Formatér klummen med blot ét klik.

Tid er penge! Kender I sætningen? Har I hørt den før? Har chefen nogensinde smidt den i hovedet på jer, eller har kunden sagt det til jer.

Det er en ubehagelig sag, for et eller andet sted har de ofte ret. Ved de moderne arbejdsforhold har man ofte slet ikke tid til at bruge tid på småting. Derfor har jeg taget en lille klummeartikel med til jer, som I kan se her foran jer.




Lad os se, hvad der gemmer sig deri. Vi har en fantastisk overskrift og en indledningstekst. Efter indledningsteksten følger en afsnitslinje, som er let indrykket til højre og venstre. Derefter har vi en brødtekst med en indledning, der strækker sig over tre linjer. Og derefter den normale brødtekst med en indrykning i starten af afsnittet. Opdelt i tre spalter, mens overskriften og indledningsteksten går over alle tre spalter.

Jeg vil vise jer, hvordan I med få museklik kan skabe denne artikel på ingen tid.

Tro ikke? Så foreslår jeg, at vi bare prøver det.

Ny side

Jeg opretter en ny side.

Jeg vil simpelthen trække min InDesign-vindue lidt mindre og har en eksempeltekst på skrivebordet. Den har hidtil været skjult bag InDesign-grænsefladen. Nu viser den sig.

Eksempeltekst

Jeg trækker den via Træk og slip ind i mit vindue, har den i den indlæste musemarkør, …

… vil klikke med venstre musetast, og så er teksten, som vi har fået fra redaktøren, helt på plads.

Vælg objektformat

Nu vælger jeg det tilsvarende format Kolumn Høj DIN A4.

Og nu, pas på: et klik!





Og så er 90 procent af arbejdet udført. Fantastisk! Hvordan har det hele lige fundet sted?

Jeg vil nu vise jer skridt for skridt: Vi vil sammen oprette denne klummeartikel og de tilhørende formater, så I trin for trin kan forstå, hvordan sådan noget er opbygget.

Skridt for skridt

Nyt dokument

Dertil åbner vi et nyt dokument: Fil>Ny>Dokument.





Vi behøver ikke en dobbeltside, og det eneste, der stadig skal gøres her, er at modificere antallet af spalter lidt. Vi vil nemlig have tre spalter. Afstanden mellem spalterne er helt i orden. Jeg bekræfter det, og så har vi allerede opdelingen af siden, som vi også har set i det forrige dokument.

Mønstreside

Til Mønstresiden kopierer jeg objekterne, der mere eller mindre er pynt, ind i det nye dokument.

Jeg vil trække et tekstfelt i starten. Lad os se på eksempelteksten mere nøje. Og ud fra det kan vi allerede se præcist, hvad redaktøren for eksempel skal være opmærksom på. Vi har nemlig overskriften øverst og derefter kommer en afsnit; introduktionsteksten og efterfølgende et afsnit - hver gang kun en.

Og så kommer der yderligere afsnit. Men det er meget fordelagtigt, hvis der allerede arbejdes ret ordentligt her, fordi vi så senere kan forvente færre rettelser.

Jeg markerer hele teksten (Ctrl+A), lægger den i udklipsholderen (Ctrl+C) og kopierer den med et dobbeltklik på tekstfeltet i InDesign.

Indsæt eksempeltekst:

Jeg zoomer lidt ind, og så begynder vi at formatere.

Eksempeltekst zoomet ind:

Overskriftformat

Jeg vil markere det første afsnit (markøren befinder sig i første linje). Du kan nu definere afsnitsformater på forskellige måder. Jeg vil vise den første del på en måde, så I straks kan se, hvad der ændrer sig. Derfor vælger jeg nu "Myrad Pro" som skrifttype, vil derefter vælge "Bold Condensed" som skrifttype og udvide skriftstørrelsen til 50 pt; stadig centrering, en farve (rød). Og nu kan jeg allerede definere denne formatering, jeg har foretaget, som et afsnitsformat.

Afsnitsformat-palet

Jeg åbner min afsnitsformat-palette. Hvis I ikke kan finde den ved siden af jer, så gå bare til Skrift>Afsnitsformater eller tryk på F11.

Nu kan jeg vælge Nyt afsnitsformat. Så åbner den en dialogboks: Jeg kalder det nu "Overskrift".

Definer afsnitsformat

Når jeg bekræfter dette, har vi vores overskrift, som allerede er præformateret på samme måde, som vi har opsat det øverst (i værktøjslinjen).

