Kennst du das? Du hast einen neuen Retainer-Kunden an Land gezogen, ihr habt euch auf alle Details geeinigt, und dann liegt der Vertrag erstmal drei Wochen beim Kunden rum, weil die Unterschrift fehlt. Oder noch besser: Der Vertrag geht per Post hin und her, landet zwischendurch im falschen Büro, und bis endlich alle unterschrieben haben, ist schon fast ein Monat rum. In der Zeit hättest du schon längst loslegen und abrechnen können.
Schluss damit! Die elektronische Signatur macht genau diese nervigen Verzögerungen zum Relikt aus der Papier-Steinzeit. Und das Beste: Sie ist nicht nur schneller, sondern auch rechtssicher. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit der digitalen Unterschrift dein Retainer-Business auf ein neues Level hebst, und warum die eIDAS-Verordnung dein bester Freund ist, wenn es um rechtssichere Vertragsabschlüsse geht.
Warum digitale Unterschriften gerade für Agenturen so wertvoll sind
Stell dir vor: Ein potenzieller Retainer-Kunde ist heiß auf die Zusammenarbeit. Ihr habt das perfekte Briefing, die Chemie stimmt, und jetzt kommt nur noch die Unterschrift. In der analogen Welt bedeutet das:
- Vertrag als PDF erstellen
- Ausdrucken (hoffst du, dass der Drucker funktioniert?)
- Per Post verschicken oder persönlich vorbeibringen
- Warten, bis der Kunde Zeit zum Unterschreiben findet
- Zurückschicken lassen
- Einscannen und archivieren
Und weil dein Kunde natürlich auch noch den Geschäftsführer, die Geschäftsführerin oder die Rechtsabteilung mit einbeziehen muss, zieht sich das ganze Theater gerne mal über Wochen.
Mit einer elektronischen Unterschrift läuft das komplett anders ab:
- Vertrag als PDF versenden
- Kunde unterschreibt digital, egal ob am Laptop, Tablet oder Smartphone
- Du bekommst die Unterschrift sofort zurück
- Fertig. Kein Drucker, kein Porto, kein Warten.
Eine Studie im Auftrag von Francotyp-Postalia hat gezeigt, dass Unternehmen durch digitale Signaturen ihre Geschäftsprozesse um bis zu 40 Prozent beschleunigen können. 40 Prozent! Das bedeutet: Statt drei Wochen auf einen unterschriebenen Retainer-Vertrag zu warten, hast du ihn in wenigen Tagen oder sogar Stunden.
Noch krasser: 66 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass ihre Arbeits- und Produktionsprozesse regelmäßig wegen verzögerter Unterschriften zum Erliegen kommen. Jedes fünfte Unternehmen hat schon erlebt, dass ein Deal geplatzt ist, weil der Unterschriftsprozess zu lange gedauert hat.
Was ist eigentlich eine qualifizierte elektronische Signatur?
Bevor wir tiefer einsteigen, lass uns kurz klären, wovon wir hier eigentlich reden. Nicht jede elektronische Signatur ist gleich. Die EU unterscheidet in der eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014) zwischen drei Sicherheitsstufen:
1. Einfache elektronische Signatur (EES)
Das ist die Basic-Variante: ein eingescanntes Bild deiner Unterschrift oder ein Häkchen in einem Online-Formular. Schnell und unkompliziert, aber mit geringer Beweiskraft vor Gericht. Für interne Freigaben oder einfache Bestätigungen völlig ok, für rechtlich wichtige Verträge aber zu wackelig.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Hier wird's schon sicherer. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist eindeutig einer Person zugeordnet und wird durch kryptografische Verfahren geschützt. Wenn jemand das Dokument nachträglich verändert, fliegt das sofort auf. Für die meisten Verträge im Agenturalltag ist das der Sweet Spot: sicher genug, rechtlich anerkannt und trotzdem nicht zu kompliziert.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die Königsklasse: Die qualifizierte elektronische Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift zu 100 Prozent gleichgestellt. Sie erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards und wird von einem zertifizierten Vertrauensdienstanbieter ausgestellt. Brauchst du für Arbeitsverträge, notarielle Dokumente oder alles, wo das Gesetz ausdrücklich eine Schriftform verlangt.
Für deine Retainer-Verträge, Briefings, NDAs und die meisten anderen Agentur-Dokumente reicht in der Regel die fortgeschrittene elektronische Signatur völlig aus. Nur bei Arbeitsverträgen mit deinen Mitarbeitern oder bestimmten rechtlich besonders kritischen Verträgen brauchst du die QES.
