Die effektive Dokumentation von Meetings ist unerlässlich. Insbesondere bei internationalen oder englischsprachigen Besprechungen kann es eine Herausforderung sein, die wichtigsten Informationen festzuhalten. Das Werkzeug Otter.ai bietet eine praktische Lösung, indem es automatisch Gespräche aufzeichnet und in Textform umwandelt. In dieser Anleitung zeige ich dir, wie du Otter.ai optimal nutzen kannst, um deine Online-Meetings effizient zu protokollieren.
Wichtigste Erkenntnisse
Otter.ai ist ein leistungsstarkes Tool, das nicht nur Gespräche während Meetings protokolliert, sondern auch erkennt, wer spricht und was gesagt wird. Es funktioniert mit Plattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams und ermöglicht die Suche nach Schlüsselbegriffen in den Aufzeichnungen. So behältst du immer den Überblick und kannst jederzeit auf Informationen zugreifen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Registrierung bei Otter.ai
Um das Tool zu nutzen, musst du dich zunächst bei Otter.ai registrieren. Gehe dazu auf die Website von Otter.ai und klicke auf „Sign Up“. Im Folgenden siehst du, wie die Anmeldeseite aussieht.
Sobald du dich angemeldet hast, hast du Zugriff auf dein Dashboard, das alle notwendigen Funktionen bietet. Hier kannst du deine Konversationen verwalten und neue Meetings planen.
Schritt 2: Verbindung zu deinem Meeting-Tool herstellen
Otter.ai lässt sich nahtlos in gängige Meeting-Tools integrieren. Nach der Anmeldung hast du die Möglichkeit, beispielsweise Zoom mit Otter.ai zu verbinden. Suche in den Einstellungen nach der Option „Integrationen“ und wähle „Zoom“ aus. Der nächste Screenshot zeigt dir diesen Integrationsprozess.
Befolge die angezeigten Anweisungen, um die Verbindung herzustellen. Dies ermöglicht Otter.ai, automatisch an deinen Zoom-Meetings teilzunehmen und sie aufzuzeichnen, sobald sie beginnen.
Schritt 3: Meeting vorbereiten
Bevor du ein Meeting aufzeichnest, ist es hilfreich, die URL des Meetings parat zu haben. Gehe einfach in dein Zoom-Meeting und kopiere den Einladungslink. Füge diesen Link in Otter.ai ein, um das Meeting zu planen. Der Screenshot hierzu zeigt, wie das Eingabefeld aussieht.
Hier kannst du spezifische Details zum Meeting hinzufügen, wie Datum und Uhrzeit, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnung rechtzeitig beginnt.
Schritt 4: Meeting aufzeichnen
Jetzt bist du bereit, dein Meeting aufzuzeichnen. Stell sicher, dass die Aufzeichnung in Otter.ai aktiviert ist, bevor du mit dem Meeting beginnst. Ein einfacher Klick auf „Record“ genügt, um die Aufzeichnung zu starten. Der Screenshot zeigt diesen Button in der Benutzeroberfläche.
Sobald das Meeting startet, beginnt Otter.ai automatisch mit der Transkription und dokumentiert, wer spricht und was gesagt wird. Dies ist besonders nützlich, um nachzuvollziehen, wer welche Informationen beigetragen hat.
Schritt 5: Nach dem Meeting
Nach dem Meeting kannst du die Aufzeichnung in Otter.ai einsehen. Du kannst die gesamte Konversation durchsuchen, nach bestimmten Schlüsselwörtern suchen und die Inhalte editieren. Dies hilft dir, die relevanten Informationen schnell zu finden. Der folgende Screenshot zeigt dich, wie das Layout der gespeicherten Konversationen aussieht.
Dank der Suchfunktion kannst du gezielt nach Themen suchen, die während des Meetings behandelt wurden, etwa „Kundenakquise“. Dies ist ein unschätzbarer Vorteil, wenn du auf frühere Besprechungen zurückblicken möchtest.
Schritt 6: Teilen der Aufzeichnungen
Otter.ai ermöglicht es dir auch, die Aufzeichnungen zu teilen, falls du die Notizen mit Kollegen oder Teammitgliedern austauschen möchtest. Du kannst einfach den Link zu deiner Aufzeichnung kopieren und versenden. Ein Beispiel für den Teilen-Button siehst du im nächsten Screenshot.
Das Teilen der Informationen ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder Zugang zu den besprochenen Themen haben und nichts Wichtiges verloren geht.
Zusammenfassung
Otter.ai ist ein innovatives Tool, das es dir ermöglicht, Online-Meetings effizient aufzuzeichnen und zu dokumentieren. Mit seiner Hilfe kannst du dir das Mitschreiben während der Besprechungen sparen und dich auf die Inhalte konzentrieren. Durch die einfache Integration in Meeting-Plattformen wie Zoom kannst du jederzeit auf die wichtigen Informationen zugreifen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Otter.ai?Otter.ai ist ein Tool, das Online-Meetings aufzeichnet und in Textform umwandelt.
Wie funktioniert Otter.ai?Es zeichnet Gespräche auf, erkennt Sprecher und transkribiert die Inhalte automatisch.
Kann ich Otter.ai mit Zoom verwenden?Ja, Otter.ai lässt sich problemlos mit Zoom und anderen Meeting-Plattformen integrieren.
Wie kann ich auf die Aufzeichnungen zugreifen?Nach dem Meeting kannst du alle Aufzeichnungen in deinem Otter.ai-Dashboard einsehen.
Kostet Otter.ai etwas?Otter.ai bietet eine kostenlose Version mit Einschränkungen sowie kostenpflichtige Pläne mit erweiterten Funktionen.
