In dieser Anleitung wirst du Schritt für Schritt lernen, wie du eine Pivot-Tabelle in Excel erstellen und anpassen kannst. Die Lektion basiert auf einer Übungsaufgabe und erläutert, wie du die Daten vorbereitest, eine Pivot-Tabelle erstellst und diese anpasst, um deine Analyse zu optimieren. Dieser Prozess ist entscheidend, um die Daten effektiv auszuwerten und relevante Insights zu gewinnen. Lass uns beginnen!
Wichtigste Erkenntnisse
- Eine erfolgreiche Pivot-Tabelle benötigt eine konsistente und gut strukturierte Datengrundlage.
- Leere Zellen oder Spalten können die Analyse stören und sollten beseitigt werden.
- Pivot-Tabellen ermöglichen es, Daten effektiv zu konsolidieren und in verschiedenen Formaten darzustellen.
- Das Layout der Pivot-Tabelle kann leicht angepasst werden, um eine verbesserte visuelle Darstellung zu erreichen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Datengrundlage anpassen
Im ersten Schritt geht es darum, die Datengrundlage zu optimieren. Wir haben hier einen Rohdatensatz von einem Hardwareunternehmen, der sich auf die Umsätze der einzelnen Geschäftsbereiche konzentriert. Du wirst sehen, dass es leere Spalten und Zellen gibt, die die Analyse stören können.
Zunächst kannst du die leeren Spalten entfernen. Drücke dazu die Tasten Strg + - oder mache einen Rechtsklick und wähle "Zellen löschen". Achte darauf, auch leere Zellen zu löschen, die die Datenstruktur beeinträchtigen könnten.
Um die Daten einheitlich zu strukturieren, markiere die gesamte Datenbasis mit Strg + Shift + Pfeil nach unten. Danach kannst du die markierten Zellen an den Rand der Datenbasis ziehen und somit die Struktur optimieren.
Rohdaten als Tabelle formatieren
Jetzt, da die Datenstruktur optimiert ist, solltest du die Rohdaten als Tabelle formatieren. Wähle die gesamte Datengrundlage aus, indem du erneut Strg + A drückst. Dann drücke Strg + T oder gehe zu "Als Tabelle formatieren".
Wähle eine angemessene Formatierung, zum Beispiel die hellblaue. Stelle sicher, dass die Überschriften mit einbezogen werden. Sobald du dies tust, wird die Formatierung in den Tabellentools sichtbar.
Erstellung der Pivot-Tabelle
Jetzt ist es Zeit für die Erstellung der Pivot-Tabelle. Klicke irgendwo in die Tabelle, um die Tabellentools und die Option "PivotTable" sichtbar zu machen. Alternativ kannst du auch auf die Registerkarte “Einfügen” gehen und dort "PivotTable" auswählen. Es wird automatisch die gesamte Tabelle selektiert und du kannst die Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt erstellen.
Jetzt hast du bereits die leere Pivot-Tabelle vorliegen. Um diese übersichtlicher zu gestalten, benenne das Arbeitsblatt um, indem du einen Rechtsklick auf den Tab machst und "Umbenennen" wählst. Nenne das Blatt „Pivotanalyse“ und färbe es, um die Registerkarte hervorzuheben.
Umsätze nach Kategorien analysieren
Nun möchtest du eine Übersicht der Umsätze nach Kategorien erstellen. Klicke in die Pivot-Tabelle. Auf der rechten Seite solltest du die Pivot-Tabellenfelder sehen. Ziehe die Umsätze für Notebooks, Smartphones und Tablets in den Wertebereich.
Du kannst eine weitere Zeile hinzufügen, um die konsolidierten Gesamtumsätze zu betrachten. Formatiere die Ergebnisse, indem du das Tausendertrennzeichen hinzufügst und die Dezimalstellen entfernst. Nun solltest du die klaren Umsatzzahlen sehen.
