Personalwesen klingt trocken und wird daher oft unterschätzt, obwohl es eine elementare Rolle im Erfolg eines Unternehmens spielt. Ein großer Teil des Unternehmenserfolgs hängt von der effizienten Verwaltung und Entwicklung der Mitarbeiter ab, was genau die Aufgabe des Personalwesens ist. Dieser Bereich sorgt dafür, dass die richtigen Mitarbeiter eingestellt, entwickelt und motiviert werden, um die Unternehmensziele zu erreichen. Ohne eine gut funktionierende Personalabteilung könnte ein Unternehmen nicht effektiv arbeiten, da es die Mitarbeiter sind, die den wahren Wert schaffen.

Personalwesen: Was ist das?

Personalwesen ist das System zur Verwaltung der personellen Ressourcen eines Unternehmens. Es umfasst alle Prozesse, die mit der Rekrutierung, Entwicklung, Motivation und Bindung von Mitarbeitern zusammenhängen. Das Hauptziel des Personalwesens ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen über die notwendigen Fachkräfte verfügt, um seine strategischen Ziele zu erreichen.

Einfach ausgedrückt, kümmert sich das Personalwesen darum, dass das Unternehmen die richtigen Mitarbeiter an den richtigen Positionen hat. Wenn zum Beispiel eine neue Stelle geschaffen wird, ist das Personalwesen dafür verantwortlich, geeignete Kandidaten zu finden, Vorstellungsgespräche zu führen und neue Mitarbeiter einzustellen. Darüber hinaus sorgt dieser Bereich dafür, dass die Mitarbeiter sich gemäß den Bedürfnissen des Unternehmens weiterentwickeln, angemessen entlohnt werden und in einer angenehmen Arbeitsumgebung tätig sind.

Personalwesen und Personalabteilung

Das Personalwesen ist ein übergeordneter Begriff, der das gesamte Spektrum der Mitarbeiterverwaltung umfasst, während die Personalabteilung ein spezifischer Teilbereich davon ist. Die Personalabteilung ist für die operativen Aufgaben zuständig, wie etwa die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, das Erstellen von Arbeitsverträgen und die Verwaltung von Gehältern. Personalwesen hingegen schließt auch strategische Aufgaben ein, wie die langfristige Personalplanung, Mitarbeiterentwicklung und das Management der Unternehmenskultur.

Zum Beispiel plant das Personalwesen die langfristigen Ziele des Unternehmens hinsichtlich der Mitarbeiterentwicklung, während die Personalabteilung diese Pläne in die Tat umsetzt, indem sie Schulungen organisiert und Mitarbeitergespräche führt.

Englische Begriffe wie Human Resources (HR) oder Human Resource Management (HRM) haben eine ähnliche Bedeutung wie Personalwesen. Diese Begriffe werden oft synonym verwendet, obwohl „Human Resources“ international gängiger ist, während „Personalwesen“ im deutschen Sprachraum häufiger vorkommt.

Aufgaben des Personalwesens

Das Personalwesen beweist seine Rolle im Unternehmen dadurch, indem es eine Vielzahl von Aufgaben übernimmt, die alle darauf abzielen, die Mitarbeiter effektiv zu verwalten und das Unternehmen erfolgreich zu führen. Hier sind die wichtigsten Aufgabenbereiche des Personalwesens im Detail:

