Wie erledige ich professionell, effizient, finanziell erfolgreich und rechtlich sicher meinen ersten Fotojob?
Angebotserstellung
Ihr solltet euch niemals nur über den Preis definieren, sondern immer auch über die Qualität eurer fotografischen Arbeit! Insofern ist es euer Preis-Leistungs-Verhältnis, welches stimmen muss, und welches den Ausschlag geben sollte für die Erlangung eines Jobs! Außerdem ist es verdammt schwer bis nahezu unmöglich, von einem niedrigen Preisniveau wieder wegzukommen und die Preise anzuheben.
Wenn mir ein angebotenes Honorar zu niedrig erscheint, lehne ich auch schon mal einen Fotoauftrag ab. Für die Erledigung eines schlecht bezahlten Jobs ist mir meine Zeit einfach viel zu schade, denn währenddessen kann ich viel besser freie Arbeiten fotografieren.
Die Abgabe eines Angebotes ist nicht an eine bestimmte Form gebunden. Eine Email mit dem Text „Hallo Herr XY, ich würde die 10 Produkte wie von Ihnen beschrieben zum Preis von 800,- Euro zzgl. MwSt. fotografieren“ reicht vollkommen aus, um rechtsverbindlich zu sein. Allerdings ist es immer besser, das Angebot so weit wie möglich zu konkretisieren, um später nicht mit dem Kunden in Streit zu geraten, wenn dieser eine andere Vorstellung von der Umsetzung der Aufgabe hatte als ihr. Also schreibt ihr das Angebot so ausführlich wie möglich, auch wenn ihr dabei den Anforderungskatalog des Kunden erneut wiedergebt.
Fallen bei der Durchführung des Fotoauftrages Reisekosten an, sind diese (in voraussichtlicher Höhe) im Angebot aufzuführen. Ob euer Kunde allerdings einen Rolls-Royce als Mietwagen akzeptiert, ist wohl eher fraglich …
Ein Angebot sollte im Regelfall enthalten:
• Name, Anschrift und Rechtsform des Leistungsempfängers (des Auftraggebers)
• Datum des Angebots, eventuell mit dem Hinweis, wie lange ihr euch an dieses Angebot gebunden fühlt
• Angebots-Nummer
• Anzahl der Vorbereitungs- und Shootingtage
• Aufgabenstellung
• Geplanter Termin
• veranschlagte Kosten für Assistenten, Modelle, Visagisten, etc.
• Umfang der von euch dem Kunden überlassenen Fotoaufnahmen
• Umfang der von euch vergebenen Nutzungsrechte
• die von euch verwendete Technik
• vereinbarte Aufgaben (Umfang) der von euch durchgeführten post production
• Fahrtkosten (für Modelle, etc.)
• Kosten für das Catering
• Hinweis über Zahlungsziel (mit genauer Nennung des Datums)
• Hinweis „Die Nutzung der Fotografien ist erst nach erfolgter vollständiger Bezahlung möglich.“
• Hinweis „Die Preise verstehen sich als Netto-Preise, die gesetzliche MwSt. ist hinzuzurechnen.“
• Hinweis: „Weitere anfallende Kosten, beispielsweise Kosten für Expressversand etc., werden dem Auftraggeber nach Belegen in Rechnung gestellt.“
• Pauschale für Reise und Übernachtung(en) oder der Hinweis auf den voraussichtlichen Anfall von Reise- und Übernachtungskosten • eure Bankverbindung
• eure Umsatzsteuer-ID
• vereinbarte Vorschusszahlung (sofern eine Vorschusszahlung vereinbart wurde).
Im Angebot solltet ihr alles niederschreiben, was ihr vonseiten des Kunden über das geplante Fotoshooting in Erfahrung bringen konntet. Diese Informationen dienen zur Abstimmung, damit keine Seite andere Vorstellungen (beispielsweise über die Art der Fotografie oder den Umfang) hat als die jeweils andere. Bei dieser Fotoserie eines Rechenzentrums war das Spiel mit der Unschärfe wesentlicher Teil meiner Bildidee, die ich dem Kunden auch entsprechend im Angebot kommuniziert hatte.
