Ein erfolgreicher Bewerbungsprozess kann der Schlüssel zu deiner nächsten Karrierechance sein. Doch viele Bewerber machen häufig vermeidbare Fehler, die ihre Chancen mindern. In unserem Interview mit einem erfahrenen Headhunter erhältst du wertvolle Einblicke über kleine Tricks und häufige Fehler in Bewerbungsprozessen. Diese Expertenperspektive und Insights können dir helfen, deine Bewerbungsunterlagen zu optimieren, Vorstellungsgespräche souverän zu meistern und typische Fallstricke zu umgehen. Nutze diese wertvollen Tipps, um dich von anderen Bewerbern abzuheben und deine Traumposition zu sichern.

Welche Kriterien sind für Sie am wichtigsten, wenn Sie Bewerber für eine Position bewerten?

Auf die Gefahr hin, dass ich wie ein Klugschnacker rüberkomme, möchte ich zunächst erwähnen, dass für uns Headhunter ein Bewerber jemand ist, der sich aus eigenem Antrieb auf eine ausgeschriebene Stelle bewirbt. Daher sprechen wir in unserem Kerngeschäft, der Direktansprache, eher von „Kandidaten“. Diese werden gezielt ausgewählt und oft auf spezifische Positionen hin geprüft, auch wenn sie sich nicht aktiv auf eine Stelle beworben haben.

Dabei achten wir zuallererst natürlich auf deren fachliche Qualifikation. Wir prüfen sorgfältig, ob der Kandidat über die erforderlichen Fachkenntnisse und beruflichen Erfahrungen verfügt, die für diese Position relevant sind. Besonders wichtig sind hier erfolgreiche Projekte und nachweisbare Leistungen, die die zunächst ja nur vom Kandidaten geäußerten Fähigkeiten und Erfolge plausibel untermauern.

Die kulturelle Passung ist aber ebenso entscheidend für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit. Zudem sind Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit, Anpassungsfähigkeit und Problemlösungsfähigkeiten wichtig. Zusätzlich achte ich auf die Motivation und langfristigen Ziele des Kandidaten, um sicherzustellen, dass seine beruflichen Ambitionen mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Es nützt meinem Kunden ja nichts, einen Top-Kandidaten für seine Führungsvakanz im Marketing zu hiren, wenn dieser plant, ein Jahr später auf Weltreise zu gehen oder Meerschweinchen zu züchten.

Welche häufigen Fehler machen Bewerber während des Bewerbungsprozesses?

Ein Problem, das wir leider immer noch sehr häufig beobachten, ist die unzureichende Vorbereitung auf das Interview, sowohl mit uns als auch – zum Glück aber seltener - später mit dem Kunden. Letzteres wird dann auf Kundenseite als mangelndes Engagement verstanden und der weitere Verlauf ist dann in der Regel negativ. Ich rate dringend zu einer sorgfältigen Vorbereitung, die die Recherche über das Unternehmen und die spezifische Position einschließt. Und ich sage auch immer: „Bringt eine Handvoll eigene Fragen mit ins Gespräch!“ Es ist wirklich erstaunlich – um nicht zu sagen, dämlich –, wie häufig der Fehler gemacht wird, keine relevanten Fragen zu stellen.

Ebenso wichtig ist ein klarer und gut strukturierter Lebenslauf (natürlich ohne Rechtschreibfehler!), der die relevanten Erfahrungen und Erfolge hervorhebt. Bei bestimmten Positionen kann auch eine schwache Online-Präsenz, insbesondere auf Plattformen wie LinkedIn, zu Störgefühlen beim Kunden führen. Natürlich nicht beim Herzchirurgen, aber z.B. bei einer Person, die im Digital Media Sales arbeitet, ist eine professionelle und aktuelle Selbstpräsentation im Netz eigentlich unerlässlich.

Unzureichende Kommunikation, Flapsigkeit, zu lange Beantwortungszeiten oder unbeantwortete E-Mails und unklare Botschaften, können ebenso das Interesse des Personalberaters oder eines potenziellen Arbeitgebers beeinträchtigen. Ich würde z.B. nicht empfehlen, meinen zukünftigen Arbeitgeber nur mit „Hi“ in einer E-Mail anzusprechen oder ihn ohne vorherige Klärung zu duzen; das kommt allerdings immer häufiger vor. Bei einer Bewerbung als Barkeeper im Szene-Club Berghain würde sich vermutlich aber keiner daran stören. 😊

Ein sehr einfach zu vermeidender Fehler und wirklich ein „Low-Hanging Fruit“ zur Abgrenzung von anderen Bewerbern ist, dass nach unserer Erfahrung es regelmäßig nach dem Termin versäumt wird, Höflichkeit zu zeigen und den Termin nachzubereiten. Per E-Mail ein wertschätzendes Dankeschön nach dem Gespräch hinterherzusenden, hinterlässt einen positiven und verbindlichen Eindruck.

