Effizientes Aufgabenmanagement in Adobe InCopy

In der Welt der grafischen Gestaltung und Redaktion spielt Adobe InCopy eine entscheidende Rolle, insbesondere wenn es um die Zusammenarbeit zwischen Grafiker und Redaktion geht. In diesem Tutorial wirst du lernen, wie man Aufgaben effizient verwaltet, Inhalte korrekt auscheckt und Projekte finalisiert. Anhand so genannter Check-in- und Check-out-Prozesse wird erklärt, wie du sicherstellen kannst, dass alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen haben, ohne in Konflikte zu geraten.

Wichtigste Erkenntnisse

• Der Check-in- und Check-out-Prozess ist essenziell für die Arbeit mit InCopy.
• Es ist wichtig, Inhalte aus dem Workflow auszuwählen, bevor Änderungen vorgenommen werden.
• Verschicken von Aufgaben und Inhalten kann effizient per E-Mail oder FTP geschehen.
• Die Möglichkeit, Inhalte zu verpacken, gewährleistet, dass während des Transfers nichts verloren geht.
• Am Ende des Projekts sollte die Verbindung zwischen InDesign und InCopy getrennt werden, um Änderungen zu vermeiden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um deine Aufgaben in Adobe InCopy effizient zu verwalten, folge diesen Schritten:

1. Inhalte auschecken

Um mit dem Bearbeiten deines Textes zu beginnen, musst du diesen zunächst aus dem Workflow auschecken. Wenn du mit dem Textwerkzeug in einen Textrahmen klickst, wird dir angezeigt, dass der Inhalt verfügbar ist. Klicke auf die dazugehörige Schaltfläche, um den Inhalt auszuchecken.

2. Textänderungen vornehmen

Sobald du den Inhalt ausgecheckt hast, kannst du die gewünschten Änderungen an deinem Text vornehmen. Das Textwerkzeug ermöglicht es dir, das Absatzformat anzupassen oder Fehler zu korrigieren. Das System merkt, dass du etwas ändern möchtest, und öffnet die entsprechenden Bearbeitungsoptionen.

3. Inhalte einchecken

Nach Beendigung deiner Änderungen musst du die Inhalte wieder einchecken. Klicke auf die Schaltfläche „Einchecken“, um alle vorgenommenen Änderungen zu speichern. Alle anderen Benutzer, die an diesem Layout arbeiten, bekommen nun die Information, dass du den Inhalt geändert hast und können die Aktualisierungen in ihrem Layout vornehmen.

4. Aufgaben verschicken

Wenn du die Aufgabe an die Redaktion weitergeben möchtest, kannst du dies auf zwei Arten tun. Du kannst entweder das Dokument manuell speichern und den Redakteuren Bescheid geben, oder die Aufgabe direkt per E-Mail oder FTP versenden. Wähle die Funktion „InCopy verpacken“ in der Aufgabenpalette, um die Aufgabe für die Redaktion vorzubereiten.

5. E-Mail-Anhang senden

Nach dem Verpacken kannst du die Aufgabe als E-Mail-Anhang senden. Dein E-Mail-Programm wird geöffnet, und du kannst die nötigen Empfänger und Betreffzeilen einfügen, bevor du die E-Mail verschickst. Diese Methode stellt sicher, dass die Aufgabe direkt zur Redaktion gelangt.

6. Inhalt aus dem Paket abbrechen

Sollte es zu Problemen bei der Zustellung deiner E-Mail oder dem Freigeben der Aufgabe kommen, kannst du jederzeit das Paket abbrechen. Dadurch wird der Zugriff auf den Inhalt wiederhergestellt, und du kannst so weiterarbeiten, als wäre nichts passiert. Gehe in die Aufgabenpalette und wähle „Paket abbrechen“.

7. Inhalte entfernen

Wenn du die Aufgabe abgebrochen hast, ist es wichtig, auch die dazugehörigen Inhalte zu löschen. Das verhindert, dass die Redaktion mit veralteten Informationen arbeitet. Du kannst jetzt entweder mit neuen Inhalten beginnen oder die betroffenen Dateien neu exportieren.

8. Einfügen von Korrekturen

Wenn die Redaktion die Aufgabe bearbeitet hat, erhältst du die aktualisierte Datei zurück. Öffne die Datei in InDesign, um die Änderungen zu sehen. Es ist wichtig, einen genauen Überblick darüber zu haben, welche Änderungen vorgenommen wurden, um sicherzustellen, dass alles korrekt in das endgültige Layout integriert wird.

9. Verbindung zu InCopy kappen

Bevor du die Druckfreigabe einholst, solltest du die Verbindung zwischen InCopy und InDesign trennen. Dies stellt sicher, dass keine weiteren Änderungen mehr an den Texten vorgenommen werden, während du das finale Layout vorbereitest. Wähle in der Palette „Verknüpfungen“ die entsprechenden Inhalte aus und klicke auf „Verknüpfung aufheben“.

10. Finale Überprüfung

Vor dem Drucken solltest du alle Inhalte und Korrekturen nochmals überprüfen, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht aussieht. Dies ist der entscheidende Punkt, an dem sich die Qualität deiner Arbeit endgültig zeigt.

Zusammenfassung

In diesem Tutorial hast du gelernt, wie du den Umgang mit InCopy meisterst und dabei sicherstellst, dass alle Inhalte effizient verwaltet werden. Von der Auswahl und dem Auschecken von Inhalten über das Verschicken von Aufgaben bis hin zum Kappen der Verbindung zwischen InCopy und InDesign – jeder Schritt ist wichtig, um einen reibungslosen Projektabschluss zu gewährleisten.