Wenn nicht für Privatpersonen fotografiert wird, sondern die Fotos vom Auftraggeber gewerblich genutzt werden sollen, so besteht die wesentliche Leistung des Fotografen nicht mehr im Anfertigen von (oftmals mehreren Tausend) Fotos, sondern in der Vergabe von Nutzungsrechten. Der Fotograf „erlaubt“ dem Kunden, die von ihm gemachten Fotos in bestimmtem Umfang und für bestimmte Zwecke zu nutzen.
Die Vergabe der Nutzungsrechte erfolgt unter sachlichen, räumlichen und zeitlichen Gesichtspunkten:
• Sachliche Differenzierung: „ Wofür darf der Kunde die Fotos nutzen?“ Mögliche sachliche Nutzungen wären zum Beispiel: für Internet-Shop, für Firmenbroschüre, für Messeplakat, für Zeitungsanzeige, für Werbeplakat, für Produktverpackung, etc.
• Räumliche Differenzierung: „ Wo, in welchem Gebiet, darf der Kunde die Fotos nutzen?“ Mögliche räumliche Nutzungen wären zum Beispiel: in Düsseldorf, in NRW, in Westdeutschland, in Deutschland, in Deutschland und Österreich, in Europa, weltweit, etc.
• Zeitliche Differenzierung: „ Wie lange darf der Kunde die Fotos nutzen?“ Mögliche zeitliche Nutzungen wären zum Beispiel: am 24.12.2011, im Dezember 2011, für 3 Monate, für 1 Jahr, für 5 Jahre, etc.
Anhand des Nutzungsrechte-Schemas können hervorragend Angebote geschrieben werden; es ist eine große Kalkulationshilfe, denn es erlaubt Differenzierungen, die bisher, wenn wie üblich nach zeitlichem Aufwand kalkuliert wurde, nicht möglich waren.
Beispiel: Ihr bekommt einen Anruf. Ihr sollt die Freundin des Anrufers fotografieren, in Unterwäsche. Der Anrufer wünscht sich Schwarz-Weiß-Fotos, das Shooting soll 4 Stunden dauern. Euer Angebot, das Shooting für 300,- Euro (brutto) zu machen, nimmt der Anrufer an. Am nächsten Tag ist das Shooting, die Aufnahmen werden toll, das Modell bekommt gleich alle Fotos von euch auf DVD. Eine Woche später bekommt ihr einen 2. Anruf. Der Anrufer ist ein Freund des ersten Anrufers und gleichzeitig Marketingleiter eines bedeutenden Unterwäsche-Herstellers. Ihr ahnt es bereits: Die Aufnahmen haben ihm gefallen, ihr sollt nun ein von der Firma gestelltes (und am Shootingtag bereits fertig geschminktes) Modell in Unterwäsche fotografieren, in Schwarz-Weiß und für die Dauer von 4 Stunden. Nach euren Honorarvorstellungen gefragt, antwortet ihr aus dem Bauch heraus: 1.200,- Euro zuzüglich gesetzliche MwSt. Der Marketingleiter ist entsetzt; sein Freund hatte ihm von Shootingkosten in Höhe von 300,- Euro brutto berichtet.
Wie erklärt ihr dem Marketingleiter nun die Differenz? Die Antwort ist ganz einfach: Eine Privatperson zeigt die Fotos bestenfalls im Bekanntenkreis herum. Veröffentlichen, auch im Internet, darf sie die Fotos nicht, es sei denn, dies wurde ausdrücklich vereinbart. Ein Unterwäsche-Hersteller nutzt die Fotos für die Werbung in Zeitschriften und Produktkatalogen, für Produktverpackungen, etc. Die Fotos werden also in erheblichem Umfang veröffentlicht. Damit ist dann auch der höhere Preis für die gleiche fotografische Leistung und den gleichen zeitlichen Aufwand gerechtfertigt. Im vorliegenden Fall müsstet ihr folglich, bevor ihr ein Angebot abgeben könnt, nach dem geplanten Umfang der Veröffentlichung fragen, in sachlicher, räumlicher und zeitlicher Hinsicht. Danach könnt ihr dann ein genau auf die geplanten Veröffentlichungen zugeschnittenes Angebot erstellen.
