Das Vorstellungsgespräch ist eine wichtige Phase im Einstellungsprozess, die sich direkt auf den Erfolg und die Leistungen deines Unternehmens in der Zukunft auswirkt. Nicht nur die Qualität der neuen Mitarbeiter, sondern auch der Ansehen deines Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt hängt davon ab, wie du das Vorstellungsgespräch vorbereitest und führst. Bei der Arbeitgeberbewertungsplattform Kununu können selbst Bewerber ein Unternehmen öffentlichen bewerten. Daher ist es als Unternehmen ratsam, auch im Bewerbungsverfahren gegenüber potentiellen Mitarbeitern fair und wertschätzend zu sein.

In diesem Artikel findest du praktische Tipps, die dir helfen, Vorstellungsgespräche effektiv zu organisieren, Bewerber objektiv zu beurteilen und die besten Mitarbeiter für dein Team zu finden. Lerne, wie du eine angenehme Atmosphäre schaffst, Fragen vorbereitest, Kompetenzen beurteilst und eine fundierte Einstellungsentscheidung triffst.

Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch

Die Vorbereitung eines Arbeitgebers auf ein Vorstellungsgespräch ist ein wichtiger Schritt im Einstellungsprozess, der eine effektive persönliche Beurteilung der Bewerber gewährleistet. Der Erfolg bei der Suche nach einem geeigneten Mitarbeiter und dessen Qualifikationsniveau hängt auch davon ab, wie gründlich du dich auf das Vorstellungsgespräch vorbereitest. Dabei gibt es drei Hauptaspekte zu beachten: die Festlegung der Auswahlkriterien, die Vorbereitung der Fragen und die Organisation des Gesprächs selbst. Diese Schritte helfen dir, eine Gesprächsstruktur zu erstellen, die es dir ermöglicht, die Kompetenzen und das Potenzial jedes Bewerbers so genau wie möglich zu beurteilen.

Jeder Arbeitgeber wünscht sich Bewerber, die sich professionell abgrenzen von der Masse der beliebigen Bewerbungen. Eine Möglichkeit als Bewerber ist der Einsatz von hochwertigen Bewerbungsdesigns, wie diese:

Festlegung von Auswahlkriterien

Eine klare Definition der Anforderungen an einen Bewerber ist wirklich sehr wichtig, damit ein Vorstellungsgespräch erfolgreich ist und die Bewerber objektiv beurteilt werden können. Hier erfährst du, wie ein Arbeitgeber die notwendigen Fähigkeiten, Erfahrungen, Ausbildungen und persönlichen Qualitäten eines potenziellen Bewerbers richtig bestimmen kann:

Bestimme die erforderlichen Fähigkeiten

Analyse der Arbeitsaufgaben: Beginne damit, die Aufgaben der Stelle im Detail zu analysieren. Finde heraus, welche besonderen Fähigkeiten für die Erfüllung dieser Aufgaben erforderlich sind. Wenn die Stelle z. B. die Arbeit mit Software beinhaltet, sind u. a. Kenntnisse über bestimmte Software oder Programmiersprachen erforderlich.

Sprich mit den Abteilungsleitern: Sprich mit den Abteilungsleitern, die mit dem neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten werden. Sie können wertvolle Hinweise darauf geben, welche Fähigkeiten für eine effektive Arbeit in ihrer Abteilung am wichtigsten sind.

Setze Prioritäten bei den Fähigkeiten: Erstelle eine Liste mit den für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten und setze Prioritäten. Erkenne die Kernkompetenzen, die für die Stelle entscheidend sind, und die Zusatzkompetenzen, die wünschenswert, aber nicht erforderlich sind.

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Bestimmung der erforderlichen Erfahrung

Erfahrungsniveau: Lege fest, wie viele Jahre Erfahrung erforderlich sind, um die Aufgaben der Stelle zu erfüllen. Brauchst du z.B. einen Bewerber mit minimaler Erfahrung oder brauchst du jemanden mit viel Branchenerfahrung und einem bestehenden Netzwerk?

Bewertung früherer Positionen: Überlege, welche spezifischen Positionen oder Aufgaben in der Vergangenheit für die Stelle relevant sein könnten. So kannst du dir ein Bild davon machen, welche Aufgaben der Bewerber bereits ausgeführt hat und welche er in der neuen Stelle ausführen kann.