Wie bereiten sich die erfolgreichsten Kandidaten auf ihre Vorstellungsgespräche vor?

Die erfolgreichsten Kandidaten bereiten sich strategisch und gründlich auf ihre Vorstellungsgespräche vor. Dazu gehört eine tiefgehende Recherche über das Unternehmen, die Kultur, aktuelle Projekte und News aus der Branche. Das hilft ihnen, ihre Antworten gezielt auf die Bedürfnisse und Werte des Unternehmens zu äußern. Gestatte einen kleinen Werbeblock für uns, Matthias: Ein großer Vorteil für Kandidaten, die über uns als Headhunter vermittelt werden, ist ja, dass wir sie umfassend auf das Interview vorbereiten und eventuelle Missverständnisse mit dem Arbeitgeber klären können.

Außerdem sollten sie sich die Stellenausschreibung mal ganz genau zu Gemüte führen, damit auch wirklich alle geforderten Qualifikationen und Verantwortlichkeiten verstanden werden. Um ihre relevanten Fähigkeiten und Erfolge zu verdeutlichen und damit das vom Arbeitgeber gefühlte Investitionsrisiko abzusenken, ist es ratsam einige handfeste Beispiele aus ihrer beruflichen Vergangenheit aus dem Hut zu zaubern. Die erfolgreichen Kandidaten bereiten sich auf typische Interviewfragen vor und basteln sich klare, prägnante Antworten zusammen, die ihre Stärken und Erfahrungen gut auf den Punkt bringen. Und natürlich nicht den Fehler machen – wie schon erwähnt – und keine eigenen Fragen vorbereiten, die man im Gespräch stellen kann, um das Interesse und die Motivation zu unterstreichen!

Was leider auch immer noch unterschätzt wird – auch in einem virtuellen Interview per Video Call: Ein professionelles Erscheinungsbild und eine pünktliche Ankunft zum Interview! Wir hatten mal einen Bewerber, der saß mit einem Maßkrug vor dem Bildschirm, den er zum Trinken auch häufig anhob und damit das gesamte Bild verdeckte. Das ist einerseits eine amüsante Anekdote, unser Kunde fand es aber zu dem Zeitpunkt leider gar nicht lustig.

Jetzt haben Sie uns ja zweimal schon ermahnt, Fragen im Interview zu stellen. Können Sie uns fünf Beispiele für gute Fragen nennen?

Da gibt es natürlich unendlich viele gute Fragen und die sind stark abhängig von der Position um die es geht. Aber grundsätzlich kann man mit folgenden Fragen nicht viel falsch machen:

1. Welche spezifischen Fähigkeiten und Qualifikationen suchen Sie, die ich in Ihr Team einbringen könnte?
2. Welche bedeutenden Herausforderungen erwarten mich in dieser Rolle?
3. Was schätzen Sie persönlich am meisten an Ihrer Arbeit hier? Was bereitet Ihnen am meisten Freude und was weniger?
4. Wie wird im Unternehmen der Umgang mit Fehlern gehandhabt?
5. Welche aktuellen Ziele verfolgt das Unternehmen und wie trägt das Team zur Erreichung dieser Ziele bei?

Diese Liste ließe sich noch lange weiterführen. Wichtig ist es, sich empathisch in sein Gegenüber einzufühlen und mit den Fragen zu signalisieren, dass man echtes Interesse daran hat, als Mitarbeiter dann später auch einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Sie haben das eingangs ja schon erwähnt, aber könnten Sie nochmal näher darauf eingehen, inwieweit Soft Skills eine Rolle bei der Auswahl von Kandidaten spielen und welche besonders gefragt sind?

Ja klar, weiche Faktoren spielen natürlich eine sehr entscheidende Rolle bei der Auswahl von Kandidaten. Sie machen oft den Unterschied zwischen guten und sehr guten Bewerbern aus. Während Fachkenntnisse und Erfahrung die Grundlage bilden, sind es die Soft Skills, die die Fähigkeit eines Kandidaten bestimmen, effektiv in einem Team zu arbeiten und sich in die Unternehmenskultur einzufügen. Häufig entscheiden sich Unternehmen auch eher zugunsten einer besseren persönlichen Passung, obwohl ein anderer Kandidat vielleicht fachlich besser geeignet gewesen wäre.

Besonders gefragt sind Kommunikations-, Team- und Anpassungsfähigkeiten. Kommunikation ist natürlich essentiell, um Ideen klar zu vermitteln und effektiv mit Kollegen und Kunden zu interagieren. Teamfähigkeit zeigt, dass der Kandidat gut mit anderen zusammenarbeitet und in der Lage ist, gemeinsame Ziele zu erreichen. Anpassungsfähigkeit ist wichtig, um in einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld erfolgreich zu sein.