Die eIDAS-Verordnung: Dein rechtlicher Schutzschild
Jetzt wird's kurz juristisch, aber keine Sorge, ich halte es schmerzlos. Die eIDAS-Verordnung ist seit dem 1. Juli 2016 in allen EU-Mitgliedstaaten gültig und regelt elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt.
Was bedeutet das für dich? Elektronische Signaturen sind in der gesamten EU rechtsverbindlich. Kein Gericht darf einem digital unterschriebenen Vertrag die Rechtswirkung absprechen, nur weil er in elektronischer Form vorliegt. Das steht so in der Verordnung.
Die eIDAS-Verordnung schafft EU-weit einheitliche Rahmenbedingungen für die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Signaturen. Das ist besonders praktisch, wenn du mit Kunden in anderen EU-Ländern arbeitest. Ein mit fortgeschrittener elektronischer Signatur unterzeichneter Retainer-Vertrag ist in München genauso gültig wie in Madrid oder Mailand.
Besonders wichtig: Die eIDAS-Verordnung hat auch die Möglichkeit der qualifizierten Fernsignatur eingeführt. Das heißt, du brauchst keine Chipkarte mehr, um eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen. Das Ganze funktioniert jetzt auch bequem per Smartphone mit entsprechenden Apps.
Wie digitale Unterschriften dein Retainer-Business konkret verbessern
Lass uns mal ganz praktisch werden. Was bringt dir die digitale Unterschrift im Alltag?
Schnellere Vertragsabschlüsse
Beim Retainer-Modell ist Timing alles. Dein Kunde hat gerade Budget freigegeben und möchte loslegen. Je länger der Vertragsprozess dauert, desto höher ist die Gefahr, dass:
- Das Budget wieder umverteilt wird
- Ein Konkurrent schneller ist
- Der Kunde kalte Füße bekommt
- Interne Prioritäten sich verschieben
Mit einer elektronischen Signatur kannst du den Vertrag innerhalb von Minuten verschicken und unterschreiben lassen. Unternehmen, die bereits digitale Signaturlösungen nutzen, berichten von doppelt so häufigen sofortigen Rückmeldungen im Vergleich zu Verträgen, die per E-Mail verschickt werden.
Bessere Liquiditätsplanung
Retainer-Verträge sind für Agenturen so wertvoll, weil sie planbare Einnahmen sichern. Aber nur, wenn sie auch unterschrieben sind! Jede Woche, die ein Vertrag ununterschrieben rumliegt, ist eine Woche, in der du nicht anfangen kannst zu arbeiten und abzurechnen.
Mittlere Unternehmen verschicken im Durchschnitt rund 10.000 Briefe pro Jahr. Die Kosten für Toner, Papier und Postbearbeitung summieren sich schnell auf mehrere Tausend Euro. Geld, das du besser in kreative Köpfe oder neue Technologie investieren könntest.
Weniger Verwaltungsaufwand
Mal ehrlich: Wie viel Zeit verbringst du damit, Verträge auszudrucken, zu versenden, nachzufassen, ob sie angekommen sind, nochmal nachzufassen, ob sie unterschrieben wurden, und dann die Rücksendung zu organisieren? Und wer hat eigentlich die letzte Version des Vertrags? Liegt die beim Kunden, bei dir im Ordner oder ist sie noch irgendwo im E-Mail-Postfach?
Mit digitalen Signaturen ist alles zentral und nachvollziehbar. Du siehst auf einen Blick:
- Wer hat schon unterschrieben?
- Wer muss noch unterschreiben?
- Wann wurde unterschrieben?
- Wo liegt das fertige Dokument?
Ein Softwareanbieter wie Signius hilft dir dabei, diese Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Du lädst deinen Vertrag hoch, definierst, wer unterschreiben soll, und das System kümmert sich um den Rest, inklusive automatischer Erinnerungen.
Flexibilität für deine Kunden
Deine Kunden sind heute überall: im Homeoffice, unterwegs, im Urlaub, beim Kunden. Mit einer elektronischen Unterschrift können sie den Vertrag unterschreiben, wann und wo sie wollen. Auf dem Laptop zwischen zwei Meetings, auf dem Tablet im Zug oder auf dem Smartphone beim Abendessen (ok, vielleicht nicht die beste Idee, aber möglich ist es).
Diese Flexibilität senkt die Hürde enorm. Statt "Ich muss erst wieder ins Büro, um den Vertrag zu unterschreiben" heißt es "Ah, dauert zwei Minuten, mache ich gleich."
Rechtssicherheit und Compliance
Mit der richtigen Lösung hast du automatisch eine revisionssichere Dokumentation. Jede elektronische Signatur wird mit einem Zeitstempel versehen, und das System dokumentiert, wer wann was unterschrieben hat. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch wichtig für Audits oder falls es mal Streit geben sollte.