Wenn ihr ein Angebot kalkuliert, ist es nicht entscheidend, wie lange das Shooting voraussichtlich dauern wird, denn dann müsste ein Unterwäsche-Hersteller, der die Fotos für die Werbung nutzen will, genauso wenig bezahlen wie ein Privatkunde, wenn beide Shootings gleich lange dauern würden. Entscheidend ist, in welchem Umfang die Fotos später genutzt, also veröffentlicht, werden.
Eine sehr gute Hilfe, nach diesem Kalkulationsschema Angebote zu erstellen, ist das Buch „Bildhonorare“ von der Mittelstandsgemeinschaft Foto Marketing (MFM), herausgegeben vom Bundesverband der Pressebild-Agenturen und Bildarchive e.V. (BVPA). Es kostet (zusammen mit dem Handbuch „Der Bildermarkt“) 33,- Euro.
Bestätigungsschreiben
Wenn ihr von eurem Kunden beauftragt wurdet (mündlich oder schriftlich), solltet ihr den Auftrag noch einmal in allen Einzelheiten zusammenfassen und abermals eurem Kunden als Bestätigungsschreiben zukommen lassen, am besten per Fax oder als Einschreibebrief. Hierbei geht es darum, eventuelle Unklarheiten zu beseitigen und dem Auftraggeber noch einmal eure Konditionen, zu denen ihr tätig werdet, aufzuführen. Während über die Eckdaten eines Auftrags oftmals schnell Einigkeit besteht, verbirgt sich sprichwörtlich der Teufel im Detail.
Im Kleingedruckten (also in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, AGBs) lauern oftmals viele Unstimmigkeiten, und daher dient dieses Bestätigungsschreiben dazu, euren Kunden noch einmal über den Inhalt eurer AGBs in Kenntnis zu setzen und diese gleichzeitig zum Vertragsbestandteil zu machen. Wesentliche Punkte in den AGBs können sein: die Vorgehensweise bei Zahlungsverzug, Prüfungspflichten des Kunden nach Erhalt der Fotos, Rügezeitraum, Möglichkeiten zur Nachbesserung, Schlichtungsverfahren, Rückgabe der Originale/Datenträger, Bildretusche, etc.
Abwicklung
Der Fotojob sollte reibungslos, effektiv („do right things“) und effizient („do things right“) verlaufen. Um das zu gewährleisten, solltet ihr die euch zur Verfügung stehende Zeit nicht zu knapp bemessen. Außerdem ist es ratsam, selbst wenn ihr gewohnt seid, als Einzelkämpfer zu arbeiten, mindestens einen oder auch mehrere Assistenten dabeizuhaben. Nicht nur, um euch beim Aufbau der Blitzanlage oder des Sets zu helfen, sondern auch, damit jemand bei Bedarf losgeschickt werden kann, um ein fehlendes Requisit, das Catering, passendes Outfit, etc. zu besorgen.
Auch wenn ihr eher von chaotischer Natur seid und am liebsten 25 Dinge auf einmal erledigt – bei der Abwicklung von Aufträgen hilft euch ein strukturiertes Vorgehen, damit ihr den Überblick nicht verliert und effizient arbeiten könnt. Assistenten können helfen, euch kleine Arbeiten abzunehmen, sodass ihr euch ganz auf die wesentlichen Dinge - das Fotografieren und die Zusammenarbeit mit dem Kunden - konzentrieren könnt.
Im Gegensatz zu vielen meiner Kollegen habe ich es immer als Bereicherung empfunden, wenn die Kunden persönlich während des Fotoshootings am Set anwesend waren. So ist gewährleistet, dass die Interessen des Kunden von mir fotografisch umgesetzt werden. Gleichzeitig verhindert die Anwesenheit des Kunden oder eines Bevollmächtigten, dass der Auftraggeber die Fotoaufnahmen reklamieren kann, denn wenn ich nach den Anweisungen des anwesenden Bevollmächtigten fotografiere, kann ich später nicht dafür haftbar gemacht werden, wenn dem Auftraggeber die Ergebnisse nicht gefallen.