Die Bedeutung und Art der Soft Skills variieren natürlich je nach Position. In der Softwareentwicklung sind beispielsweise Problemlösungsfähigkeiten und technisches Verständnis eher gefragt, während Kommunikationsfähigkeiten ebenfalls wichtig sind, um technische Konzepte zu erklären und im Team zu arbeiten. Für Positionen im Marketing oder HR sind hingegen starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, Empathie und kreative Problemlösungsansätze wichtig. Hier ist es bedeutsam, dass Kandidaten in der Lage sind, Beziehungen aufzubauen und zu pflegen sowie innovative Ideen zu entwickeln und umzusetzen.

Wie viele andere auch, bemühe ich immer gern den Mitbegründer der US-amerikanischen Southwest Airlines, Herb Kelleher. Als Kelleher 1978 den Vorsitz übernahm, gab er folgende häufig danach zitierte Direktive an die Personalabteilung aus: „Hire for Attitude, Train for Skills“. Vielleicht hören Sie dieses Mantra nicht zum ersten Mal. Die Southwest Airline legt bei der Personalauswahl bis heute großen Wert auf „Kämpfergeist, Dienerherz und eine Einstellung, die Spaß macht“. Lange Rede, kurzer Sinn: Die Übereinstimmung der weichen Faktoren mit dem Auftrag, der Vision und dem Arbeitsumfeld der Arbeitgeber wird immer wichtiger.

Wie wichtig sind Anschreiben und Lebenslauf im Vergleich zu Vorstellungsgesprächen und Referenzen?

Naja, grundsätzlich nimmt die Bedeutung des traditionellen Lebenslaufs und eines Anschreibens in der heutigen Zeit ab, da viele in sozialen Business-Netzwerken präsent sind und sich dort mit einem Klick bewerben können. Es ist trotzdem immer positiv und kann das Interesse des Arbeitgebers wecken, wenn Bewerber die Mühe aufbringen, einen individuellen Lebenslauf zu erstellen und ihre Motivation in einem Anschreiben zu erläutern.

Allerdings spielen letztendlich Vorstellungsgespräche und Referenzen – bei denen ChatGPT & Co. keinerlei Hilfe sind – eine wichtigere Rolle. Die Persönlichkeit, Fähigkeiten und Arbeitsweise eines Bewerbers können face to face ja viel besser beurteilt werden. Schriftliche Unterlagen bilden da eher nur eine Basis. Oft erleben wir, dass wir makellos aufbereitete Unterlagen sichten, aber im ersten Gespräch Zweifel aufkommen, ob die Person der Perfektion ihres Lebenslaufs wirklich gerecht wird. Natürlich gilt das auch umgekehrt.

Wie beurteilen Sie die kulturelle Passung eines Kandidaten für ein Unternehmen, und wie wichtig ist dieser Aspekt?

Wie zuvor hoffentlich verständlich wurde, achte ich als Headhunter natürlich besonders auf die kulturelle Passung eines Kandidaten, da sie für den langfristigen Erfolg und die Zufriedenheit im Unternehmen entscheidend ist. Nur zufriedene Kunden, deren eingestellte Kandidaten langfristig zum Unternehmen passen und nicht nach wenigen Monaten wieder kündigen, beauftragen uns später erneut. Um diese Passung zu beurteilen, stelle ich beispielsweise Fragen wie:

• Wie sieht für Sie ein ideales Arbeitsumfeld aus?
• Wie tragen Sie persönlich zu einem positiven und produktiven Arbeitsklima bei?
• Können Sie mir Beispiele aus Ihrer bisherigen Berufserfahrung nennen, bei denen Sie sich besonders gut mit der Unternehmenskultur identifizierten?

Ich achte dabei auch auf die Reaktionen des Kandidaten hinsichtlich Körpersprache und Kommunikationsstil. Zusätzlich – natürlich immer nur mit Einverständnis der Kandidaten und meistens erst nach der finalen Auswahlrunde – werden Referenzen eingeholt.

Wie können sich Kandidaten optimal auf die Gehaltsverhandlungen im Jobinterview vorbereiten?

Oh, das ist sehr häufig ein sehr sensibler Zeitpunkt im Interview, der viel kaputt machen kann, wenn man das Thema auf die leichte Schulter nimmt.

Als Headhunter habe ich oft miterlebt, wie entscheidend eine gute Vorbereitung auf Gehaltsverhandlungen sein kann. Kandidaten sollten sich vor allem umfassend über die Branche und das Unternehmen informieren, bei dem sie sich bewerben. Ein tiefgehendes Verständnis der Marktstandards und der finanziellen Lage des Unternehmens hilft, eine gut fundierte Gehaltsvorstellung zu entwickeln.