Die eIDAS-Verordnung gewährleistet, dass elektronisch signierte Dokumente als Beweismittel vor Gericht genauso zulässig sind wie handschriftlich unterschriebene Papierverträge. Du bist also auf der sicheren Seite.
Die konkreten Vorteile für dein Retainer-Business
Retainer-Verträge sind für Agenturen besonders attraktiv, weil sie Planungssicherheit und stabile Einnahmen bieten. Aber sie haben auch ihre Tücken: Lange Vertragslaufzeiten, komplexe Vereinbarungen über Leistungsumfänge, monatliche Stundenkontingente, Kündigungsfristen, all das muss sauber dokumentiert sein.
Hier kommen digitale Unterschriften ins Spiel:
Schnellere Onboarding-Phase
Wenn du einen neuen Retainer-Kunden gewinnst, willst du sofort loslegen. Nicht erst in drei Wochen, wenn der Vertrag endlich zurückkommt. Mit elektronischen Signaturen kannst du den Onboarding-Prozess drastisch verkürzen:
- Kick-off-Meeting
- Vertrag verschicken
- Am selben oder nächsten Tag unterschrieben zurückbekommen
- Sofort mit der Arbeit starten
Einfachere Vertragsverlängerungen
Retainer-Verträge haben typischerweise Laufzeiten von 6 bis 12 Monaten. Wenn es gut läuft, verlängert ihr. Aber auch die Verlängerung muss unterschrieben werden. Mit digitalen Unterschriften ist das in fünf Minuten erledigt. Kein Aufwand, keine Verzögerung, nahtloser Übergang.
Flexiblere Vertragsanpassungen
Im Retainer-Business ändern sich manchmal Leistungsumfänge oder Stundenkontingente. Statt jedes Mal einen komplett neuen Vertrag aufzusetzen, kannst du einen Nachtrag formulieren und digital unterschreiben lassen. Geht schnell, ist rechtssicher, und alle Beteiligten haben sofort die aktuelle Version.
Bessere Kundenerfahrung
Hand aufs Herz: Welchen Eindruck macht es, wenn du als Digitalagentur oder Kreativagentur einen Papiervertrag per Post verschickst? Das wirkt einfach nicht mehr zeitgemäß. Mit elektronischen Signaturen zeigst du, dass du selbst die Digitalisierung lebst und moderne Prozesse nutzt.
Deine Kunden werden es dir danken. Gerade die jüngeren Entscheider erwarten heute digitale Prozesse. Eine Umfrage zeigt, dass über 40 Prozent der Kunden ihren Dienstleister wechseln, weil dieser ihre sich verändernden Anforderungen an digitale Prozesse nicht erfüllen konnte.
So setzt du digitale Unterschriften in deiner Agentur um
Genug Theorie, lass uns praktisch werden. Wie implementierst du elektronische Signaturen in deiner Agentur?
Schritt 1: Wähle den passenden Anbieter
Es gibt verschiedene Anbieter für elektronische Signaturen auf dem Markt. Achte darauf, dass der Anbieter:
- eIDAS-konform ist
- Sowohl einfache als auch fortgeschrittene elektronische Signaturen anbietet
- Eine intuitive Benutzeroberfläche hat
- Sich in deine bestehenden Tools integrieren lässt
- Guten Support bietet
Schritt 2: Definiere deine Prozesse
Überlege dir, welche Dokumente du digital unterschreiben lassen möchtest:
- Retainer-Verträge
- Projektverträge
- NDAs (Non-Disclosure Agreements)
- Briefings und Freigaben
- Änderungsaufträge
- Rechnungsfreigaben
Für jedes Dokument solltest du definieren:
- Wer muss unterschreiben?
- In welcher Reihenfolge?
- Welche Signatur-Stufe ist nötig? (einfach, fortgeschritten, qualifiziert)
- Wie lange ist die Deadline?
Schritt 3: Binde dein Team ein
Erkläre deinem Team, wie die elektronische Signatur funktioniert und warum ihr sie nutzt. Die meisten Leute sind begeistert, wenn sie sehen, wie viel Zeit und Nerven das spart. Manche brauchen vielleicht eine kurze Einführung.
Schritt 4: Kommuniziere es deinen Kunden
Beim nächsten Vertrag erklärst du deinem Kunden kurz: "Wir nutzen jetzt elektronische Signaturen, das geht schneller und ist genauso rechtssicher wie eine handschriftliche Unterschrift. Du bekommst gleich eine E-Mail mit einem Link, klickst drauf und kannst direkt unterschreiben."
Die allermeisten Kunden sind dankbar für den modernen Prozess. Falls doch mal jemand skeptisch ist, kannst du auf die eIDAS-Verordnung verweisen und die rechtliche Gleichstellung erklären.
