For personer med syns- eller andre handicap er der behov for særlige udstyrsfunktioner for at gøre en PDF-fil nyttig. Den grundlæggende forudsætning for en barrierefri brugsværdi er strukturen af filen. I denne struktur er de forskellige elementer såsom overskrift niveau 1, 2 osv., afsnit, billede med en kort beskrivelse, tabel eller dekorative elementer hver især registreret som sådan og hjælper dermed brugeren med navigationen (f.eks. ved hjælp af tastaturet i stedet for musen) og orientering. Disse strukturelementer kaldes tags. Ved hjælp af disse tags kan indholdet af en PDF-fil logisk styres og genkendes via taleudgangen.
Udover en entydig sprogattribuering og en standardiseret tegnkodning skal der defineres en klar rækkefølge for indholdet samt navigationshjælpemidler i form af bogmærker i længere filer.
En anden mulighed for barrierefri brugervenlighed er dynamisk tilpasning af linjeskift ved højere zoomniveau, som kan være nødvendig ved synshandicap, men også ved læsning på smartphones eller tablets. Denne visning kaldes i Acrobat Omløb, og også her er en tilsvarende struktureret fil en fordel.
Optimale betingelser for at opnå tilgængelighed er til stede, når der allerede arbejdes med formateringsstile i kildefilen, f.eks. Word eller InDesign. Så kan denne struktur overføres til PDF-filen, og Acrobat kan derefter oprette tags ud fra dette.
I kategorien Ind- og Udgangshjælp i Redigeringsværktøjslinjen findes de værktøjer, der er relevante for at redigere strukturen. Grundindstillinger for visning på brugerens side kan oprettes ved hjælp af Opsætningsguiden.
På skærmbilledets andet skærmbillede kan f.eks. særdeles kontrastfulde farver til tekst og baggrund opsættes efter behov. Dette kan være andre farver end sort og hvidt ved visse synshandicap.
Også farven på formularfelter kan justeres her.
Efter at have klikket på knappen Næste kan du i næste trin foretage indstillinger vedrørende Læseretning. I afvigelse fra den anbefalede standard, som er at aflede disse fra dokumentet, kan du også vælge en anden fastsættelse til dette formål.
Efter at have klikket på Næste kan det i trin fire fastlægges, om der ved oplæsning med en skærmlæser kun skal tilgås de synlige sider eller hele dokumentet.
Også for visningen af sideopsætning som enkeltsider eller dobbeltsider samt rullefunktionen kan der fastsættes grundlæggende indstillinger her.
Hvis zoomniveauet skal indstilles til en fast faktor som standard, aktiverer du afkrydsningsfeltet Overskriv dokumentzoom og vælger den ønskede værdi fra rullemenuen.
I det sidste trin af Opsætningsguiden drejer det sig om automatisk lagring – dette skal deaktiveres ved brug af en skærmlæser, da dokumentet ellers genindlæses hver gang det gemmes, og oplæsningen starter forfra.
En nyttig mulighed er afkrydsningsfeltet i midten: Hvis det aktiveres, åbner Acrobat et dokument på siden, hvor dokumentet sidst blev lukket. Så kan man straks fortsætte læsningen det rigtige sted og behøver ikke at søge forbindelsen i længere dokumenter først.
Ved at klikke på knappen Færdig gemmes disse grundindstillinger.
For at kontrollere de relevante egenskaber for tilgængelighed af en åben dokument kan du klikke på Fuld tilgængelighedsprøvning på Redigeringsværktøjslinjen.
Før du påbegynder prøvningen, kan forskellige detaljer såsom placeringen af rapportudskriften, de inkluderede sider eller kategorien, som prøvningen skal fokusere på (sideindhold, formularer og tabeller, alternativ tekst og overskrifter eller hele dokumentet), fastlægges.
Klik derefter på Start prøvning.
Acrobat analyserer nu det aktuelle dokument og viser resultatet på navigationsfanebladet Tilgængelighedsprøvning i venstre side af skærmen i form af en træstruktur. Dette overblik opdeler sig i kategorier som Dokument, sideindhold, formularer, alternativ tekst, tabeller, overskrifter osv., som kan åbnes ved at klikke på det forreste plusikon.
I den åbnede kategori kan man se de undersøgte detaljer og resultatet af denne prøvning.
Alternativt til dette overblik kan du også ved at klikke på symbolet for Kontekstmenuen se rapporten om hjælp til udførelsen.
I en tabel vises reglerne, som dokumentet er blevet undersøgt efter, en kort beskrivelse af reglen samt resultatet af prøvningen i hjælpeværerapporten. Reglerne er linket til Adobes hjælpesider, …
… hvor der præcist beskrives, hvordan man skal forholde sig i tilfælde af en mislykket prøvning.
I hjælpeværes rapportens indstillinger kan den vedhæftes til PDF-dokumentet (f.eks., så det kan viderebearbejdes af en anden bruger) eller åbnes som en HTML-fil.
En mere behagelig måde at tjekke en fil for tilgængelighed er at bruge handlingen Gør tilgængelig, medfølgende standardinstallationen, som er tilgængelig i handlingassistenten. Efter et klik på det …
… åbner handlingassistenten sig og guider brugeren trin for trin gennem de enkelte opgaver, lige fra at angive Titel, Emne og Forfatter, til at indeksere de billeder, der findes i dokumentet, og identificere sprog og tags, før den endelige tilgængelighedskontrol.
På denne måde kan selv den mindre erfarne bruger konvertere en PDF-fil til et tilgængeligt dokument.