Relevante Projekte: Achte auf die Projekte, an denen der Bewerber beteiligt war. Es ist wichtig, dass die Erfahrung des Bewerbers Aufgaben umfasst, die denen ähneln, die er in deinem Unternehmen ausführen wird.

Bestimmung der erforderlichen Bildung

Bildungsniveau: Gib an, welches Bildungsniveau für die Stelle erforderlich ist. Das kann ein Bachelor-Abschluss, ein Master-Abschluss oder eine spezielle Berufsausbildung sein.

Spezialisierung: Überlege, ob eine Spezialisierung in einem bestimmten Bereich erforderlich ist. Für technische Positionen kann zum Beispiel ein Abschluss in Ingenieurwesen, Informationstechnologie oder anderen relevanten Disziplinen wichtig sein.

Zertifizierungen und Kurse: Überlege, ob für zukünftige Aufgaben zusätzliche Zertifizierungen oder Kurse erforderlich sind. Für manche Stellen sind bestimmte Zertifizierungen oder zusätzliche Schulungen erforderlich, um bestimmte Aufgaben zu erfüllen.

Bestimmung der notwendigen persönliche Qualitäten

Analysiere die Unternehmenskultur: Überlege, welche persönlichen Eigenschaften für eine erfolgreiche Arbeit in deinem Unternehmen wichtig sind. Dazu können Eigenschaften wie Kommunikationsfähigkeit, Stresstoleranz, Teamarbeit, Führungsqualitäten usw. gehören.

Zusammenarbeit mit dem Team: Sprich mit dem Team, mit dem der neue Mitarbeiter zusammenarbeiten wird. Frag sie, welche persönlichen Eigenschaften sie für eine angenehme und produktive Zusammenarbeit am wichtigsten finden.

Prioritäten setzen: Erstelle eine Liste mit persönlichen Eigenschaften und setze Prioritäten. Bestimme die wichtigsten, die für die Arbeit entscheidend sind, und die zusätzlichen, die optional sind.

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Wie du die Bewertung objektivierst

Verwende standardisierte Kriterien, um alle Bewerber zu bewerten. Dies vermeidet Subjektivität und schafft gleiche Bedingungen für alle Bewerber. Erstelle eine Bewertungsmatrix, in der alle erforderlichen Fähigkeiten, Erfahrungen, Ausbildungen und persönlichen Eigenschaften aufgeführt sind. Beurteile jeden Bewerber anhand dieser Matrix und vergebe Punkte für jedes Kriterium.

Wenn nötig, beziehe mehrere Personen aus dem Team in die Bewertung ein. Eine gemeinsame Diskussion führt zu einer objektiveren Bewertung und verringert den Einfluss subjektiver Faktoren. Vergleiche die Kandidaten mit den Referenzprofilen des idealen Mitarbeiters für die Stelle. Das hilft dir zu verstehen, wie gut die einzelnen Bewerber die Anforderungen erfüllen.

Wenn du die Anforderungen an die Bewerber richtig formulierst und objektive Bewertungsmethoden anwendest, kannst du die beste Fachkraft für dein Unternehmen finden.

Vorbereitung der Fragen, die du im Vorstellungsgespräch stellen solltest

Die Vorbereitung von Fragen für ein Vorstellungsgespräch ist entscheidend, um die Kompetenzen eines Bewerbers zu beurteilen. Du musst dies so korrekt wie möglich tun, um ein vollständiges Bild von den beruflichen Fähigkeiten, der Erfahrung, der Motivation und den persönlichen Eigenschaften des Bewerbers zu erhalten. Hier ist eine Liste, die dir dabei helfen kann, alle nötigen Informationen von den Bewerbern zu bekommen.

Fragen, die du im Vorstellungsgespräch zu deinen beruflichen Fähigkeiten stellen solltest

• Welche technischen Fähigkeiten setzen Sie bei Ihrer Arbeit ein? Dies wird Ihnen helfen, das Niveau der technischen Kompetenz des Bewerbers und die Relevanz seiner Fähigkeiten für die Anforderungen der Stelle zu verstehen.
• Können Sie ein Beispiel für ein Projekt nennen, bei dem Sie Ihre Fähigkeiten eingesetzt haben? Damit können Sie die praktische Erfahrung des Bewerbers und seine Fähigkeit, seine Fähigkeiten in realen Situationen anzuwenden, beurteilen.

