Lav en organisationsplan succesfuldt i MS Visio

Organigrammer er ikke kun en elegant måde at præsentere hierarkiske strukturer på, men også et værdifuldt værktøj til at fremme overblikket inden for en organisation. MS Visio tilbyder alsidige funktioner til at oprette en sådan diagram og samtidig nemt foretage tilpasninger. I denne vejledning vil du lære, hvordan du effektivt kan oprette et organigram i Visio for at visualisere strukturen i din virksomhed på en letforståelig måde.

Vigtigste erkendelser

• Visio indeholder skabeloner til forskellige typer organigrammer.
• Brugergrænsefladen tilbyder specifikke værktøjer til at tilpasse layout og design.
• Billeder kan tilføjes for at give en personlig touch.
• Udretning og størrelse af figurerne kan justeres fleksibelt og tilpasses efter dine ønsker.

Trin-for-trin vejledning

Start med at åbne Visio og opret et nyt dokument. Gå til startsiden og vælg "Ny" for at åbne redigeringsområdet til et nyt diagram. Her finder du et væld af skabeloner, der gør det meget lettere at komme i gang.

Under skabelonsiden skal du klikke på "Organigram". Du har også mulighed for at søge online-skabeloner fra Office. Skriv blot "Organigram" i søgefeltet og klik på søgeikonet eller tryk på Enter.

I den næste dialogboks bliver du spurgt, om du vil oprette et nyt organigram. Du kan også få adgang til specielle skabeloner, som f.eks. et afdelingsorganigram eller et hierarkisk organigram. Vælg derfor først afdelingsdiagrammet og klik på "Opret".

Efter oprettelsen af skabelonen vil du se den første organisationsstruktur. For at vise de hierarkiske forhold mellem medarbejderne har Visio automatisk tilføjet nogle figurer til dit tegneblad. Helt til venstre på brugergrænsefladen finder du specifikke figurer til dit organigram.

Disse figurer kan du nemt trække ind på dit tegneblad ved at trække og slippe. For at tilpasse de viste oplysninger kan du klikke på figurerne og redigere dem efter dine ønsker. Klik på en figur for at indtaste navnet på personen, du vil repræsentere.

Her kan f.eks. være administrerende direktør. For at indtaste et navn klikker du på tekstfeltet og skriver det ønskede navn. Visios figurer giver dig også mulighed for at tilføje billeder af medarbejdere. Klik på billedfilen og tilføj blot dit billede.

Lad os nu se, hvordan layoutet kan tilpasses. Du kan vælge mellem horisontale og vertikale layoutformater. Hvis du f.eks. har brug for et venstrejusteret layout, skal du vælge denne mulighed i menuen "Layout". Du kan også tilpasse afstandene mellem de enkelte figurer, så dit organigram ikke kun er informativt, men også ser tiltalende ud.

Hvis du vil ændre pilene mellem figurerne, er det også meget enkelt. Med en højreklik på forbindelsen kan du skifte typen af forbindelse, f.eks. mellem en lige eller en kurvet forbindelse.

Du kan også tilpasse farven og tykkelsen på linjerne. I formateringsområdet på højre side finder du fyldmenuen. Du kan f.eks. ændre farven fra blå til rød eller øge linjetykkelsen.

Hvis du vil ændre udseendet eller formen på figurerne, giver forskellige muligheder i Visio dig mulighed for at ændre dem, f.eks. ved at vælge runde former i stedet for firkantede. Du får også muligheden for at justere højde og bredde af figurerne efter dine ønsker.

Husk at tilpasse visningen regelmæssigt til det aktuelle vindue, så du altid har den bedste udsigt over dit organigram. Dette kan du gøre gennem visningsindstillingerne på højre side.

Hvis organigrammet skal vokse yderligere, kan du til enhver tid tilføje nye former og forbinde dem derefter. Ved at tilføje forbindelser mellem formerne kan du klart vise hierarkierne.

Oversigt

I denne vejledning har du lært, hvordan du kan oprette et professionelt organigram i MS Visio. Fra valg af skabeloner til redigering af former og tilpasning af layoutet - du er nu godt rustet til effektivt og tiltalende at præsentere den hierarkiske struktur i din organisation.