1. Personalbeschaffung (Recruiting): Diese Aufgabe beginnt mit der Identifizierung des Personalbedarfs und umfasst das Ausschreiben von Stellenanzeigen, die Auswahl und Bewertung von Bewerbern sowie die Durchführung von Vorstellungsgesprächen. Das Ziel ist es, die bestmöglichen Talente für das Unternehmen zu gewinnen. Dies beinhaltet nicht nur die Suche nach neuen Mitarbeitern, sondern auch die sorgfältige Analyse, welche Qualifikationen und Kompetenzen für die offenen Positionen erforderlich sind. Zudem spielt das Personalwesen eine entscheidende Rolle in der Onboarding-Phase, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter sich schnell integrieren und produktiv werden.
2. Mitarbeiterentwicklung (Employee Development): Die kontinuierliche Weiterbildung und Entwicklung der Mitarbeiter ist eine zentrale Aufgabe des Personalwesens. Dies umfasst die Planung und Durchführung von Schulungsprogrammen, Seminaren und Workshops, die den Mitarbeitern helfen, ihre beruflichen Fähigkeiten zu verbessern. Darüber hinaus unterstützt das Personalwesen die Karriereplanung, indem es Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung anbietet und Mitarbeiter in ihrer beruflichen Laufbahn begleitet. Ziel ist es, die Mitarbeiter so zu fördern, dass sie nicht nur ihre aktuellen Aufgaben besser erfüllen können, sondern auch für zukünftige Herausforderungen im Unternehmen vorbereitet sind.
3. Leistungsbewertung (Performance Management): Regelmäßige Beurteilungen der Mitarbeiterleistung sind notwendig, um die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter zu identifizieren. Das Personalwesen entwickelt und implementiert Leistungssysteme, die eine faire und transparente Bewertung ermöglichen. Auf Basis dieser Bewertungen werden individuelle Entwicklungspläne erstellt, um die Leistung der Mitarbeiter zu steigern und sie gezielt zu fördern. Dies umfasst auch die Identifikation von Potenzialträgern im Unternehmen, die für höhere Positionen in Frage kommen, und die entsprechende Planung ihrer Karriereentwicklung.
4. Mitarbeiterbindung (Employee Retention): Eine der größten Herausforderungen für das Personalwesen ist es, die Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeiter zu erhöhen, um die Fluktuation zu minimieren. Dazu entwickelt das Personalwesen Strategien, die ein positives Arbeitsumfeld fördern und attraktive Anreize schaffen, wie etwa flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsprogramme oder Weiterbildungsangebote. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Förderung der Unternehmenskultur, um ein Arbeitsklima zu schaffen, in dem sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und motiviert fühlen. Eine starke Mitarbeiterbindung trägt maßgeblich zur Stabilität und Effizienz des Unternehmens bei.
5. Arbeitsrecht und Compliance: Die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften und interner Richtlinien ist eine essentielle Aufgabe des Personalwesens. Dies beinhaltet die Überwachung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, die Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitszeitregelungen sowie den Schutz der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. Das Personalwesen muss sicherstellen, dass alle arbeitsrechtlichen Anforderungen erfüllt werden, um rechtliche Risiken zu minimieren und gleichzeitig ein sicheres und faires Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter zu gewährleisten.
6. Personalverwaltung (HR Administration): Zu den administrativen Aufgaben des Personalwesens gehören die Gehaltsabrechnung, das Urlaubsmanagement und die Pflege von Personalakten. Diese Aufgaben sind für den reibungslosen Betrieb des Unternehmens unerlässlich. Die Personalverwaltung sorgt dafür, dass alle Daten korrekt erfasst und verwaltet werden, sodass die operativen Abläufe im Unternehmen effizient und störungsfrei verlaufen. Darüber hinaus spielt die Personalverwaltung eine wichtige Rolle bei der Organisation von Mitarbeitervorteilen und -leistungen sowie bei der Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen und -anliegen.

Personalbeschaffung (Recruiting) als eine der Hauptaufgaben des Personalwesens

Es ist ein gängiges Klischee, dass das Personalwesen hauptsächlich damit beschäftigt ist, neue Mitarbeiter zu suchen und einzustellen. Doch gerade weil dies eine der sichtbarsten Aufgaben des Personalwesens ist, hat sie eine besondere Bedeutung, gerade heute, da Fachkräfte in vielen Branchen schlicht fehlen. Jeder spürt es, wenn jemand gekündigt wird und ein neuer Kollege seinen Platz einnimmt. Manchmal kann die Situation sogar etwas unangenehm werden, wenn jemand entlassen wird und du vorübergehend seine Arbeit übernehmen musst. Aber das zeigt nur, wie präsent das Thema Personalbeschaffung im Unternehmensalltag ist.