Voraussetzung ist natürlich, dass ich dem Bevollmächtigten regelmäßig die digitalen Ergebnisse – quasi als Zwischenstand – am besten am Computermonitor präsentiere, und dass ich seine Anweisungen oder Verbesserungsvorschläge umsetze.
Wenn keiner der Angestellten des Auftraggebers beim Shooting dabei ist, ist es zur Absicherung gewiss keine schlechte Idee, wenn ihr zwischendurch ein paar Mal Fotoergebnisse per Email an den Auftraggeber schickt, damit dieser den Fortschritt des Fotoshootings kontrollieren kann und das bisher Erreichte „absegnet“. Sollte einmal etwas Unvorhergesehenes passieren, ist es immer gut, wenn ihr den Auftraggeber kurzfristig telefonisch erreichen könnt. Lasst euch also für den Fall der Fälle auch die Handy-Nummer eures Kunden geben.
Nach Beendigung des Shootings müssen dann noch die Fotos von euch gesichtet werden, bevor ihr diese dem Kunden zukommen lasst. Die persönliche Sichtung durch den Fotografen dient dazu, eventuelle Fehler zu erkennen, denn nichts ist peinlicher, als wenn euer Kunde anruft und Fehler gefunden hat, während ihr noch ahnungslos seid.
Macht immer 1-2 Datensicherungen auf externen Festplatten, bevor ihr die Ergebnisse eurem Kunden zukommen lasst. Also einfach die Original-Speicherkarten in einen Briefumschlag legen und diesen per Post an den Kunden schicken, geht gar nicht!
Es wäre schade, wenn die Ergebnisse eines Auftragsshootings verloren gingen. Macht also immer ausreichend Sicherungskopien!
Oftmals wird der Auftraggeber beim Shooting anwesend sein und auch seinen eigenen Laptop mitbringen. In diesem Fall wird er sehnsüchtig das Austauschen eurer vollen Speicherkarte gegen eine leere erwarten, um sich zeitnah und noch während des Shootings die Fotos auf seinem Rechner zu laden und zu sichten.
Rechnungsstellung
Rechnungen mit einer Rechnungssumme ab 100,- Euro müssen folgende Anforderungen erfüllen, damit sie vom Finanzamt anerkannt werden. Genügt die Rechnung nicht den Anforderungen, kann es passieren, dass euer Kunde sich – zu Recht! – weigert, diese zu bezahlen. Bezahlt er sie trotzdem, kann es passieren, dass sein Finanzamt ihm den Vorsteuerabzug nicht gewährt oder auch die Absetzbarkeit der gesamten Rechnungssumme nicht anerkennt. Und Gleiches gilt auch für euch: Achtet, bevor ihr eine Rechnung eines Kreditoren bezahlt, auf das Vorhandensein folgender Punkte:
• Bezeichnung „Rechnung“
• vollständiger Name und vollständige Adresse des Rechnungs- und Leistungsempfängers
• euren Namen und eure Anschrift (Anschrift des Rechnungsausstellers; kann auch Betriebsstättenanschrift sein)
• eure Steuer- oder alternativ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
• Rechnungsnummer (diese muss fortlaufend vergeben werden und muss eindeutig sein; ein bestimmtes Format muss nicht eingehalten werden)
• erbrachte Leistung (Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung)
• Lieferdatum (ggfs. Standardformulierung „Lieferdatum ist Rechnungsdatum“ verwenden, wenn kein separates Lieferdatum angegeben werden kann)
• das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt für die fotografische Leistung
• den hierauf anzuwendenden Mehrwertsteuersatz (es sei denn, ihr seid „umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer“; s.u.)
• den sich ergebenden Mehrwertsteuerbetrag
• Gesamtrechnungssumme (empfehlenswert; ist aber nicht gesetzlich vorgeschriebener Bestandteil)
• Bankverbindung des Ausstellenden (empfehlenswert; ist aber nicht gesetzlich vorgeschriebener Bestandteil)
• Zahlungsziel (empfehlenswert; ist aber nicht gesetzlich vorgeschriebener Bestandteil).
Für Fotografen ist es ferner empfehlenswert, auch auf der Rechnung noch einmal den Umfang der vergebenen Nutzungsrechte schriftlich festzuhalten. Nur zur Erinnerung. So können beim Kunden keine Missverständnisse auftreten.