Ein erster Schritt zur Vorbereitung ist die Recherche über Gehaltsbenchmarks. Es gibt zahlreiche Online-Plattformen und Branchenberichte, die aktuelle Informationen über typische Gehälter in bestimmten Positionen und Regionen liefern. Diese Daten geben eine solide Basis, um ihre Forderungen zu rechtfertigen. Ebenso wichtig ist es, sich der eigenen Fähigkeiten und Erfahrungen bewusst zu sein. Kandidaten sollten sich überlegen, wie sie ihre bisherigen Erfolge und ihre Qualifikationen hervorheben können, um ihren Mehrwert für das Unternehmen zu verdeutlichen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Berücksichtigung des gesamten Vergütungspakets. Bei manchen Arbeitgebern ist das nach wie vor immer noch ein „täglich prall gefüllter Obstkorb“. Aber Spaß beiseite, neben dem Grundgehalt spielen ja auch z.B. Boni, Aktienoptionen, betriebliche Altersvorsorge und andere Benefits eine wichtige Rolle. Kandidaten sollten sich im Vorfeld überlegen, welche dieser Leistungen für sie besonders wertvoll sind und dies in die Verhandlung einbringen.

Grundsätzlich macht es Sinn, bei Gehaltsverhandlungen statt eines festen Betrags eine realistische und nicht zu große Spanne zu nennen. Dadurch kann man Flexibilität und Verhandlungsbereitschaft zeigen, setzt einen Rahmen für die Verhandlungen und erhöht die Chance auf eine Einigung.

Obacht, jetzt wieder ein Werbeblock: Wenn ein Kandidat über uns als Headhunter zum Unternehmen kommt, kann das von enormem Vorteil für beide Seiten sein, weil wir im Vorfeld über ggf. bestehende Fehlvorstellungen in beide Richtungen aufklären können. Nach unserer Erfahrung wird eine zu lange Findungsphase für eine gehaltliche Einigung von beiden Seiten regelmäßig als unangenehm empfunden und sollte vermieden werden.

Welche Weiterbildungsmöglichkeiten empfehlen Sie Kandidaten zur Verbesserung ihrer Karrierechancen?

Als Headhunter würde ich jedem empfehlen, sich kontinuierlich weiterzubilden, um die individuellen Karrierechancen zu verbessern. Das hängt natürlich stark von der Profession und der eigenen Lebensplanung ab. Grundsätzlich sind insbesondere berufsspezifische Weiterbildungen von großer Bedeutung, die aktuelle Trends und Entwicklungen der jeweiligen Branche abdecken. Online-Kurse und Zertifizierungen, etwa über Plattformen wie Coursera oder ja auch TutKit (😉), bieten flexible Möglichkeiten, neue Fähigkeiten zu erwerben und vorhandene Kenntnisse zu vertiefen.

Zudem rate ich dringend, Soft Skills wie Kommunikation, Führung und Projektmanagement zu stärken, da diese in nahezu allen Branchen von großer Bedeutung sind. Seminare und Workshops zu diesen Themen können wertvolle Impulse geben. Ebenso ist das Netzwerken und der Austausch mit Fachkollegen auf Konferenzen und in Fachverbänden essenziell, um am Puls der Zeit zu bleiben und wertvolle Kontakte zu knüpfen. Die Frage nach der konkreten Budgethöhe für Bildungs- und Entwicklungsmaßnahmen, ist übrigens eine eher seltene Frage von Kandidaten, was wirklich schade ist. Ich empfehle jedem, da aktiv beim Arbeitgeber nachzufragen, nicht nur zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses, sondern auch währenddessen immer mal wieder!

Matthias: Danke Heiko für Ihre Zeit und die aufschlussreichen Informationen.

Heiko: Es war mir eine Freude, ich habe für den freundlichen Austausch zu danken und komme gern wieder an die Müritz!

Über Headhunter Heiko Mühle:

Mit einem Fundament aus Banklehre und anschließendem Jurastudium in Mannheim und Hamburg, begann er vor über 25 Jahren seine Karriere in der Personalberatung bei einem klassischen Headhunter aus Frankfurt/Berlin. 2002 gründete der die Personalberatung HRM CONSULTING GmbH mit zwei ehemaligen Kollegen. Heute ist die HRM CONSULTING GMBH eine etablierte und mehrfach ausgezeichnete Personalberatung für mittelständische Unternehmen und Start-ups und stets auf der Suche nach passenden Fach- und Führungskräften, um Teams zu stärken und nachhaltiges Wachstum zu ermöglichen. Der Fokus liegt auf Recruiting-Strategien für Vakanzen in IT, Marketing, Sales & Finance.