Interne und externe Rekrutierung

Die Personalbeschaffung kann auf zwei Wegen erfolgen: intern und extern. Beide Methoden haben ihre eigenen Vor- und Nachteile.

• Interne Rekrutierung: Bei der internen Rekrutierung werden offene Positionen innerhalb des Unternehmens durch bestehende Mitarbeiter besetzt. Einer der größten Vorteile besteht darin, dass die Mitarbeiter bereits mit der Unternehmenskultur vertraut sind und sich schneller in ihre neuen Rollen einarbeiten können. Außerdem motiviert die Aussicht auf eine Beförderung die Mitarbeiter, ihre Aufgaben mit mehr Engagement und Leidenschaft zu erfüllen. Ein Nachteil könnte jedoch sein, dass der Pool an Kandidaten begrenzt ist und möglicherweise nicht immer die beste Person für die neue Position zur Verfügung steht. Und oft heißt es auch klischeehaft: Bleibst du nach deiner Ausbildung weiter im Unternehmen, bleibst du immer der Azubi. Im übertragenen Sinne heißt es, du musst dich besonders profilieren, um deine alte Rolle abzustreifen und in der neuen akzeptiert zu werden.
• Externe Rekrutierung: Hierbei werden neue Mitarbeiter von außerhalb des Unternehmens gesucht. Dies erweitert den Kreis der potenziellen Kandidaten erheblich und ermöglicht es, frische Ideen und neues Wissen ins Unternehmen zu bringen. Allerdings ist die externe Rekrutierung oft zeitaufwändiger und kostspieliger durch Peronalberater, Headhunter, Stellenanzeigenportale etc. Es besteht auch das Risiko, dass die neuen Mitarbeiter länger brauchen, um sich im Unternehmen zurechtzufinden.

Wo wird nach neuen Mitarbeitern gesucht?

Allen voran wird im Internet gesucht. Plattformen wie LinkedIn, XING oder StepStone sind einige der beliebtesten Orte, an denen Recruiter nach neuen Talenten suchen. Diese Plattformen bieten eine breite Reichweite und ermöglichen es, gezielt nach Kandidaten mit bestimmten Qualifikationen zu suchen. Darüber hinaus nutzen viele Unternehmen auch ihre eigenen Karriereseiten, um offene Stellen auszuschreiben und Bewerbungen entgegenzunehmen.

Falls die Aufgabe komplex ist oder die interne Rekrutierungsabteilung überlastet ist, greifen Unternehmen oft auf private Personalagenturen zurück. Diese Agenturen sind auf die Suche und Auswahl von Kandidaten spezialisiert und erledigen die Aufgabe in der Regel effizient, allerdings gegen eine zusätzliche Gebühr. Die Kosten für diese Dienstleistung liegen in der Regel bei 10-30% des Jahresgehalts des neu eingestellten Mitarbeiters, abhängig von der Komplexität der Suche und der Position. Headhunter Heiko Mühle gibt im Interview mit uns Einblick in Bewerbungsprozesse über ihn.

So wird klar, dass die Personalbeschaffung zwar eine der bekanntesten Aufgaben des Personalwesens ist, aber gleichzeitig eine der anspruchsvollsten und vielseitigsten.

Ziele des Personalwesens

Die Ziele des Personalwesens lassen sich in zwei Hauptkategorien unterteilen: wirtschaftliche und soziale Ziele. Beide sind eng miteinander verknüpft und tragen letztlich dazu bei, das übergeordnete Ziel des Unternehmens zu erreichen – nämlich Gewinne zu maximieren.