Men som sagt kan I også inden for det samme afsnitsformat ændre på de grundlæggende tegnformater eller skriftfarven.

Definer afsnitsformat direkte

Vi går videre til næste afsnitsformat, for nu når vi til indholdsteksten. Så jeg går et afsnit ned med min markør. Vælger igen et nyt afsnitsformat og skriver nu under Formatnavn "Indledningstekst".

Her vil jeg forlade Myriad Pro - den er kun til den imponerende overskrift - og vælger Minion Pro, dog i skriftstørrelsen Kursiv. 12 pt.

Indledningstekst

Når jeg går til indrykninger og afstande, vælger jeg også her den centreret justering. Jeg bekræfter det hele og formaterer det.





Princippet er nu som ønsket, men afstanden mellem overskriften og indledningsteksten samt mellem indledningsteksten og den fortsatte tekst er for lille. Det er slet ikke luftigt. Alt virker klemt sammen, så det kan vi ikke lade stå sådan. Men også her kan vi selvfølgelig finjustere lidt inden for formaterne. Og det gør vi nu. Derfor vælger jeg i første omgang afsnitsformat "Overskrift" og går til fanen Indrykninger og afstande. Der ser I feltet Afstand efter. Her vælger jeg "3 mm", og hvis I har aktiveret markeringen i forhåndsvisningen nederst til venstre, vil I kunne se ændringerne live.

Overarbejd afsnitsformat "Overskrift"

Det samme vil jeg gøre med afsnitsformatet "Indledningstekst". Her ønsker jeg en slutafstand på 10 mm.

Afsnitslinjen er ikke trukket manuelt, men den er knyttet til indledningsteksten, nemlig i afsnitsformatet "Indledningstekst" under fanen Afsnitslinjer. Her kan I vælge, om I vil have en linje over eller under. Vi vil gerne have en linje under. Så jeg aktiverer markeringen. Nu mangler der kun lidt finpudsning.

1 pt er f.eks. alt for tykt. Vi kan gøre det med 0,5 pt. En fuldt trukket linje er ok. Tekstfarven er helt i orden.

Dog bryder det mig, at linjen i øjeblikket sidder for tæt på bunden af vores bogstav. Det er lidt for tæt. Derfor kan vi angive en forskydning. Med denne forskydning vil linjen nu springe op eller ned.

Sådan kan I indstille forskydningen. Jeg kan godt leve med 5 mm og vil også tilføje en indrykning til venstre og højre. Jeg vil have, at linjen er lidt kortere. Derfor kan jeg angive 10 mm til venstre og 10 mm til højre. Bekræft det hele. Og så er første del allerede på plads.

Nu mangler faktisk bare den resterende tekst, som skal formateres. Jeg markerer hele teksten og definerer et nyt afsnitsformat.

Marker flydende tekst

Jeg kalder det "Flydende tekst" og vil have "Minion Pro - Regular" i det. Det er præcis som ønsket. Under indrykninger og afstande vil jeg dog vælge blokjustering - venstrestillet sidst. Men hvad der hører til en ordentlig formatering i spalter, er en indrykning af første linje. Det betyder, at der efter et punkt og et afsnit skal være en indrykning i den næste linje (eller i det næste afsnit). Det kan I definere under Indrykning - første linje. Jeg vil have 4 mm og bekræfter det.

Formater flydende tekst

Derefter kan vi anvende formatet på vores tekst ved at klikke på afsnitsformatet "Flydende tekst". Og så er vi faktisk næsten færdige. Det eneste, der mangler, er en lille højdepunkt. Hvis I f.eks. vil have en initial i begyndelsen af en artikel - det er de store, krøllede bogstaver; kendt især fra gamle dokumenter (det var meget tydeligt i f.eks. Bibelen). Hvis I gerne vil have sådan noget, så kan vi gerne gøre det. Klik i det første afsnit; dupliker afsnitsformatet "Flydende tekst" ved at højreklikke på det.

Dupliker flydende tekst

InDesign kalder det nye format "Flydende tekst kopi". Jeg ændrer det til "Flydende tekst Initial". Jeg vil derefter tilføje en initial på det første sted. Det kan I gøre meget nemt. Vælg Initialer og indlejrede formater og vælg derefter Linjer. Med det menes: Over hvor mange linjer skal initialen strække sig. Jeg vil gerne have den over tre linjer.

Initial

Jeg bekræfter det og anvender det straks. Sådan ser det ud (se skærmbillede).

