL til hyperlink. Adressen skal have præfikset mailto: foran.
Derefter kan det stadig besluttes, om alle eller kun bestemte formularfelter, hele PDF-dokumentet eller FDF-dataene skal sendes. FDF-filer er betydeligt mindre end hele PDF-filer, men indeholder stadig alle oplysninger. Modtageren kan nemt åbne dem med Acrobat.
Klik derefter på OK og luk derefter vinduet Egenskaber.
Skift nu til Forhåndsvisning. Når du klikker på den nyoprettede knap Send, åbner din e-mail-klient med PDF- eller FDF-filen vedhæftet.
Modtager, emne og en standardtekst er allerede indtastet, og formularen kan sendes med et enkelt klik på Send.
