Moderne Trends und technologische Entwicklungen verändern zunehmend viele der Dinge, an die wir gewöhnt sind. Eine dieser Veränderungen ist die Übermittlung einer Bewerbung per E-Mail, die zu einem wichtigen Schritt im Prozess der Stellensuche und Beschäftigung geworden ist. Unternehmen bevorzugen sogar die Bewerbung via E-Mail, weil dadurch der Schritt entfällt, bei einer Absage die Bewerbungsmappe via Post zurückzuschicken.

Es gibt ein paar Sachen zu beachten, wenn die Bewerbung als E-Mail verschickt wird. Die richtige Formatierung und Versendung der Bewerbung kann den ersten Eindruck, den ein Arbeitgeber von dir hat, erheblich beeinflussen. In einer E-Mail mit deinen Bewerbungsunterlagen kommt es auf jedes Detail an, von der Betreffzeile bis zu den richtigen Anhängen.

Warum ist es wichtig, eine Bewerbung per E-Mail so korrekt wie möglich einzureichen?

Die korrekte Übermittlung einer Bewerbung per E-Mail ist der Auftakt zur erfolgreichen Stellensuche. Erstens beweist du damit, dass du auf Details achtest und in der Lage bist, Anweisungen von Anfang an zu befolgen. Arbeitgeber schätzen Bewerber, die Aufgaben sorgfältig erledigen und präzise auf Anforderungen reagieren können. Zweitens zeigt ein gut geschriebenes Anschreiben, dass du deine Stellensuche ernsthaft und professionell angehst. Es signalisiert dem Arbeitgeber, dass du wirklich an der Stelle interessiert bist und bereit bist, Zeit und Mühe in die Vorbereitung deiner Bewerbung zu investieren.

Der erste Eindruck des Arbeitgebers entsteht, sobald er deine E-Mail öffnet. Die Betreffzeile, die Begrüßung, der Inhalt und die Signatur vermitteln ein Bild von dir, noch bevor der Arbeitgeber deinen Lebenslauf und dein Anschreiben liest. Eine unsachgemäß gestaltete oder nachlässig geschriebene E-Mail kann zu einem negativen Eindruck führen, selbst wenn deine Qualifikationen und Erfahrungen den Anforderungen der Stelle entsprechen. Deshalb ist die korrekte Übermittlung einer Bewerbung per E-Mail der Schlüssel für einen erfolgreichen Start der Interaktion mit einem potenziellen Arbeitgeber. Wie du es richtig machst, verrate ich dir im Folgenden.

Aufbau einer Bewerbung per E-Mail

1. E-Mail-Empfänger
2. Versteckte Kopie
3. Betreff der E-Mail
4. Anschreiben Text
5. Angehängte Dateien

Wichtig!

• PDF: Das bevorzugte Format für Dokumente. PDFs behalten ihre Formatierung bei und lassen sich auf allen Geräten öffnen.
• DOC/DOCX: Gerade noch akzeptiert, aber PDF ist vorzuziehen, um Formatierungsprobleme zu vermeiden.
• Größenbeschränkungen: Die Gesamtgröße aller Anhänge sollte 5-10 MB nicht überschreiten. Manche Unternehmen legen eigene Grenzen fest, die in der Stellenanzeige angegeben werden können. Denke einfach daran, dass viele Postfächer keine E-Mails mit Anhänger über 10 MB durchstellen.

Unsere klare Empfehlung ist das PDF-Format, weil einerseits nicht alle Microsoft Word nutzen und andererseits Styleprobleme möglich sind. Verwendest du etwa Schriftarten in deinem Word-Dokument, die dein Empfänger nicht installiert hat, werden diese im Dokument ersetzt. Dadurch kann das Layout zerschießen. Das passiert bei einem PDF-Dokument nicht. Dort wird auf allen Endgeräten und System das gleiche Layout sichergestellt.