Aufgeführt werden die Nettobeträge der einzelnen Rechnungsposten, dann die hierauf insgesamt anfallende Umsatzsteuer sowie der Gesamt-Bruttobetrag als zahlbare Rechnungssumme. Wurde im Angebot oder während der Vertragsverhandlungen ein Zahlungsziel vereinbart, ist die Angabe dessen noch mal auf der Rechnung üblich.
Seid ihr umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG (wenn ihr im Vorjahr unter einem Jahres-Umsatz von 17.500,- Euro geblieben seid und im aktuellen Jahr 50.000,- Euro voraussichtlich nicht überschreitet), also von der Umsatzsteuerzahlung ans Finanzamt befreit, so weist ihr einfach die Beträge der einzelnen Posten sowie den Gesamtbetrag aus. Laut Gesetzestext ist in diesen Posten die Umsatzsteuer enthalten; sie braucht nur nicht ausgewiesen und auch nicht ans Finanzamt abgeführt zu werden.
Mahnwesen
Hoffen wir, dass eure Kunden pünktlich zahlen! Doch leider kommt es oft genug vor, dass Rechnungen nicht beglichen werden. Das kann verschiedene Gründe haben. Manche Firmen bezahlen generell ihre Rechnungen mit mehrmonatiger Verspätung, was zu Zinsgewinnen führt. Andere würden gerne, aber können nicht zahlen, beispielsweise weil sie selbst knapp bei Kasse sind. Viele warten selbst auf einen Zahlungseingang, zum Beispiel seitens des Finanzamtes bei einer Steuerrückerstattung. Andere wiederum versuchen durch Bemängelung angeblicher Fehler bei der fotografischen Arbeit die Rechnungssumme gar nicht oder nur verkürzt zu zahlen.
Wenn euer Kunde die Rechnung nicht pünktlich zahlt, solltet ihr nicht gleich mit dem Stock drohen. Vielleicht ist die Rechnung ja wirklich im Papierwust untergegangen. Fragt zuerst höflich nach, was zum Zahlungsverzug geführt hat. Unterbleibt die Zahlung auch dann noch, so setzt ihr eine angemessene Frist (2-3 Wochen) nach deren Verstreichen ihr zum Rechtsanwalt gehen solltet.
Generell gilt, dass Rechnungen sofort fällig sind, es sei denn, es wurde etwas anderes vereinbart. Sollte euer Kunde nicht fristgerecht zahlen, muss er nicht extra gemahnt werden, um in Verzug zu geraten, sondern er gerät automatisch bei Fristüberschreitung in Verzug. Um beweisen zu können, dass euer Kunde die Rechnung bekommen hat, empfiehlt es sich daher, diese zusätzlich zum Original noch einmal per Fax zu schicken. Oder gleich per Einschreiben. Was allerdings keinen guten Stil hat, wenn man schon im Voraus vermutet, dass der Kunde nicht zahlen will.
Wenn bei Fristüberschreitung der Kunde nicht gezahlt hat, wird man in der Praxis noch mal 1-2 Wochen abwarten, bevor man höflich nachfragt, warum die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Wenn ihr nun merkt, dass mit Absicht noch nicht gezahlt wurde, würde man nach Verstreichen einer weiteren Woche eine Mahnung schicken, mit der Bitte um sofortige Zahlung des ausstehenden Betrages. Anfallende Mahnkosten (diese müssen realistisch sein, dürften sich also in der Größenordnung von 3,- bis 5,- Euro bewegen) sowie Überziehungszinsen können extra in Rechnung gestellt werden.
Überziehungszinsen werden berechnet in Höhe von 5% (p.a.) über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank (EZB).
Nach erfolgloser Mahnung solltet ihr nun einen Rechtsanwalt aufsuchen, der – notfalls auch vor Gericht – eure Forderungen eintreibt. Die hierfür entstehenden Kosten muss der Schuldner, also euer Kunde, tragen, es sei denn, es stellt sich heraus, dass er einen berechtigten Grund hatte, die Zahlung zu verweigern, was so gut wie unmöglich ist, wenn ihr brauchbare Fotos „mittlerer Art und Güte“ geliefert habt.