Fragen, die du im Vorstellungsgespräch zur Erfahrung stellen solltest

• Erzählen Sie uns von Ihrer vorherigen Position und Ihren Hauptaufgaben. Mit dieser Frage kannst du dir einen Überblick über den beruflichen Werdegang des Bewerbers und seine Erfahrungen in früheren Positionen verschaffen.
• Was waren Ihre größten Erfolge in Ihrer vorherigen Stelle? So kannst du dir ein Bild davon machen, welche konkreten Ergebnisse der Bewerber in seiner Karriere erzielt hat und wie er oder sie für das Unternehmen nützlich sein kann.

Fragen, die du im Vorstellungsgespräch zur Motivation stellen solltest

• Warum möchten Sie in unserem Unternehmen arbeiten? So können wir das Interesse des Bewerbers an der Arbeit in unserem Unternehmen und seine Motivation einschätzen.
• Was sind Ihre langfristigen Karriereziele? Diese Frage hilft uns zu verstehen, inwieweit die Ziele des Bewerbers mit den von unserem Unternehmen gebotenen Möglichkeiten übereinstimmen und ob er oder sie plant, langfristig bei uns zu arbeiten.

Fragen, die du im Vorstellungsgespräch über persönliche Eigenschaften stellen solltest

• Wie gehen Sie mit der Arbeit unter Druck um? Dies wird helfen, die Stresstoleranz des Bewerbers und seine Fähigkeit, in schwierigen Situationen effektiv zu arbeiten, zu demonstrieren.
• Wie lösen Sie normalerweise Konflikte in einem Team? Es hilft zu verstehen, wie der Kandidat mit seinen Kollegen umgeht und wie er Konflikte lösen kann.

Allgemeine Fragen, die Sie bei einem Vorstellungsgespräch stellen sollten

• Was motiviert Sie dazu, hohe Ergebnisse zu erzielen? Diese Frage lohnt sich, wenn du an den internen Motivationsfaktoren des Bewerbers und seinem Wunsch nach Erfolg interessiert bist.
• Wie sehen Sie Ihren Beitrag zu unserem Unternehmen? Die Antwort auf diese Frage hilft dir zu verstehen, inwieweit der Bewerber versteht, wie seine Fähigkeiten und Erfahrungen für das Unternehmen nützlich sein können.

Ein Algorithmus zur Vorbereitung von Fragen für ein Vorstellungsgespräch

• Analysiere die Stellenbeschreibung: Analysiere die Hauptaufgaben der Stelle, um zu verstehen, welche besonderen Fähigkeiten und Erfahrungen erforderlich sind. Die Fragen sollten sich an diesen Anforderungen orientieren und dir helfen zu beurteilen, ob der Bewerber für die Stelle geeignet ist.
• Absprache mit dem Team: Besprich mit den Abteilungsleitern, die mit dem neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten werden, welche Fähigkeiten und Eigenschaften wichtig sind. Sie können spezifische Fragen vorschlagen, die dir helfen, die erforderlichen Kompetenzen zu beurteilen.
• Strukturierung der Fragen: Gliedere die Fragen in Kategorien: berufliche Fähigkeiten, Erfahrung, Motivation und persönliche Eigenschaften. So kannst du einen ausgewogenen Fragenkatalog erstellen, der es dir ermöglicht, alle wichtigen Aspekte des Bewerbers zu beurteilen.
• Klärung: Bereite für jedes Hauptthema klärende Fragen vor. So bekommst du tiefer gehende Antworten und lernst den Bewerber besser kennen.
• Probearbeiten: Übe das Gespräch mit Kollegen oder Gesprächspartnern, um sicherzustellen, dass die Fragen klar sind und die gewünschten Informationen liefern. So kannst du mögliche Schwachstellen erkennen und den Fragenkatalog anpassen.