Vorbereiten einer Bewerbung per E-Mail

Die Vorbereitung einer Bewerbung per E-Mail erfordert Sorgfalt und eine gründliche Herangehensweise an den Prozess. Bevor du die Dokumente versendest, solltest du sicherstellen, dass du mit allen Anforderungen des Arbeitgebers vertraut bist. Dazu gehören Dateiformate, Dateinamen und Inhalte. Es ist wichtig, dass du alle spezifischen Anweisungen berücksichtigst, die in der Stellenausschreibung angegeben sind. Wenn du diese Anforderungen erfüllst, zeigst du, dass du verantwortungsbewusst bist und den Anweisungen folgen kannst. Außerdem erhöht die korrekte Vorbereitung der Dokumente deine Erfolgschancen, da der Arbeitgeber nicht nur den Inhalt, sondern auch die Form der Bewerbung bewertet.

Prüfung der Anforderungen des Arbeitgebers

Dieser Schritt ist äußerst wichtig, denn die korrekte Erfüllung aller Anforderungen zeigt, dass du verantwortungsbewusst und aufmerksam bist. Diese Prüfung umfasst die folgenden Schritte:

E-Mail-Texte für deine Bewerbung - vier Muster für dich

Vorschlag 1 - professionell und natürlich:

Betreff: Bewerbung als [Stellenbezeichnung] - [Ihr Name]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

anbei sende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen für die Position als [Stellenbezeichnung] in Ihrem Unternehmen. Sehr interessiert habe ich Ihre Stellenausschreibung gelesen und bin überzeugt, dass meine Qualifikationen und Erfahrungen hervorragend zu den Anforderungen dieser Position passen.

In den angehängten Dokumenten finden Sie mein Anschreiben, meinen Lebenslauf und meine Zeugnisse. Ich freue mich über die Möglichkeit, mich persönlich bei Ihnen vorzustellen und verbleibe

mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

Vorschlag 2 - professionell und klassisch:

Betreff: Bewerbung um die Position [Stellenbezeichnung] - [Ihr Name]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

mit dieser E-Mail bewerbe ich mich auf die von Ihnen ausgeschriebene Stelle als [Stellenbezeichnung]. Im Anhang finden Sie meine vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen.

Ich bin sehr daran interessiert, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten und freue mich auf die Gelegenheit, mich persönlich bei Ihnen vorzustellen. Für Rückfragen stehe ich Ihnen selbstverständlich jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

Vorschlag 3 - kreativ und smart

Betreff: Ihr neuer [Stellenbezeichnung] wartet auf Sie!

Hallo Frau/Herr [Name],

ich bin [Ihr Name] und Ihre Stellenausschreibung hat mich sofort begeistert! Als passionierter [Stellenbezeichnung] bringe ich genau das mit, was Sie suchen. Anbei finden Sie meine Bewerbungsunterlagen, die Sie hoffentlich genauso überzeugen wie mich Ihre Anzeige.

Ich freue mich schon darauf, Ihnen persönlich zu zeigen, warum ich die perfekte Besetzung für diese Position bin.

Herzliche Grüße

[Dein Name]

Vorschlag 4 - kreativ und mutig

Betreff: Bewerbung als [Stellenbezeichnung] - Der perfekte Kandidat steht bereit!

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

was entsteht, wenn Leidenschaft auf Kompetenz trifft? Meine Bewerbung für Ihr Unternehmen! Anbei sende ich Ihnen meine Unterlagen für die offene Position als [Stellenbezeichnung], die ich mit großer Begeisterung bei Ihnen auf der Karriereseite entdeckt habe.

Ich bin gespannt darauf, meine Fähigkeiten und Ideen in Ihrem Team einzubringen und hoffe, dass wir uns bald persönlich kennenlernen.

Beste Grüße

[Dein Name]

Achte darauf, den Text entsprechend deiner Persönlichkeit und der Unternehmenskultur anzupassen.

E-Mail-Adresse, an die die Bewerbung geschickt werden soll

Der Name der E-Mail-Adresse, die du zum Versenden deiner Bewerbung verwendest, ist sehr wichtig und kann den ersten Eindruck des Arbeitgebers beeinflussen. Er sollte professionell, einfach und im Einklang mit den allgemein anerkannten Standards der Geschäftskommunikation sein. Bedenke dabei Folgendes:

Professionalität

Am besten ist es, wenn du deinen Vor- und Nachnamen verwendest. Zum Beispiel: „alex.schmitt@example.com“ oder „anna.komarrmann@example.com“. Diese Adresse sieht professionell aus und ermöglicht es dem Arbeitgeber, dich leicht zu identifizieren.