Det, der selvfølgelig ikke er så pænt her, er vores indrykninger, som vi stadig har. Dem skal vi selvfølgelig fjerne. Vi åbner igen Absatzformat "Flydende tekst Initial" ved at dobbeltklikke på det. Venligst sæt indrykningen af den første linje for dette format tilbage fra 4 mm til 0 mm. Hvad der også hører til en initial, er en fantastisk farve. Og det mangler vi stadig i øjeblikket, for det ser stadig meget trist og sort ud. Derfor går vi igen ind i Initialerne, og derfra kan I definere et Tegnformat.

Formatér initial

I vælger blot denne rullemenu og vælger et nyt tegnformat. Derved lukkes det første dialogvindue ikke, og I kan oprette et tegnformat. Tegnformater kendetegnes ved, at de kan lægges over absatzformater. Og man angiver i princippet bare de ændringer, man vil opnå der.

Vi vil f.eks. slet ikke ændre noget undtagen tegnfarven. Så vi vælger også kun tegnfarven og gør den rød. Det skal naturligvis også have et navn. Derfor kalder jeg det "Rød initial" og bekræfter det.

Oversigt

Og vores "E" stråler allerede i karminrød. Og hvis vi ser det hele fra fugleperspektiv, ser det sådan ud:





Næsten perfekt, men der mangler stadig en detalje. Vi vil jo have, at teksten nederst deles op i tre spalter. For at opnå dette resultat skal vi lade visse formateringer opbygge på hinanden i begyndelsen. Rent visuelt sorterer jeg formatmalerne efter hierarki. Bare klik på absatzformat, hold det nede og flyt det til den ønskede position. Således skal "Overskrift" først øverst, så "Introtekst", derefter "Flydende tekst Initial" og endelig "Flydende tekst". Og nu skal I foretage et dobbeltklik på de enkelte formater og angive det næste format i vinduet Absatzformat-indstillinger.

F.eks. med overskriften: Når en tekst er skrevet, og derefter trykkes Enter, skal der følge et nyt format. Og det definerer I på dette sted. Jeg vil gerne, at introduktionsteksten følger på dette sted og bekræfter det.

Herefter går jeg med et dobbeltklik på "Introtekst" og vil have, at "Flydende tekst Initial" følger efter "Introtekst". Og det bekræfter jeg også.





Og med "Flydende tekst Initial" vil jeg have, at "Flydende tekst" følger. Det var det første forhindring, vi var nødt til at overvinde.

Tekstrammeindstillinger

Nu kan jeg med en valgt tekstramme højreklikke og åbne tekstrammeindstillinger.





Og der kan jeg definere, at teksten bedes præsenteret i en tre-spaltet opdeling. Jeg angiver altså tre kolonner. InDesign angiver allerede 58,711 mm som Bredde. Det er præcis målet for en kolonne. Hvis det ikke er tilfældet for jer, skal I bare indtaste det manuelt og derefter bekræfte det.

Angiv tekstrammeindstillinger

Naturligvis mangler der stadig en lille detalje, da nu hele teksten, inklusive "Overskrift" og "Introtekst", presses ind i tre spalter.

Søjlespænd

Næste trin er at modificere de absatzformater, der skal strække sig over alle tre spalter. Og dette er selvfølgelig vores "Overskrift" og "Introtekst". Så vi vælger absatzformat "Overskrift", dobbeltklikker på det, og går til venstre faneblad med Søjlespænd. Her kan I ikke under absatzlayout vælge enkeltsøjle, men vi ønsker hele søjlespændet. Det bekræfter jeg.

Og det samme gentager jeg for afsnitformatet "Introtekst". Også her vil jeg nu vælge hele spændet af kolonner.

Som I kan se, hvad der sker: Mens jeg vælger Enkelte kolonner, definerer InDesign formatet således, at introteksten bliver presset ind i de foruddefinerede kolonner, som vi har angivet i tekstboksindstillingerne. Hvis jeg ikke ønsker det, så vælger jeg hele spændet af kolonner. Og så har vi så godt som sat artiklen i form.

Placere billede

To småting til: Man kan f.eks. placere et billede i midten ved at trykke på Ctrl+D. Derved åbner I dialogboksen Placer-. Så vælger jeg et billede, trækker det over midterkolumnen og vælger tekstombrydning. Et dobbeltklik på den nederste håndtag på tekstboksen tilpasser rammen til mængden af tekst.