Die Vorbereitung eines klaren Satzes von Interviewfragen ist eine gute Grundlager bei der objektiven Beurteilung von Bewerbern. Wenn du sie richtig auswählst, helfen sie dir dabei, die beruflichen Fähigkeiten, die Erfahrung, die Motivation und die persönlichen Qualitäten der Bewerber zu beurteilen, damit du den beste Bewerber für dein Unternehmen findest. Du kannst mehr über die Fragen in unseren Materialien erfahren.

Das Vorstellungsgespräch organisieren

Die richtige Organisation des Vorstellungsgesprächs unterstützt dich bei der zuverlässigen Beurteilung der Bewerber und der Vermittlung eines positiven Eindrucks vom Unternehmen. Bei diesem Verfahren berücksichtige die folgenden zwei Faktoren sorgfältig.

Zeit

Wähle einen Zeitpunkt für das Vorstellungsgespräch, der sowohl für dich als auch für den Bewerber günstig ist. Versuche, Vorstellungsgespräche nicht am frühen Morgen oder am späten Abend anzusetzen, wenn die Menschen weniger produktiv sind. Plane deine Zeit so, dass du nicht gehetzt wirst. Plane genügend Zeit ein, um alle wichtigen Fragen zu besprechen und mögliche Verzögerungen zu berücksichtigen. Ein Vorstellungsgespräch dauert normalerweise zwischen 30 Minuten und einer Stunde. Wenn du mehrere Vorstellungsgespräche hintereinander planst, solltest du eine Pause dazwischen einplanen, um dich auszuruhen und auf das nächste Gespräch vorzubereiten.

Ort

Es ist am besten, das Gespräch an einem ruhigen Ort zu führen, an dem es keine Nebengeräusche oder Ablenkungen gibt. Durch die Abgeschiedenheit fühlt sich der Bewerber wohler und selbstbewusster, was ihn ermutigt, sich zu öffnen. Wähle einen Ort, der leicht zu finden und bequem zu erreichen ist. Gib dem Bewerber eine klare Wegbeschreibung, einschließlich Informationen über Parkplätze oder öffentliche Verkehrsmittel. Achte darauf, dass der Gesprächsraum gut beleuchtet ist und ein angenehmes Erscheinungsbild hat. Bequeme Stühle und Sauberkeit tragen dazu bei, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Ein Vorstellungsgespräch führen

Ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch hilft dir als Arbeitgeber nicht nur, die Bewerber zu bewerten, sondern auch einen positiven Eindruck vom Unternehmen zu vermitteln. Um dies effektiv zu tun, solltest du das Gespräch in bestimmte Phasen unterteilen. Diese können wie folgt strukturiert werden.

Schaffe eine angenehme Atmosphäre

Begrüße den Bewerber mit einem Lächeln und biete ihm ein Getränk an (Wasser, Tee, Kaffee). Das wird helfen, die anfängliche Anspannung abzubauen. Erkläre, wo die Toilette ist und wie man die technische Ausstattung benutzt, falls nötig (zum Beispiel, wenn der Bewerber eine Präsentation mitgebracht hat). Beginne das Gespräch mit einer lockeren Unterhaltung und stelle ein paar neutrale Fragen. So kannst du eine Beziehung aufbauen und den Bewerber beruhigen.

Hier ist ein schneller Tipp:

• Haben Sie gut den Weg zu unserem Büro gefunden? War bei den Anweisungen alles klar? Diese Frage hilft, Spannungen abzubauen und zeigt, dass du dich dafür interessierst, wie der Bewerber zu uns gekommen ist.
• Möchten Sie etwas zu trinken haben - Wasser, Tee oder Kaffee? Wenn du ein Getränk anbietest, gibt es dem Bewerber Zeit, sich in deiner Gegenwart etwas zu entspannen.
• Waren Sie schon einmal in unserem Ort? Wie gefällt es dir hier? Diese Frage bietet die Gelegenheit, etwas Ungezwungenes und Vertrautes zu besprechen.
• Wie läuft Ihr Tag heute bisher? Diese Frage kann helfen, das Stressniveau zu senken.
• Haben Sie schon Pläne für das Wochenende oder den nächsten Urlaub? Diese Frage hilft, das Thema auf etwas zu lenken, das nichts mit der Arbeit zu tun hat, und schafft eine entspannte Atmosphäre.