Vermeide es, informelle oder zu kreative Elemente in deinem E-Mail-Titel zu verwenden. Zum Beispiel sehen Adressen wie "cooldude@example.com" oder "princess_123@example.com" unprofessionell aus und können einen negativen Eindruck hinterlassen.

Einfachheit und Lesbarkeit

Dein E-Mail-Name sollte so einfach und leicht zu merken sein wie möglich.

Verwende deinen vollen Namen oder eine eindeutige Abkürzung.

Zum Beispiel: „a.schmitt@example.com“ oder „a.komarrmann@example.com“.

Verwende Satzzeichen wie Punkte und Bindestriche, um die Adresse besser lesbar zu machen.

Zum Beispiel: „alex.schmitt@example.com“ sieht besser aus als „alexschmitt@example.com“.

Keine unnötigen Zeichen

Vermeide Zahlen oder Sonderzeichen, wann immer es möglich ist. Sie können dazu führen, dass die Adresse schwieriger zu lesen und zu merken ist oder erlaubt falsche Interpretationen

Zum Beispiel sieht „anna.komarrmann1991@example.com“ schlechter aus als „anna.komarrmann@example.com“.

In Deutschland könnte „anna.komarrmann88@example.com“ wegen des 88 problematisch sein. Es könnte auf das Geburtsdatum hinweisen, aber auch als Abkürzung für einen rechtsradikalen Hintergrund interpretiert werden (H = 8 ... der achte Buchstaben des Alphabets. 88 ist in Deutschland eine in der Naziszene geläufige Abkürzung für "H..L H....r").

Professionelle Domains verwenden

Verwende bekannte und professionelle Domains, wie „gmail.com“, „outlook.com“ oder „yahoo.com“. Das verleiht der E-Mail-Adresse zusätzliche Glaubwürdigkeit. Zum Beispiel: „a.schmitt@gmail.com“.

Vermeide es, Domains zu verwenden, die verdächtig oder unprofessionell aussehen könnten. Zum Beispiel kann „anna.komarrmann@coolmail.com“ weniger seriös wirken.

Denke daran, dass die Wahl des richtigen E-Mail-Namens für deine Bewerbung ein Bestandteil der professionellen Kommunikation ist. Eine professionelle, einfache und lesbare E-Mail-Adresse hilft dabei, einen positiven Eindruck auf den Arbeitgeber zu machen und deine Erfolgschancen weiter zu erhöhen.

Worauf du sonst noch achten solltest, wenn du eine Bewerbung per E-Mail verschickst

Bereite für den Versand der Bewerbung als E-Mail alle notwendigen Unterlagen für die Bewerbung vor - deinen Lebenslauf, dein Motivationsschreiben und zusätzliche Dokumente wie Zeugnisse und Referenzen. Alle Dokumente sollten im PDF-Format gespeichert werden, um sicherzustellen, dass sie richtig formatiert sind und so gesichtet werden, wie du sie angelegt hast. So kannst du sicherstellen, dass die Dokumente auf den verschiedenen Geräten des Arbeitgebers korrekt geöffnet werden.

Wie man Dateien richtig anhängt

1. Füge Dateien an eine E-Mail an: Öffne dein E-Mail-Programm und verfasse eine neue E-Mail. Klicke auf die Schaltfläche Datei anhängen oder auf das entsprechende Symbol in deinem E-Mail-Programm. Wähle die PDF-Dateien von deinem Computer aus und hänge sie an deine E-Mail an.
2. Überprüfe die Anhänge: Nachdem du die Dateien angehängt hast, überprüfe noch einmal, ob alle notwendigen Dokumente enthalten sind. Vergewissere dich, dass es keine zusätzlichen oder irrelevanten Dateien gibt.