Zweite Übersicht erstellen
Im nächsten Schritt erstellen wir eine zweite Übersicht der Umsätze, die nach Verkaufsstädten aufgeschlüsselt ist. Klicke wieder in die Pivot-Tabelle. Um die zweite Übersicht zu erstellen, kannst du entweder eine neue Pivot-Tabelle kreieren oder die bestehende Kopieren (Strg + C) und dann in einen anderen Bereich einfügen (Strg + V).
Nun ziehe zusätzlich die Verkaufsregionen in die Zeilenfelder der Pivot-Tabelle, um die gewünschte Aufgliederung zu erhalten.
Durchschnittliche Umsätze berechnen
Jetzt geht es darum, die mittleren Umsätze zu berechnen. Du kannst die zweite Pivot-Tabelle weiterhin verwenden. Kopiere sie wieder. Klicke in die Werte und wähle die "Wertfeldeinstellungen", um die Zusammenfassung auf “Mittelwert” umzustellen. Du wirst jetzt die durchschnittlichen Umsätze sehen, aufgeschlüsselt nach Geschäftsbereichen und Verkaufsregionen.
Layout der Pivot-Tabellen anpassen
Im letzten Schritt möchtest du das Layout deiner Pivot-Tabellen optisch ansprechend gestalten. Wechsle zu einer Pivot-Tabelle und gehe zu den Pivot-Tabellenwerkzeugen. Wähle den Entwurf aus und passe die Farben an, sodass sie dunkelgrün erscheinen. Dies sorgt für eine konsistente und ansprechende visuelle Darstellung deiner Daten.
Pivot-Tabelle in neuen Arbeitsreiter verschieben
Um die letzte Pivot-Tabelle platzsparend zu gestalten, musst du sie in einen neuen Arbeitsreiter verschieben. Markiere die ganze Pivot-Tabelle, gehe auf „PivotTable“ und wähle „verschieben“. Nenne den neuen Arbeitsreiter dazu entsprechend.
Inhalte der Pivot-Tabelle duplizieren und leeren
Schließlich, nachdem du alle Anpassungen vorgenommen hast, möchtest du die Pivot-Tabelle kopieren und die Inhalte leeren. Markiere die gesamte Tabelle, kopiere sie und füge sie an der gewünschten Stelle ein. Lösche schließlich alle Inhalte, damit eine leere Pivot-Tabelle bleibt.
Zusammenfassung
Du hast nun alle 10 Aufgaben erfolgreich gemeistert. Wenn du die vorgestellten Schritte befolgst, bist du in der Lage, deine eigenen Pivot-Tabellen effektiv zu erstellen und anzupassen. Nimm dir die Zeit, um mit den verschiedenen Funktionen zu experimentieren, die Excel bietet. Gehe nun zum nächsten Abschnitt, der sich mit den verschiedenen Visualisierungsmöglichkeiten von Pivot-Tabellen beschäftigt.
Häufig gestellte Fragen
Wie lösche ich leere Zeilen in Excel?Du kannst leere Zeilen entfernen, indem du sie markierst und dann die Tasten Strg + - drückst oder einen Rechtsklick auf die markierte Zelle machst und "Zellen löschen" wählst.
Wie formatiere ich Daten als Tabelle in Excel?Markiere die Daten und drücke Strg + T. Wähle anschließend das gewünschte Tabellenformat aus und stelle sicher, dass die Überschriften ausgewählt sind.
Kann ich eine Pivot-Tabelle duplizieren?Ja, du kannst eine Pivot-Tabelle kopieren, indem du sie markierst und Strg + C drückst, dann an die gewünschte Stelle einfügst.
Wie kann ich die Farben einer Pivot-Tabelle ändern?Gehe zu den Pivot-Tabellenwerkzeugen, wähle den Entwurf aus und passe die Farben entsprechend deinen Vorlieben an.
Was mache ich, wenn meine Pivot-Tabelle nicht aktualisiert wird?Stelle sicher, dass du die Quelle der Pivot-Tabelle aktualisierst. Klicke mit der rechten Maustaste auf die Pivot-Tabelle und wähle "Aktualisieren".