Wirtschaftliche Ziele

Das Hauptziel des Personalwesens aus wirtschaftlicher Sicht ist es, das Unternehmen profitabel zu machen. Dies bedeutet, dass das Personalwesen dafür sorgen muss, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und dass sie effizient und produktiv arbeiten. Dabei geht es darum, Kosten zu minimieren und gleichzeitig die Leistung zu maximieren. Konkret bedeutet dies:

• Optimale Personaleinsatzplanung: Sicherstellung, dass alle Positionen im Unternehmen passend besetzt sind und dass Über- oder Unterbesetzungen vermieden werden, um unnötige Kosten zu reduzieren.
• Kostenbewusste Personalentwicklung: Schulungs- und Weiterbildungsprogramme müssen so gestaltet werden, dass sie einen hohen Return on Investment (ROI) bieten und die Mitarbeiter befähigen, produktiver zu arbeiten.
• Effiziente Gehalts- und Benefitstrukturen: Die Lohn- und Gehaltsstrukturen müssen so gestaltet sein, dass sie die Mitarbeiter motivieren, gleichzeitig aber auch für das Unternehmen wirtschaftlich tragbar sind.

Soziale Ziele

Neben den wirtschaftlichen Zielen hat das Personalwesen auch soziale Ziele, die darauf abzielen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern. Dies ist nicht nur im Interesse der Mitarbeiter, sondern trägt auch indirekt zur wirtschaftlichen Zielerreichung bei, da zufriedene Mitarbeiter in der Regel produktiver und loyaler sind. Zu den sozialen Zielen gehören:

• Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit: Schaffung eines Arbeitsumfelds, in dem sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und gut unterstützt fühlen. Dies kann durch flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsprogramme oder eine offene Unternehmenskultur erreicht werden.
• Unterstützung der Work-Life-Balance: Durch Maßnahmen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen, trägt das Personalwesen dazu bei, Stress zu reduzieren und Burnout vorzubeugen.
• Sicherstellung von Chancengleichheit und Diversity: Ein diverses und inklusives Arbeitsumfeld fördert Innovation und Kreativität. Das Personalwesen ist dafür verantwortlich, dass alle Mitarbeiter fair behandelt werden und gleiche Chancen haben, unabhängig von Geschlecht, Herkunft, sexueller Orientierung oder anderen persönlichen Merkmalen.

Auch wenn diese sozialen Ziele primär im Interesse der Mitarbeiter zu liegen scheinen, unterstützen sie letztlich das übergeordnete wirtschaftliche Ziel des Unternehmens. Ein harmonisches und unterstützendes Arbeitsumfeld trägt dazu bei, die Fluktuation zu reduzieren und die Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden, was wiederum Kosten spart und die Effizienz steigert.

Abschließend lässt sich sagen, dass das Personalwesen nicht einfach nur Mitarbeiter verwaltet, sondern eine strategische Rolle einnimmt, die maßgeblich zum Unternehmenserfolg beiträgt. Durch die Balance zwischen wirtschaftlichen und sozialen Zielen sorgt das Personalwesen dafür, dass das Unternehmen profitabel ist und gleichzeitig eine Unternehmenskultur herstellt, damit jeder sich selbst in einem attraktiven Arbeitsumfeld sehen kann.

Mein Fazit für dich

Obwohl einige Kollegen vielleicht das Personalwesen als einen Bereich betrachten, in dem wenig passiert, ist die Realität eine ganz andere. Die Arbeit im Personalwesen ist komplex und erfordert hohe Qualifikationen, umfangreiche Kenntnisse und viel Erfahrung im sozialen Umgang mit Menschen. Dieser Bereich stellt sicher, dass das Unternehmen reibungslos läuft, indem es die richtigen Leute an die richtigen Stellen bringt und für ihre kontinuierliche Entwicklung und Motivation sorgt.

Stell dir das Unternehmen wie ein Auto vor: Die sichtbaren Teile wie das Lenkrad oder die Reifen sind die Mitarbeiter, die das Unternehmen vorwärtsbringen. Aber das Personalwesen ist wie Öl und Benzin im Fahrzeug, wodurch alles wie geschmiert funktioniert. Ohne diese Stoffe kommt ein nicht Auto weit – genauso wenig wie ein Unternehmen ohne ein starkes Personalwesen.

Wir sind dir, lieber Leser, dankbar, dass du bis zum Ende gelesen hast, und wünschen dir viel Erfolg in deiner Arbeit!