Prüfen vor dem Senden einer E-Mail

1. Endkontrolle der E-Mail: Überprüfe die E-Mail auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Vergewissere dich, dass alle Daten (E-Mail-Adresse des Arbeitgebers, Betreffzeile, Text der E-Mail) korrekt sind und dass die E-Mail professionell aussieht.
2. Testversand: Bevor du deine Bewerbung an den Arbeitgeber schickst, sende eine Test-E-Mail an dich selbst. So kannst du überprüfen, wie die Dokumente und der Text der E-Mail beim Empfänger aussehen werden. Vergewissere dich, dass die Dateien richtig geöffnet werden und dass alles korrekt angezeigt wird.
3. Frag deine Freunde nach ihrer Meinung: Schicke die E-Mail an Freunde oder Kollegen und bitte sie, sie aus der Perspektive des Arbeitgebers zu betrachten. Ihre Kommentare und Eindrücke können dir helfen, Details zu erkennen, die du vielleicht übersehen hast.

Senden der Bewerbung an den Arbeitgeber

Nachdem du dein Schreiben geprüft und Feedback von Freunden oder Kollegen erhalten hast, kannst du es getrost an den Arbeitgeber schicken. Vergewissere dich, dass die E-Mail-Adresse und der Name des Empfängers sowie der Unternehmensname korrekt geschrieben ist und dass alle Dokumente angehängt sind.

Häufige Fehler beim Versenden einer Bewerbung an einen Arbeitgeber

Jedes Detail ist wichtig, wenn du eine Bewerbung per E-Mail verschickst, denn schon der kleinste Fehler kann den ersten Eindruck des Arbeitgebers und das Gesamtergebnis deiner Bewerbung beeinflussen. Selbst wenn deine Qualifikationen perfekt auf die Stellenanforderungen abgestimmt sind, kann eine Unachtsamkeit zu einem negativen Ergebnis führen.

Was sind also die häufigsten Fehler, die Bewerber machen beim Versand der Bewerbung als E-Mail.

Falsches Dateiformat

Der häufigste Fehler ist das Versenden von Dokumenten in Formaten, die schwer oder gar nicht zu öffnen sind. Dokumente sollten im PDF-Format sein, da dieses Format die Formatierung beibehält und auf jedem Gerät leicht zu öffnen ist. Möglicherweise verfügt der Arbeitgeber nicht über die nötige Software, um bestimmte Dateiformate zu öffnen, was dazu führt, dass deine Dokumente nicht lesbar sind. Vergewissere dich daher vor dem Versand, dass alle Dokumente im PDF-Format gespeichert sind. Sende dazu eine Test-E-Mail an dich selbst, um sicherzustellen, dass die Dateien korrekt geöffnet werden. Versende auch keine gepackten Dateien im ZIP- oder RAR-Format. Die Firewalls von Unternehmen blocken direkt solche E-Mails.

Falsche Betreffzeile

Beim Verfassen des Betreffs deiner Bewerbung per E-Mail ist es wichtig, präzise und informativ zu sein. Ein guter Betreff enthält deinen Namen und die genaue Position, auf die du dich bewirbst. Falls vorhanden, sollte auch die Referenznummer der Stellenausschreibung angegeben werden. Dies erleichtert dem Arbeitgeber die Zuordnung deiner Bewerbung und zeigt, dass du dich sorgfältig mit der Stellenanzeige auseinandergesetzt hast.

Vermeide allgemeine oder unklare Betreffe wie „Frage zu Ihrer Stellenausschreibung“. Diese geben dem Arbeitgeber keine konkreten Informationen und können dazu führen, dass deine Bewerbung übersehen wird. Stattdessen sollten Betreffe immer spezifisch und relevant sein, wie zum Beispiel „Bewerbung als Marketing Manager – Max Mustermann“ oder „Bewerbung auf Ihre Stellenausschreibung: Projektleiter (Referenznummer 12345) – Lisa Schmidt“.