Forfatterinitialerne kan højrestilles i det sidste afsnit ved at placere markøren mellem punktummet i sætningen og forfatterinitialerne - og derefter trykke Shift+Tab.

Opret objektformat

Nu er artiklen næsten færdig. Der er kun én ting tilbage. Vi skal definere et objektformat for det hele. Derfor klikker jeg bare på tekstboksen og opretter et nyt objektformat (det fungerer på samme måde som med afsnitsformater).

Jeg kalder objektformatet for "Kolonne DIN A4 Lodret". Derefter skal I sætte et flueben ved afsnitsformater. Der sætter I også et flueben ved "Anvend næste format". Det er meget vigtigt!

Hvad har vi så gjort? Vi har altså forsynet en tekst med de tilsvarende afsnitsformater; vi har indsat relevante tegnformater og vi har pakket hele denne pakke her - denne enkelte tekstboks - i et objektformat, således at hele formateringen kan kaldes frem gennem objektformatet "Kolonne DIN A4 Lodret".

Og hvad kan vi så gøre med det nu? Det er meget simpelt: I kan oprette en tekstboks, tildele den objektformatet "Kolonne DIN A4 Lodret" og skrive eller kopiere jeres tekst derind - og have den klarformateret, uden at I behøver at kalde afsnitsformater frem.

Naturligvis kan I også flytte hele objektet til skrivebordet. Derved har I oprettet et uddrag, som I kan trække ind igen i InDesign på et senere tidspunkt, hvis I har brug for det.

Naturligvis kan I også placere en tekst, oprettet med sådan et objektformat, i en bibliotek, så I kan genbruge den andre steder.

En anden mulighed er at inkludere teksten på en sådan måde i InDesign, at den fungerer som en kilde. Ændringer i teksten, som I foretager uden for InDesign, vil så blive overført af InDesign.

Tilføj tekstfil

Det er meget simpelt: Jeg kopierer en tekst ind i et InDesign-dokument, og så er det vigtigt, at teksten er markeret som en separat forbindelse.

Standardindstillinger for tekstforbindelser

Teksten har som regel ikke sin egen forbindelse. I kan dog ændre dette gennem menuen Redigere>Indstillinger og deri i afsnittet Filbehandling. Der skal I blot sætte et flueben ved Placer tekst- og tabelfiler som forbindelse. Det bekræfter jeg én gang.

Mærkning af tekstforbindelser

Teksten skal nu placeres igen, efter at vi har foretaget ændringerne. Nu er teksten i InDesign forbundet med teksten på skrivebordet ("Eksemptekst.txt"). Det kan I se på kæden øverst til venstre på tekstboksen og på grund af at en forbindelse er blevet integreret.

Hvis jeg nu ændrer noget i mit oprindelige tekstdokument, f.eks. overskriften, og gemmer det, så siger InDesign: "Åh nej, åh nej! Der er sket en ændring i kildedokumentet. Det skal jeg informere om".

Dette kan ses på det gule trekant med udråbstegnet, hvor kædesymbolet tidligere var synligt. Dette advarselssymbol vises også i Forbindelser-panelet. I har mulighed for at reagere på ændringen. Til dette kan I blot dobbeltklikke på det gule advarselssymbol. Der vil blive slået alarm igen, og InDesign gør opmærksom på, at den importerede version af "Eksemptekst.txt" er blevet ændret. Det kan vi bekræfte.

Desværre forkaster InDesign mit objektformat. Når I ser en sådan konstellation, hvor der er et lille "+" bag objektformatet (dette gælder også for afsnits- eller tegnformater), betyder det, at objektet faktisk har fået tildelt det tilsvarende format, men at der er sket en ændring. Dette kan I nemt rette ved at holde Alt-tasten nede og med et venstreklik på formatet. Og så er teksten igen som fastlagt i objektformatet - med den nye overskrift, som er blevet ændret i kildedokumentet.

I kan se, at der er mange ting, I kan gøre med det. Potentialet er uendeligt; der er så mange muligheder for at integrere sådanne ting i jeres arbejdsdag og rutine. Og jeg vil på dette tidspunkt bare anbefale jer: Prøv det selv. Prøv at arbejde med udslip eller med sådanne objektformater. Og prøv også at arbejde med eksemplet med den forskellige opdeling af kolonnerne, for sandsynligvis vil I på et tidspunkt få brug for det.

Indtil da ønsker jeg jer alt godt og fortsat god fornøjelse!

Jeres

Stefan