Stelle das Unternehmen vor

Beginne mit einer kurzen Geschichte über die Historie, den Auftrag und die Aufgaben des Unternehmens. Das hilft den Bewerbern zu verstehen, mit welcher Art von Unternehmen sie es zu tun haben könnten. Erzähle ihnen von der Unternehmenskultur: wie das Team arbeitet, welche Traditionen es gibt und wie die Arbeitstage ablaufen. So können sie sich vorstellen, Teil deines Unternehmens zu sein. Beschreibe die wichtigsten Projekte, an denen das Unternehmen arbeitet, und seine größten Erfolge. Das kann die Motivation des Bewerbers erhöhen, sich deinem Team anzuschließen.

Stellenbeschreibung

Beschreibe detailliert die Aufgaben der Stelle. Erkläre, was der Bewerber täglich tun wird. Stelle klare Leistungserwartungen auf. Erkläre, welche Ziele erreicht werden müssen und welche Leistungsmaßstäbe angelegt werden. Beschreibe das Team, mit dem der Bewerber zusammenarbeiten wird, und den Manager, der sein direkter Vorgesetzter sein wird. So können sich Bewerber ein vollständiges Bild von der Arbeitsumgebung machen.

Fragen an den Bewerber

Frage nach den technischen Fähigkeiten, die für die Stelle erforderlich sind. Zum Beispiel: Welche Software haben Sie in Ihrem vorherigen Job verwendet? Welche Projekte haben Sie mit diesen Fähigkeiten abgeschlossen? Erkundige dich nach der bisherigen Berufserfahrung des Bewerbers. Bitte ihn, dir von seiner letzten Stelle und seinen Hauptaufgaben zu erzählen oder zu sagen, was seine größten Erfolge in seinem vorherigen Job waren.

Erkundige dich nach der Motivation des Bewerbers. Warum will er in deinem Unternehmen arbeiten und was sind seine langfristigen Karriereziele? Achte darauf, die persönlichen Qualitäten zu beurteilen. Frag ihn, wie er mit Stress bei der Arbeit umgeht und wie er Konflikte im Team löst.

Das Gespräch abschließen

Fasse das Gespräch zusammen und frage den Bewerber, ob er noch Fragen hat. Damit zeigst du, dass du an einem offenen Dialog interessiert bist. Informiere den Bewerber über die nächsten Schritte im Einstellungsprozess und den Zeitplan für eine Entscheidung. So weiß der Bewerber, was er nach dem Vorstellungsgespräch zu erwarten hat.

Bedanke dich bei den Bewerbern für ihre Zeit und ihr Interesse an der Stelle. Auf diese Weise präsentierst du dich als Profi und hinterlässt definitiv einen positiven Eindruck von dir und deinem Unternehmen.

Bewertung des Bewerbers

Ich empfehle, dass du dir während des Gesprächs Notizen zu den Antworten der Bewerber machst. Das hilft dir, wichtige Informationen zu behalten und alle Bewerber nach dem Gespräch objektiv zu bewerten. Nimm dir etwas Zeit, um die Antworten mit den Auswahlkriterien zu vergleichen, die du festgelegt hast. Beurteile, inwieweit ihre Erfahrungen und Fähigkeiten den Anforderungen entsprechen, die du für die Stelle festgelegt hast.

Achte auf Eigenschaften wie Kommunikationsfähigkeit, Teamarbeit, Stresstoleranz und Motivation. So kannst du herausfinden, wie gut der Bewerber in dein Team passen wird.

Denke immer daran, dass das richtige Vorstellungsgespräch ein wichtiger Schritt im Einstellungsprozess ist, der dir hilft, die besten Bewerber für dein Unternehmen zu finden und auszuwählen. Auch ist es heute so, dass Unternehmen unter einem Fachkräftemangel leiden. Deswegen ist es umso wichtiger, dass auch dich mit deinem Unternehmen als professionelles Team für den Bewerber positionierst. Befolge die oben genannten Tipps, um effektive Vorstellungsgespräche zu führen, die zu einer qualitativ hochwertigen Bewertung der Bewerber und zu fundierten Entscheidungen führen, die deinem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen in Form von Mitarbeitern bringen.