Positive Beispiele:

1. Bewerbung als Marketing Manager – Max Mustermann
2. Initiativbewerbung als Softwareentwickler – Anna Müller
3. Bewerbung auf Ihre Stellenausschreibung: Projektleiter (Referenznummer 12345) – Lisa Schmidt
4. Bewerbung um einen Ausbildungsplatz zum Mediengestalter – Jonas Becker
5. Bewerbung für ein Praktikum im Bereich Human Resources – Laura Fischer

Negative Beispiele:

1. Bewerbung
2. Job
3. Frage zu Ihrer Stellenausschreibung
4. Lebenslauf von Max Mustermann
5. Interessiert an der offenen Stelle

Fehler im Text der E-Mail

Denke daran, dass unabhängig von der von dir gewählten Methode Rechtschreib- und Grammatikfehler in deinen E-Mails, auch in deiner Stellenanzeige, den Eindruck von Unaufmerksamkeit und Nachlässigkeit erwecken. Sie untergraben das Vertrauen des Arbeitgebers in deine berufliche Kompetenz. Bevor du deine E-Mail abschickst, benutze die automatische Rechtschreibprüfung in deinem Texteditor. Lies den Text mehrmals durch oder bitte eine andere Person, ihn zu überprüfen.

Fehlende oder falsch angehängte Dokumente

Manchmal kann es vorkommen, dass Dokumente nicht oder falsch angehängt sind. Daher kann das Fehlen der erforderlichen Unterlagen zu einer automatischen Ablehnung deiner Bewerbung führen. Nachdem du die Dateien angehängt hast, überprüfe noch einmal, ob alle erforderlichen Unterlagen enthalten sind. Sende eine Test-E-Mail an dich selbst, um sicherzustellen, dass alle Dateien korrekt angehängt sind und korrekt geöffnet werden.

Falsche Empfänger-E-Mail-Adresse

Ein einfacher Fehler wie die Eingabe einer falschen E-Mail-Adresse kann dazu führen, dass eine E-Mail den richtigen Empfänger gar nicht erreicht. Das bedeutet, dass sie den Arbeitgeber nicht erreicht und du deine Chance auf den Job verlierst. Wenn du das Empfängerfeld ausfüllst, solltest du es vor dem Versenden mehrmals sorgfältig überprüfen. Am besten ist es, wenn du die Adresse aus der Stellenanzeige kopierst, um Fehler zu vermeiden.

Inkorrekte Anrede

Kennst du keinen Ansprechpartner, schreibe mit "Sehr geehrte Damen und Herren". Es ist optimal, sich nach dem richtigen Ansprechpartner zu erkundigen. In kleinen Firmen ist es oft der Geschäftsführer. Bei größeren Unternehmen gibt es Personalverantwortliche. Ein Anruf genügt und du erfährst die richtige Person, die du adressieren sollst. Achte darauf, dass du den Namen richtig schreibst. Kontrolliere es am besten, indem du die Daten noch einmal mit Informationen von der Website abgleichst.

Die schlimmsten Anreden, die wir selbst in unserem Unternehmen bei Bewerbungen erlebt haben, waren übrigens die "Hallo," ohne jeden Ansprechpartner.

Verwende eine informelle E-Mail-Adresse

Eine unprofessionelle E-Mail-Adresse, wie z. B. „cooldude123@example.com“, kann bei vielen Arbeitgebern einen negativen Eindruck hinterlassen. Sie kann als Zeichen von Unprofessionalität und mangelnder Seriosität wahrgenommen werden. Auch kann es den Gedanken aufkommen lassen, dass es sich um eine Spamnachricht handelt. Achte darauf, eine professionelle E-Mail-Adresse mit deinem Namen zu verwenden, z. B. „alex.schmitt@example.com“.

Fehlen der Schlussformel

Das Fehlen einer Signatur im Textfeld einer E-Mail kann eine E-Mail weniger offiziell und unvollständig erscheinen lassen. Außerdem kann ein solch scheinbar unbedeutendes Detail beim Arbeitgeber den Eindruck einer nachlässigen Kommunikation hinterlassen. Füge bei geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz immer eine höfliche Signatur am Ende deiner E-Mail hinzu, zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen, [dein Name]“.