Datenvalidierung und Dropdowns in Google Sheets

In dieser Anleitung lernst du, wie du Datenvalidierung in Google Sheets verwenden kannst, um Dropdown-Listen zu erstellen. Die Erstellung von Dropdown-Listen ist besonders nützlich, wenn du Eingabefehler vermeiden und Daten konsolidieren möchtest. Nehmen wir an, du arbeitest in einer Hochschule und möchtest die Studiengänge von Studierenden einheitlich erfassen. Durch die sinnvolle Anwendung von Datenvalidierung kannst du sicherstellen, dass die Eingaben standardisiert sind und in deiner Liste konsolidiert werden können.

Wichtigste Erkenntnisse

1. Datenvalidierung hilft, Eingabefehler zu vermeiden und Daten konsistent zu halten.
2. Mit Dropdown-Listen kannst du den Benutzern eine Auswahl von vordefinierten Werten bieten.
3. Du kannst die Datenvalidierung anpassen, um manuelle Eingaben zu verweigern und hilfreiche Eingabemeldungen anzeigen zu lassen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Datenvalidierung aktivieren

Um mit der Datenvalidierung in Google Sheets zu beginnen, öffne dein Google Sheet. Navigiere zur Registerkarte „Daten“ und klicke auf „Datenvalidierung“. Dadurch öffnet sich ein neues Dialogfeld, in dem du die gewünschten Einstellungen vornehmen kannst.

Schritt 2: Zellenbereich auswählen

Wähle nun den Zellenbereich aus, den du für die Dropdown-Liste verwenden möchtest. Zum Beispiel kannst du die Zellen von B4 bis B32 auswählen. Achte darauf, dass du den richtigen Bereich für deine Daten definierst, da dieser entscheidend für die späteren Eingaben ist.

Schritt 3: Auswahl der Kriterien

In dem Dialogfeld kannst du verschiedene Kriterien für die Datenvalidierung festlegen. Das bedeutet, du kannst angeben, welche Art von Eingaben erlaubt sind. Du hast die Möglichkeit, eine Liste auszuwählen oder die Liste selbst zu erstellen.

Schritt 4: Eigene Liste erstellen

Wenn du eine eigene Liste für die Dropdown-Optionen erstellen möchtest, gib die gewünschten Einträge ein. Zum Beispiel könntest du „BW“ für Betriebswirtschaft, „WF“ für Wirtschaftsinformatik und „WM“ für reine Informatik eintippen. Stelle sicher, dass du alle relevanten Studiengänge auflistest, damit die Studierenden die richtige Auswahl treffen können.

Schritt 5: Dropdown-Liste anzeigen

Aktiviere die Option „Dropdownliste in Zellen anzeigen“. Klicke dann auf „Speichern“. Sobald die Liste erstellt ist, wird ein Dropdown-Symbol in der ausgewählten Zelle angezeigt, das den Studierenden die Auswahl des entsprechenden Studiengangs ermöglicht.

Schritt 6: Eingaben ablehnen

Um sicherzustellen, dass die Studierenden keine ungültigen Eingaben machen können, kannst du die Eingabe ablehnen. Das bedeutet, dass sie keine selbst eingegebenen Werte nutzen können, die nicht in der Dropdown-Liste stehen. Gehe zurück zur Datenvalidierung und aktiviere die Option, um diese Funktion zu implementieren.

Schritt 7: Validierungshilfetext hinzufügen

Eine gute Möglichkeit, die Benutzerführung zu verbessern, ist das Hinzufügen eines Validierungshilfetextes. Dies kann helfen, die Benutzer darüber zu informieren, welche Werte sie eingeben sollten. Du könntest beispielsweise „Klicken Sie und geben Sie einen Wert aus dem Bereich ein“ als Hilfetext festlegen.

Schritt 8: Dropdowns auf weitere Zellen anwenden

Um die erstellte Dropdown-Liste auf andere Zellen anzuwenden, kannst du diese zunächst kopieren. Verwende dazu die Kombination „Strg + C“, um die Zellen zu kopieren. Wähle dann den Zielbereich aus, klicke mit der rechten Maustaste und wähle „Inhalte einfügen“ und dann „Nur Datenvalidierung einfügen“. So hast du nun in allen gewünschten Zellen die Dropdown-Option und den Hilfetext.

Schritt 9: Überprüfung der Eingaben

Überprüfe in deinem Google Sheet die verschiedenen Dropdown-Optionen, um sicherzustellen, dass alles korrekt angezeigt wird. Klicke auf die Dropdown-Menu, um festzustellen, ob alle erstellten Optionen zur Verfügung stehen und dass jede Zelle die Hinweismeldung anzeigt.

Schritt 10: Fazit und Ergebnisse

Du hast nun gelernt, wie man mit Datenvalidierung Dropdown-Listen in Google Sheets erstellt. Diese Funktion erleichtert die Eingabe von Daten und hilft dir, die Qualität deiner Datensätze in Tabellen zu wahren. Die Nützlichkeit dieser Technik zeigt sich besonders, wenn du versuchst, verschiedene Daten zusammenzufassen und zu analysieren.

Zusammenfassung

In dieser Anleitung hast du Schritt für Schritt erfahren, wie du Datenvalidierung in Google Sheets implementierst, um konsistente und fehlerfreie Dateneingaben zu gewährleisten. Du hast gelernt, Dropdown-Listen zu erstellen, Eingaben zu verweigern und hilfreiche Eingabemeldungen zu ermöglichen.