Schritt 5: Optimiere kontinuierlich
Sammle Feedback von deinem Team und deinen Kunden. Wo hakt es noch? Was könnte noch einfacher sein? Die meisten Signatur-Tools bieten Analytics, mit denen du sehen kannst, wie lange es im Durchschnitt bis zur Unterschrift dauert und wo es Verzögerungen gibt.
Kosten vs. Nutzen: Lohnt sich die Investition?
Natürlich kostet ein Signatur-Tool Geld. Die Preise variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Aber lass uns mal rechnen:
Was kostet der traditionelle Weg?
- Papier, Toner, Drucker-Wartung: ca. 5-10 Euro pro Vertrag
- Porto hin und zurück: ca. 5 Euro
- Arbeitszeit für Drucken, Versenden, Nachfassen, Archivieren: ca. 30 Minuten = 25-50 Euro (je nach Stundensatz)
- Verzögerung im Vertragsabschluss: unbezahlbar
Pro Vertrag bist du also bei 35-65 Euro an direkten Kosten, plus der verlorenen Zeit und der verzögerten Einnahmen.
Was kostet die digitale Lösung? Die meisten Anbieter rechnen entweder pro Unterschrift (ca. 1-5 Euro) oder bieten Flatrates an (ab ca. 20-50 Euro pro Monat für kleinere Agenturen).
Selbst wenn du nur 5-10 Verträge pro Monat abschließt, amortisiert sich die Investition in wenigen Wochen. Und dann hast du noch nicht mal die eingesparte Zeit und die schnelleren Zahlungseingänge mitgerechnet.
Häufige Bedenken und wie du sie ausräumst
"Ist das wirklich rechtssicher?"
Ja! Die eIDAS-Verordnung regelt das EU-weit verbindlich. Elektronische Signaturen dürfen nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie in elektronischer Form vorliegen. Achte nur darauf, dass du einen eIDAS-konformen Anbieter nutzt.
"Meine Kunden sind technisch nicht so versiert."
Keine Sorge. Die meisten Signatur-Tools sind extrem benutzerfreundlich gestaltet. Dein Kunde bekommt einen Link per E-Mail, klickt drauf, liest den Vertrag und klickt auf "Unterschreiben". Das ist einfacher als einen Brief zu öffnen, einen Stift zu suchen und das Dokument wieder einzupacken.
"Was ist mit sensiblen Daten?"
Seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselung und hosten ihre Server in Europa. Die Daten sind mindestens genauso sicher wie bei einer E-Mail, wahrscheinlich sogar sicherer als ein Brief, der durch verschiedene Hände geht.
"Ich brauche noch eine handschriftliche Unterschrift für meine Unterlagen."
Brauchst du nicht. Digital unterschriebene Dokumente sind rechtlich vollwertig und können komplett digital archiviert werden. Das spart nicht nur Papier, sondern auch Lagerraum und macht das Wiederfinden viel einfacher.
Die Zukunft ist digital (und papierlos)
Die Digitalisierung macht vor keiner Branche halt, auch nicht vor Kreativagenturen. Kunden erwarten heute schnelle, flexible und moderne Prozesse. Wer noch mit Papierverträgen und Briefpost arbeitet, verliert nicht nur Zeit, sondern auch Wettbewerbsfähigkeit.
Elektronische Signaturen sind längst kein Nice-to-have mehr, sondern Standard in modernen Agenturen. Sie sparen Zeit, senken Kosten, verbessern die Kundenerfahrung und beschleunigen dein Retainer-Business.
Die Technologie ist ausgereift, die rechtlichen Rahmenbedingungen sind geklärt, und die Tools sind einfach zu bedienen. Es gibt also keinen Grund mehr zu warten.
Dein nächster Schritt
Fang klein an. Nimm deinen nächsten Retainer-Vertrag und unterschreibe ihn digital. Schau dir an, wie viel schneller es geht und wie positiv dein Kunde reagiert. Dann machst du beim übernächsten Vertrag weiter. Und dann bei allen anderen Dokumenten, die eine Unterschrift brauchen.
Innerhalb weniger Wochen wird es zur Normalität, und du wirst dich fragen, warum du nicht schon früher auf elektronische Signaturen umgestiegen bist.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Schnellere Vertragsabschlüsse, weniger Verwaltungsaufwand, zufriedenere Kunden und planbarere Einnahmen. Alles Dinge, die dein Retainer-Business stärker und profitabler machen.
Also: Weg mit dem Papier, rein in die digitale Zukunft. Deine Kunden, dein Team und dein Bankkonto werden es dir danken.
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